Настраиваем автоответ в Outlook

Как в Outlook настроить автоответ: основные этапы

В мире цифровых технологий люди давно освоили современные методы общения в Сети. Итак, одним из самых распространенных способов передачи информации является электронная почта, с помощью которой можно общаться, учиться и развиваться.

Сегодня Интернет предоставляет широкий выбор подобных программ, однако наиболее популярной и удобной является Microsoft Outlook. Несмотря на множество положительных сторон, данная почтовая программа имеет ряд нюансов, которые требуют определенного решения.

Например, многие начинающие пользователи сталкиваются с проблемой того, как в Outlook настроить автоответ.

Функция автоответа

На сегодняшний день Outlook является самой востребованной почтовой программой, которая пользуется популярностью среди пользователей Интернета благодаря своей простоте и функциональности.

Благодаря этой программе можно свободно общаться и получать рассылки. Среди множества положительных особенностей следует выделить возможность автоответа.

Если вы уезжаете на дальние расстояния или на длительный период времени, Microsoft Outlook позволяет воспользоваться функцией автоответа.

Большинство людей, не только новички, но и продвинутые пользователи Интернета, сталкиваются с проблемой того, как в Outlook настроить автоответ. Процедура создания автоответа в почтовой программе не составит большого труда и много времени, если все сделать правильно и по инструкции.

Итак, для настройки автоответа в Outlook нужно совершить следующие действия:

• Открыть программу Outlook.
• Найти и нажать кнопку «Создать сообщение».
• Ввести текст сообщения для автоответа. Важно помнить, что именно этот текст будет выслан отправителю.
• Найти и нажать кнопку «Файл».
• В параметрах «Файл» найти и нажать «Сохранить как». Нужно выбрать формат «Шаблон Outlook» и сохранить сообщение.

Создание шаблона – только первый этап, который позволит понять, как настроить автоответ в Outlook, и упростит работу с почтовой программой.

Основные этапы настройки автоответа

Настройка автоответа включает в себя следующие основные действия:

• Нужно отыскать в верхней панели программы вкладку «Правила».
• Затем выбрать параметр «Управление правилами и оповещениями», где требуется выбрать параметр «Новое».
• В открывшемся окне выбрать «Применение правил к полученным мною сообщениям».
• После сделанного выбора нажать кнопку «Далее».
• Появится окно «Мастер правил», где не требуется ничего выбирать. Затем нужно просто нажать кнопку «Далее», после чего ответить «Да».
• В следующем появившемся окне требуется поставить отметку на параметре «Отметить, используя указанный шаблон». В расположенном ниже окне нужно нажать на «Указанный шаблон».
• Далее появится окно «Папки», где следует выбрать «Шаблоны в файловой системе».
• После появления окна «Автоответ» требуется нажать на него и открыть.
• В открывшемся «Мастере правил» выбираем «Далее».
• В последнем окне, перед тем как в Outlook настроить автоответ, нужно нажать кнопку «Готово».

Итак, настройка автоответа успешно проведена. Теперь встроенные сообщения в шаблон будут отправляться на любой адрес. Важно знать: чтобы автоответ работал стабильно и эффективно, следует обеспечить персональный компьютер бесперебойным Интернетом.

В заключение

Таким образом, в зависимости от созданного шаблона и проделанных действий будет использован автоматический ответ в Outlook для всех входящих писем. Но следует учитывать тот факт, что мастер правил предусматривает отправку автоответа адресату лишь один раз.

Сеанс стартует после первого запуска почтовой программы, а заканчивается при выходе из нее. На тот момент, пока программа работает, повторный ответ адресату, который успел отправить определенное количество сообщений, не придет.

На протяжении всего сеанса программой создается определенный список пользователей, которым был выслан автоответ. Подобные действия позволяют избежать повторной рассылки сообщения. Однако если перезапустить программу, то список удаляется.

Таким образом, учитывая основные этапы настройки и создания шаблонов, все сомнения насчет того, как настроить автоответ в Outlook, должны отпасть.

Источник: //fb.ru/article/341551/kak-v-outlook-nastroit-avtootvet-osnovnyie-etapyi

Как создать автоответчик в Outlook на время отпуска

Почтовый клиент Microsoft Outlook помимо всего прочего известен полезной функцией автоответчика, который многие используют на работе, когда уходят в отпуск.

Однако в таких случаях чаще всего требуется иметь учетную запись Microsoft Exchange, которая не работает с обычными почтовыми ящиками, вроде Gmail, почты Яндекса и прочими. Тем не менее, возможность рассылать автоматические ответы, через обычные серверы POP и IMAP всё-таки имеется. Разберемся как их настроить.

Бесплатный онлайн-курс “Удобный Gmail”Бесплатный онлайн-курс “Удобный Gmail”Серия наглядных видео инструкций заметно упростит и ускорит повседневную работу с электронной почтой. Научившись раз, пользуйтесь каждый день!Подробнее

Создаем автоответчик Outlook

Для этих целей необходимо создать специальные правила в вашем приложении, однако, чтобы в дальнейшем они работали, ваш компьютер вместе с приложением Outlook 2016 должны постоянно быть запущены, а сама программа – периодически проверять входящую почту.

Шаг 1. Создание типового сообщения:

1. Меню «» – «Создать сообщение».

2. В теле письма набираем текст сообщения, которое в дальнейшем будет служить в качестве автоответчика.

3. Меню «Файл» – «Сохранить как».

4. В диалоговом окне «Сохранить как» из выпадающего списка «Тип файла» выбираем пункт «Шаблон Outlook».

5. Задаем имя шаблону и нажимаем «Сохранить».

Шаг 2. Создание правила автоматического ответа на новые письма.

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажимаем кнопку «Новое правило».

3. В Мастере правил идем в область «Начать с пустого правила» и выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям». Жмем «Далее».

4. Отмечаем галочкой чекбокс «Адресованные только мне», а также по необходимости и другие варианты автоответа. Жмем «Далее».

5. На вопрос «Что следует делать с сообщением» отмечаем опцию «Ответить, используя указанный шаблон».

6. В Шаге 2 того же окна нажимаем на пункт .

7. В окне «Выберите шаблон ответа» из выпадающего списка «Папки» выбираем «Шаблоны в файловой системе» и выбираем ранее созданный шаблон. Нажимаем кнопку «Открыть», затем «Далее».

8. При необходимости укажите исключения, при которых автоответ отправляться не будет. Затем жмем «Далее».

9. На странице завершения правил настроек в Шаге 1 задайте имя нового правила, после чего нажмите «Готово».

10. Закрываем окно «Правила и оповещения» по кнопке ОК.

Созданное правило для Microsoft Outlook 2016 предотвращает повторный автоответ пользователям, от которых приходят новые письма в период вашего отпуска.

Однако если приложение было закрыто, то при его открытии стартует новая сессия, и при получении новых писем от тех же отправителей, им снова будет направлен автоматический ответ.

Совет: создайте себе задачу с напоминанием отключить автоответчик по возвращении из отпуска, чтобы предотвратить лишние шаблонные ответы.

Органайзер в Outlook 2016 своими рукамиОрганайзер в Outlook 2016 своими рукамиOutlook 2016 позволяет помимо непосредственной работы с почтой использовать его как полноценный органайзер. Здесь можно вести события в календаре, список дел с напоминаниями и всевозможные заметки.Подробнее

Отключаем автоответчик Outlook

Чтобы отключить автоматические ответы проделываем следующие шаги:

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» во вкладке «Правила для электронной почты» выберете из выпадающего списка «Применить изменения к папке:» адрес почтового ящика, на который настраивался автоответчик, и снимите галочку в чекбоксе напротив созданного ранее правила. Жмем ОК.

Таким образом, можно настраивать не только автоответчик для отпуска, но и для более коротких временных промежутков.

Например, при длительных совещаниях можно настроить автоматические ответы на письма с высокой важностью.

Главное не забывайте отключать правила для автоответчика, когда они становятся не актуальными, и помните, что автоматические ответы работают только при запущенном приложении Outlook.

Если же вам необходимо настроить автоответчик для вашей учетной записи Microsoft Exchange, то воспользуйтесь стандартной инструкцией от разработчика.

Также на нашем сайте вы можете найти видео инструкцию о том, как настроить автоответ писем в сервисе Gmail.

Источник: //pcgramota.ru/kak-sozdat-avtootvetchik-v-outlook-na-vremya-otpuska/

Автоответ в outlook. Настраиваем переадресацию в Outlook

Для удобства работы почтовый клиент Outlook предлагает своим пользователям возможность автоматически отвечать на входящие сообщения. Это может заметно упростить работу с почтой, если требуется в ответ на входящие письма рассылать один и тот же ответ. Причем, автоответ можно настроить как для всех входящих, так и выборочно.

Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.

Добавление короткого шага в конце вашего сообщения из офиса позволит вам убедиться, что вы используете все шансы создать нового клиента. Немного информации о ваших продуктах или услугах может быть только то, что добавляет еще один квалифицированный результат в вашу воронку. И если они свяжутся с вами напрямую, есть очень хороший шанс, что они захотят с вами поработать.

Возможно, вы сможете заинтересовать посетителя достаточно, чтобы он перешел на одну из ваших целевых страниц или списков продуктов. Вот как выглядит такой шаг, как и все предыдущие методы. Если вы обратитесь к нам, потому что вам нужна цитата для наших услуг, вы можете использовать наш сайт-генератор цитат, чтобы получить его немедленно.

Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.

Начнем с самого начал – подготовим шаблон письма, который будет рассылаться адресатам в качестве ответа.

И если вы хотите просто узнать больше об удивительных результатах, которые мы приносим с нашими услугами, ознакомьтесь с нашими рассказы клиентов для получения дополнительной информации. Каковы ваши методы приема писем из офиса? Как вы думаете, что-то еще нужно добавить в наш список?

Инструкции, которые вы получите в верхней части страницы: Вы можете сказать людям, что у вас есть автоматический ответ на отпуске. Сообщения, которые попадают в вашу папку нежелательной почты, не получат ответа.

Люди, которые отправляют вам много сообщений, получат ваш ответ на отпуск один раз каждые 4 дня.

Причина, по которой ваш автоматический ответ отправляется только раз в четыре дня вашим контактам, заключается в том, чтобы избежать раздражения для людей, которые должны отправлять вам по электронной почте несколько раз в день!

Здесь необходимо ввести текст и при необходимости отформатировать его. Этот текст будет использоваться в ответном сообщении.

Теперь, когда работа с текстом завершена, переходим в меню «Файл» и там выбираем команду «Сохранить как».

Опция проверяется по умолчанию; даже если в текстовом поле ниже отображается автоматический ответчик вне офиса, он неактивен. Это параметр, который вы настраиваете при наличии активного автоответчика и хотите его отключить.

В окне сохранения элемента выбираем «Шаблон Outlook» в списке «Тип файла» и вводим имя нашего шаблона. Теперь подтверждаем сохранение нажатием кнопки «Сохранить». Теперь окно нового сообщения можно закрыть.

На этом создание шаблона для автоответа завершено и можно переходить к настройке правила.

Поставьте себя в обувь человека и придумайте наиболее полезный и впечатляющий способ помочь им – если применимо, вы можете предоставить свою личную контактную информацию.

Но, настраивая параметры спама, вы получаете гораздо больше контроля над тем, кто получает эти уведомления.

Знайте, что вы также можете вручную блокировать отправителей и домены – их электронные письма не попадают в ваш почтовый ящик.

Естественно, ваш компьютер должен быть включен все это время. Конечно, это не очень удобно или даже небезопасно оставлять рабочую машину без какого-либо контроля в течение длительного времени, но другого выхода нет. Хотя некоторые поставщики электронной почты позволяют создавать авторесурсы непосредственно на своих веб-сайтах.

Создание правила для автоответа на входящие сообщения

Для того, чтобы быстро создать новое правило необходимо перейти на вкладку «Главное» в главном окне Outlook и в группе Переместить кликнуть по кнопке «Правила», а затем выбрать пункт «Управление правилами и оповещениями».

Итак, мы выполнили первую часть задания, и теперь вам нужно создать правило для автоматического ответа на новые сообщения электронной почты.

Если вы создаете несколько правил автоответчика, вы можете проверить опцию «Остановить обработку большего количества правил», чтобы авторесурсы вашего отпуска не противоречили друг другу.

Этот параметр доступен на 3-м шаге мастера правил, когда вы укажите, что вы хотите делать с сообщением.

Здесь мы нажимаем «Новое…» и переходим к мастеру создания нового правила.

Однако будьте очень осторожны при выборе этого параметра.

Эта функция называется автоматическим ответом на отпуск, и вы можете настроить ее таким образом.

Обратите внимание, что параметр «Только ответ на ваши контакты» по умолчанию проверяется под ответом на ответ каникул. Если вы хотите автоматически отвечать на все электронные письма, вы можете, конечно, снять флажок.

Хотя, возможно, разумно оставить его для проверки спамеров.

Для этого есть два больших шага. Во-первых, вам нужно создать шаблон автоответчика, который будет использоваться для автоматических ответов. Создайте новое письмо с нужным автоответчиком.

Выберите Формат как Обычный текст на вкладке «Параметры». Сделав это, вы готовы перейти ко второй части конфигурации.

Это поможет вам автоматизировать ответы в зависимости от типа входящих сообщений, которые попадают в ваш почтовый ящик.

На этом этапе, как правило, никаких условий выбирать не нужно. Однако, если вам требуется настроить ответ не на все входящие сообщения, то выберите необходимые условия, отметив их флажками.

В следующем окне вы должны начать с нового правила в соответствии с правилами электронной почты. Шаг 4: Начните с пустого правила и продолжайте проверку сообщений, когда они придут, как показано на рисунке ниже. Шаг 5: Определите свои правила для входящих сообщений, чтобы их можно было отсканировать и отфильтровать соответственно. Здесь вы можете проверить несколько полей.

Если вы не выбрали никаких условий, то Outlook выдаст предупреждение о том, что настраиваемое правило будет применяться ко всем входящим письмам. В случаи, когда нам это и требуется, мы подтверждаем, нажав кнопку «Да» или же нажимаем «Нет» и настраиваем условия.

Вы увидите, что запись добавляется в диалог «Правила и предупреждения». Примените его, как проверили, прежде чем отправиться в отпуск. Респонденты отпусков предназначены для того, чтобы служить цели: позволить вам наслаждаться отдыхом без давления на каждое новое письмо. Настройка автоматических ответов «вне офиса» – этот сценарий прост и может быть выполнен всего несколькими.

Просто следуйте приведенным ниже инструкциям, и вы будете довольны! Во-первых, вам нужно создать шаблон сообщения. Затем введите сообщение, которое вы хотите отправить, в качестве своего автоответчика. Теперь вам нужно создать новое правило для автоматического ответа на новые сообщения, входящие в ваш шаблон.

На этом шаге мы выбираем действие с сообщением. Поскольку мы настраиваем автоответ на входящие сообщения, то отмечаем флажком пункт «Ответить, используя указанный шаблон».

В нижней части окна необходимо выбрать нужный шаблон. Для этого кликаем по ссылке «Указанный шаблон» и переходим к выбору самого шаблона.

Когда мастер правил запустится, проверьте все необходимые условия. Конечно, с конца года приходит множество праздников. В свою очередь, это означает, что сезон, когда строительство ссылок становится самым сложным.

Конечно, каникулы происходят за пределами курортного сезона. И, кстати, если вы работаете во время отпуска.

Узнайте, как создать вид ссылок, которые заслуживают вашего профессионального автоответчика в нашей бесплатной книге по созданию ссылок.

Теперь пришло время написать вашу электронную почту, тему и все. Эта практика достаточно раздражает по телефону: это еще более раздражает по электронной почте. Говорят, Брефти – это душа остроумия. Сделайте свое сообщение коротким и сладким. Вместо этого найдите вкладку «файл» вверху. Это приведет вас к новому экрану.

Если нужное действие отмечено и файл с шаблоном выбран, то можно переходить к следующему шагу.

Когда вы сохраняете сообщение, убедитесь, что вы сохранили его как шаблон перспективы. Это когда вы увидите всплывающее окно. Появится новое всплывающее окно, одно для условий. Вам не нужно ничего делать для простого «электронного письма». Если вы хотите быть конкретным о том, кто получает ответ, вы можете увидеть, что есть несколько доступных вам вариантов.

Вы хотите ответить, используя определенный шаблон, тот, который вы написали ранее. Эта ссылка направит вас сюда. Вы не хотите «смотреть» в стандартные шаблоны. Нажмите кнопку раскрывающегося списка вверху и выберите «пользовательские шаблоны в файловой системе».

Здесь можно настроить исключения. То есть те случаи, когда автоответ не будет срабатывать. Если это необходимо, тогда выделяем нужные условия и настраиваем их. Если же в вашем правиле автоответа исключений не будет, то переходим к завершающему шагу нажав кнопку «Далее».

После этого появится имя файла вашего шаблона. Сделайте это в текстовом поле в шаге 1. Хит «удалить» вверху и поздравить: вы снова на работе. Время ждать до каникул в следующем году. После этого выберите даты, которые вы собираетесь провести в отпуске.

После того, как вы выбрали свой временной интервал, пришло время написать письмо. Это зависит от вас, если вы хотите установить флажок «Только отправлять ответ людям в моих контактах». Это избавляет вас от просеивания через последующие письма, когда вы вернетесь. После всего этого настало время нажать самую важную кнопку для всех: кнопку «сохранить изменения».

Собственно, здесь уже ничего настраивать не надо, поэтому сразу можно нажимать кнопку «Готово».

Кирку Кэмерону не нужно спасать Рождество, потому что в ближайшее время он никуда не денется. Даже некоторые из моих друзей-атеистов празднуют это.

С каждым праздничным сезоном приходит много праздничного планирования. Но, к счастью, курортный сезон не является стрессом.

Для многих это также означает свободное время: время, которое мы все заслуживаем. Надеюсь, у вас был отличный курортный сезон!

Прежде чем начать свой хорошо заработанный отпуск, вы должны подумать о том, что нужно делать с электронной почтой, прибывающей во время вашего отпуска. Как только активист отсутствия активирован, каждый отправитель получает уведомление об отсутствии.

То есть, как только вы запустите Outlook, стартует и сеанс. Заканчивается же он при выходе из программы.

Таким образом, пока Outlook работает, то повторного ответа адресату, который отправил несколько сообщений не будет.

Если вы позволите коллеге получить доступ к своему собственному почтовому ящику, на важные электронные письма, адресованные вам, можно ответить, прежде чем покинуть отпуск. Если вы выберете эту опцию, действуйте следующим образом.

Не забудьте удалить эти разрешения после отпуска.

Помогла ли вам эта статья?

Чтобы ваш коллега или коллега мог видеть ваши электронные письма, она должна.
Введите один из трех вариантов. Ваш адрес электронной почты будет использоваться только для связи с вами. Он не будет опубликован или распространен. Отправьте нам один с кратким описанием проблемы.

Для того, чтобы отключить автоответ на входящие сообщения, достаточно снять галочку с правила автоответа в окне «Управление правилами и оповещениями».

С помощью этой инструкции можно осуществить настройку автоответа в Outlook 2013 и более поздних версиях.

Источник: //PlanetaHD.ru/auto-answer-in-outlook-set-up-forwarding-in-outlook/

Как сделать автоответ в Outlook 2010: как настроить его или отключить в версиях 2013, 2016, 2007, инструкция со скриншотами

Автоответчик в Outlook пригождается в тех случаях, когда у вас не будет возможности отвечать на поступающие письма самостоятельно. Вместо вас это будет делать программа, используя ранее заготовленный вами шаблон. Ниже будет продемонстрировано, как сделать, настроить или отключить автоответ в Outlook 2007, 2010, 2013 и других версиях через аккаунт Exchange и без него.

Как сделать автоответ в Outlook 2010 и других версиях: активация заместителя с аккаунтом Exchange

Обычно учётная запись Exchange присутствует на корпоративных компьютерах, а на личных не используется. Убедиться в том, какая у вас учётная запись, можно по строке состояния в правом или левом нижнем углу программы. В ней должно быть написано «Подключён к Microsoft Exchange», если вы авторизованы через аккаунт Exchange.

Включение автоответчика в различных версиях Outlook будет немного отличаться, поэтому инструкции будут представлены отдельно для каждого года. Версия Outlook будет соответствовать версии Microsoft Office, установленном на вашем компьютере.

Outlook 2010, 2013, 2016

1. Находясь в главном меню программы, кликнете по кнопке «Создать сообщение», чтобы перейти к написанию шаблона для будущего самоотправляющегося ответа.

   Нажимаем кнопку «Создать сообщение»

2. Заполните поле для сообщения словами, которые будут отсылаться человеку, отправляющему вам сообщение.

   Прописываем текст сообщения

3. Разверните отдел «Файл», кликнете в нем по кнопке «Сохранить как».

   Нажимаем кнопку «Сохранить как»

4. Назовите элемент как вам удобно и установите для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

   Выбираем формат «Шаблон Outlook»

5. Используйте кнопку «Сохранить».

   Нажимаем кнопку «Сохранить»

6. Вернитесь к программе и, развернув отдел «Файл», перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».

   Выбираем пункт «Управление правилами и оповещениями»

7. Откроется окошко, в нём нужно использовать кнопку «Новое правило».

   Нажимаем кнопку «Новое»

8. В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

   Выбираем вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям»

9. Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

   Выбираем, когда будет действовать автоответчик

10. В шаге №1 выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем пункт «Ответить, используя указанный шаблон»

11. В шаге №2 нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

    Нажимаем кнопку «Указанный шаблон»

12. Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

    Указываем путь до заранее созданного шаблона

13. Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

    Проверяем правильность настроек

14. Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

    Нажимаем кнопку «Готово»

1. Разверните меню «Файл», в нём перейдите по пути «Создать» — «Почтовое сообщение».

   Нажимаем кнопку «Почтовое сообщение»

2. Напишите текст, который будет в будущем автоматически отсылаться написавшим вам людям.

   Пишем текст

3. Начните сохранение шаблона, нажав кнопку «Сохранить как».

   Кликаем по кнопке «Сохранить как»

4. Назовите элемент и выставьте для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

   Ставим формат «Шаблон Outlook»

5. Вернитесь к программе и разверните меню «Сервис».

   Разворачиваем меню «Сервис»

6. Выберите функцию «Правила и оповещения».

   Выбираем пункт «Правила и оповещения»

7. Откроется окошко, в котором нужно будет нажать кнопку «Новое правило».

   Кликаем по кнопке «Новое правило»

8. В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

   Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям»

9. Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

   Отмечаем параметры, при которых автоответчик будет активироваться

10. В блоке «Шаг 1» выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем вариант «Ответить, используя указанный шаблон»

11. В блоке «Шаг 2» нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

    Кликаем по кнопке «Указанный шаблон»

12. Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

    Нажимаем кнопку «Обзор»

13. Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

    Проверяем выставленные параметры

14. Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

    Кликаем по кнопке «Готово»

Если вы авторизованы в программе не через аккаунт Exchange, то можете воспользоваться этим способом для создания автоответчика.

С аккаунтом Exchange

1. Разверните вкладку «Файл».

   Выбираем раздел «Файл»

2. Перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».

   Кликаем по кнопке «Управление правилами и оповещениями»

3. В открывшемся окошке расположены все правила, создаваемые вами ранее. Уберите галочку с того, которое хотите отключить.

   Снимаем галочку

Без аккаунта Exchange

1. Откройте меню «Файл».

   Раскрываем меню «Файл»

2. Перейдите к пункту «Сведения».

   Выбираем подраздел «Сведения»

3. Кликнете по кнопке «Автоответы».

   Используем кнопку «Автоответы»

4. Выберите первый вариант «Не отправлять автоответы». Кликнете по кнопке «ОК». Готово, автоответы отключены.

   Выбираем параметр «Не отправлять автоответы»

Заместитель — функция, которая пригодится людям, отсутствующим на рабочем месте, или тем, кто не хочет отвечать на определённый тип сообщений вручную. Учтите, что автоматический ответ будет отсылаться пользователю, отправившему вам сообщение, только один раз. На все последующие его сообщения автоответчик отвечать не будет. Счётчик обнулится, когда вы вручную запустите Outlook.

• Денис Долгополов
• Распечатать

Источник: //kompkimi.ru/intrenetseti/kak-sdelat-avtootvet-v-outlook-2010

Настраиваем автоответ в Outlook на период отпуска

В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.

Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.

Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.

Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».

Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.

Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.

После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.

Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.

Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.

Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

Добрый день!

В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

Телефон: +7 123 456-78-90

Почта: petrova@computernores.ru

Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

Приветствую!

До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.

Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.

Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».

После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.

На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.

Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016

Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.

Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.

Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».

Откроется окно создания автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.

Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».

Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.

Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.

Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:

Приветствую!

До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.

По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.

Почта: kozlov@computernotes.ru

Сайт: computernotes.ru

Телефон: +7 (123) 456-78-90

При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.

Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.

Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.

Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика 12345@computernotes.ru с темой СРОЧНО на адрес kozlov@computernotes.ru.

Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».

создания автоответов в Outlook

Источник: //computernotes.ru/programmy/kak-nactroit-avtootvet-outlook-2007-2010-2013-2016.html

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.

Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны — хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.

Правила в Microsoft Outlook — это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.

Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.

Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007

Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.

1. В главном окне вызываем меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нём — подпункт «Почтовое сообщение». Альтернативой таких действий будет одновременное нажатие клавиш Ctrl+N.Переход к мастеру создания сообщений
2. Теперь нам предложат ввести текст шаблона. Например, вы готовитесь к отпуску и хотите заверить клиента, что свяжетесь с ним позже. Или же ваша цель — перенаправить адресата другому сотруднику (указать контактные данные). Вводим подходящий для этого текст в поле.Введите подходящий к ситуации текст, который будет рассылаться по шаблону
3. После ввода информации сохраните шаблон. Нажатием на иконку Office в левом верхнем углу вызываем меню и выбираем пункт и подпункт с одинаковым названием «Сохранить как…».Сохраняем созданный файл
4. Вводим желаемое имя шаблона и в качестве типа файла в выпадающем меню внизу выбираем «Шаблон Outlook». Нажимаем кнопку «Сохранить».Вводим название шаблона и выбираем его тип

Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016

Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.

1. В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы».Выбираем пункт «Автоответы»
2. Теперь Outlook даёт нам возможность не только ввести текст автоответа, но и выбрать период, в течение которого будет рассылаться шаблон (если не использовать этот пункт, то автоответ нужно будет деактивировать вручную), а также создать два разных текста автоответа (для штатных сотрудников и для людей за пределами вашей компании). При желании здесь же можно просмотреть правила, действующие на этот шаблон. Выбираем «Отправлять автоответы» и указываем нужный нам период. Нажимаем «OK».Настройка даты активности, ввод текста и просмотра правил

Создание правила для версий Outlook 2007 и 2003

Чтобы создать правило в Outlook версий 2003 и 2007, делаем следующее:

1. В рабочей панели окна в выпадающем меню «Сервис» ищем пункт «Правила и оповещения». Нажимаем.Подпункт «Правила и оповещения»
2. В открывшемся окне видим список правил, имеющихся на данный момент, а также кнопки управления. Для пользователя доступны изменение, копирование и удаление правила. Необходимое для работы в данный момент правило можно применить (кнопка в правом верхнем углу). Но на данный момент нас интересует кнопка «Новое…». Нажимаем её.Нажимаем на кнопку «Новое»
3. В «Мастере правил» находим и выбираем нужный нам шаблон. Далее нажимаем на гиперссылку (синие слова с подчёркиванием) для изменения данных. Для каждого шаблона они будут отличаться. Нажимаем «Далее».
   При необходимости — изменяем параметры в нижнем окне
4. В следующем окне настраиваем фильтры, по которым будут сортироваться письма. Как видите, условий отбора может быть несколько, и по нажатию на конкретное условие настраиваются его параметры.Задайте нужные параметры для правила
5. В этом примере настраивается текст, по наличию которого в тексте письмо будет отбираться.Вводим ключевое поисковое слово
6. А также указывается папка, в которую письмо, соответствующее критерию, будет перемещаться.Результат нашей настройки
7. Нажимаем «Готово» и возвращаемся к списку правил. Находим в списке созданное нами, нажимаем «Применить правила» и затем «ОК».Применяем созданное правило и нажимаем «ОК»

Какие отличия в настройках для версий 2010, 2013, 2016

Принципиальной разницы в настройках нет. Есть небольшие улучшения в процессе.

1. Мастер настроек расположен в меню «Файл» (левый верхний угол) в пункте «Управление правилами и оповещениями» в подпункте «Правила и оповещения». Дальше всё по инструкции.«Файл» — «Сведения» — «Управление…»
2. После шага 4 вышеописанной инструкции мастер настройки даёт нам возможность описать исключения из правил. Вверху — выбираем исключение, внизу — уточняем параметры.Выбираем тип исключения и уточняем его параметры
3. В следующем окне появилась возможность дать удобное имя правилу, применить его к уже пришедшим письмам и назначить созданное правило всем учётным записям.Назначаем имя и устанавливаем значки нужным параметрам
4. Только после этого нажимаем «Готово» и создаём правило.

Как отключить автоответ

Тут всё ещё проще, чем при настройке включения. В версиях 2010–2016 при очередном заходе в Outlook при включённых автоответах вы увидите соответствующее предупреждение («Для данной учётной записи выполняется отправка автоответов»). Нажмите на кнопку «Отключить», и все праметры будут отключены.

В 2007 и 2003 версиях нужно будет перейти в меню «Сервис», в пункт «Заместитель» и выбрать подпункт «Я нахожусь на работе».

Зайдите в сервис «Заместитель» и отключите автоответ

Почтовый клиент Outlook значительно упрощает работу с электронной почтой.

Без сомнения, автоответчик во время отпуска для человека, чья работа постоянно связана с перепиской, — незаменимая вещь.

Остаётся только правильно настроить параметры вашего личного «заместителя» и со спокойной совестью заняться своими делами или же просто отдохнуть!

• toryeva777
• Распечатать

Источник: //skesov.ru/kak-sdelat-avtootvet-v-outlook-2010/