Правила оформления подписей в электронных письмах

9 профессиональных подписей Email – с примерами лучших шаблонов

Ваша подпись email – это больше, чем просто ваше имя и звание. Это часть вашего личного образа. Подпись стимулирует реакцию читателя, предоставляет контактную информацию и привлекает внимание позитивным и запоминающимся образом.

В этой статье мы подробно рассмотрим подписи email. Вот девять советов по созданию привлекательных и информативных подписей email. Ваш читатель захочет ответить, когда увидит профессиональную подпись email на отправляемых вами сообщениях.

Отправка профессиональных Emails (graphic)

Основные элементы хорошей подписи электронной почты

Подпись электронной почты имеет две задачи:

• привлечь внимание адресата
• передать читателю информацию о вас  

Вот некоторые элементы хорошей электронной подписи:

1. Имя, должность и компания. Ваше имя говорит читателю, кто отправил email. Если вы представляете компанию, укажите своё имя и должность в компании.
2. Контактная информация. Контактная информация должна содержать ваш бизнес-сайт, по крайней мере, один телефонный номер. Можно указать свой адрес email, хотя многие эксперты говорят, что это не нужно.
3. Социальные ссылки. Всё большее значение приобретает включение контактной информации в социальных сетях в вашу электронную подпись. Выберите наиболее профессиональные учётные записи социальных сетей, на которые вы даёте ссылку. LinkedIn – хороший пример. Избегайте ссылок на фривольные или неуместные социальные аккаунты.
4. Логотип (необязательно). Если вы работаете в компании или владеете собственным бизнесом, можете включить свой логотип в электронную подпись.
5. Фото (необязательно). Многие подписи email содержат фотографию отправителя. Это может помочь читателю соединить ваш образ с именем.
6. Отзывчивый дизайн. Увеличилось использование смартфонов и других мобильных устройств. Скорее всего, адресат откроет ваш email на мобильном устройстве. Отзывчивая конструкция настраивается для них.
7. Правовые требования. В некоторых странах существуют конкретные юридические требования, которые должны соблюдать все деловые коммуникации. Обратитесь к своему адвокату, чтобы узнать, есть ли в стране, где находится ваша компания, специальные законы, регулирующие email подпись.

Не делайте слишком длинную подпись и не включайте подавляющее количество информации. Исследования показали, что получатели склонны игнорировать подписи email со слишком большим объёмом информации. Например, обычно достаточно одного или двух телефонных номеров.

Кроме того, будьте осторожны с добавлением лишней информации, такой как длинные цитаты или спорные высказывания. Они часто не добавляют ничего полезного для вашей подписи emai. В худшем случае цитата может оскорбить или обозлить вашего читателя, а вас – потерять бизнес.

9 советов о подписи электронной почты (с примерами)

Сегодня профессиональные подписи email заявляют о вас и вашем бизнесе. Они являются частью вашего бренда, как визитная карточка или часть канцелярских принадлежностей. Вот почему важно поставить правильную подпись.

Шаблоны подписи электронной почты могут помочь вам создать незабываемую и содержательную электронную подпись. В этом разделе есть девять советов по подписи email с вдохновляющими примерами email signature templates, доступных на Envato Market. Таким образом, вы можете получить профессиональный дизайн подписи электронной почты, который подходит именно вам.

1. Сохраняйте простоту

Вы слышали высказывание «чем меньше, тем лучше». Когда дело доходит до вашей email подписи, это может быть правдой. Если ваша подпись email содержит слишком много информации, адресат может отвлечься. Кроме того, некоторые компании требуют использования единой электронной подписи для деловых писем компании.

Вот два примера из simple email signature template, который станет отличным стандартом для корпорации или малого бизнеса.

Simple Email Signature Template

Если вы используете простую, минималистскую подпись email, укажите достаточно информации, чтобы ваш читатель мог связаться с вами.

2. Подключите социальные сети

Социальные сети предоставляют ещё один способ связаться с вами, что может быть важной составляющей налаживания деловых отношений.

Если вы включаете контактную информацию о социальных сетях, ссылки на них должны быть профессиональными. Если вы не уверены в конкретной учётной записи, рекомендуется просмотреть её и удалить любые непрофессиональные сообщения. Можно попросить друга проверить ваш аккаунт в социальных сетях, чтобы уведомить вас о любых сообщениях, которые портят ваш образ.

Этот professional email signature template имеет видную информацию в социальных сетях. Вот два образца подписей emai: с информацией социальных сетей и без:
Professional Email Signature Template – With Social Features

Значительная часть профессионалов в сфере бизнеса находится в социальных сетях. Ваши читатели оценят, что вы упростили к ним подключение.

3. Фотоконтент

Фотография в вашей email подписи должна выглядеть профессионально. Избегайте использования selfies или вырезок из других фотографий.

Вот несколько советов, которые помогут вам получить максимум от фотографий в вашей электронной подписи:

• Изображение должно быть маленьким. Слишком большое изображение долго загружается.
• Используйте нейтральный фон фотографии. Занятый фон отвлекает читателя.
• Оденьтесь профессионально. Вид достойный, волосы аккуратно уложены.
• Смотрите приветливо прямо в камеру.
• Снимок только головы, а не во весь рост. (Ваше лицо будет слишком маленьким в изображении всего тела.)

Этот email signature design template отводит заметное место вашей фотографии:

Email Signature Design Template – с местом для фото

Подписи с фотографиями часто воспринимаются как более дружелюбные. Это отличный выбор для профессионалов с клиентскими контактами. Некоторые примеры включают продавцов, фрилансеров и тех, кто работает напрямую.

4. Будьте красочным

Один из самых простых способов привлечь внимание – использовать цвет. Читатели с большей вероятностью обратят внимание на красочное пятно.

Однако нельзя перестараться. Слишком много цветов могут сделать вашу подпись email детской или неряшливой. Вот некоторые рекомендации по использованию цвета:

• Выберите один или два цвета, которые дополняют друг друга и придерживайтесь их.
• Не используйте слишком много цветов.
• Избегайте конфликтных цветов (например, фиолетовый и оранжевый), если эти цвета не являются частью вашего бренда.
• Если вы творческий работник, пользуйтесь яркими цветами. В противном случае придерживайтесь приглушенных тонов.
• Убедитесь, что выбранные цвета соответствуют другим фирменным материалам, например веб-сайту, канцелярским принадлежностям и визиткам.

Две подписи email, приведенные ниже, эффективно используют яркие цвета, один из сотен вариантов, доступных в этом colorful email signature template:

Colorful Email Signature Designs

Хорошая красочная электронная подпись обязательно привлечет внимание. Цвет – хороший выбор для большинства предприятий. Творческие профессионалы избегают цветов в ярких тонах.

5. Смелей обращайтесь с чёрно-белым

Броская подпись email не подходит для некоторых отраслей и брендов. Использование большого количества цветов может противоречить корпоративной политике. Или может быть осуждено в более официальных деловых коммуникациях.

Даже без обилия цветов ваша подпись email может быть привлекательной. Чёрно-белая подпись столь же эффективна, как и цветная. Ключ в дизайне и использовании шрифтов.

Ищите дизайн с жирным, чётким шрифтом и большим количеством свободного места для контраста. Вот эффективный black and white design template:

Чёрно-белая Email подпись

Черно-белые подписи email воспринимаются, как более консервативные или формальные. Это делает их подходящими для такой профессии, как финансы или юриспруденция. В зависимости от дизайна, чёрно-белая подпись будет восприниматься как вполне современная.

6. Изобилие опций

Поскольку подпись email представляет ваш бренд, хорошо иметь выбор. Также неплохо иметь варианты, если ваша подпись email нуждается в изменении.

Например, если вы меняете работу или компанию, вам нужно изменить свою email подпись, чтобы отразить вашу новую должность. Кроме того, если вы заняты брендингом или ребрендингом своего бизнеса, рекомендуется выбрать гибкий шаблон, который можно будет настроить под конкретную деятельность.

Гибкий signature template ниже позволяет объединить 50 дизайнов с 10 цветами, что даёт вам до 500 уникальных вариантов подписи электронной почты. Вот несколько примеров:

Гибкий шаблон подписи Email 

Поэтому, если вы собираетесь изменить свою email подпись, убедитесь, что шаблон, который вы используете, достаточно гибок, чтобы вместить ваши изменения.

7. Корпоративный образ

Если вы работаете в организации, вам может потребоваться более единообразный корпоративный взгляд на подписи email. Вам также может понадобиться отображать логотип в вашей электронной подписи.

Помните, что корпоративные электронные письма, отправленные с вашей email подписью, представляют вашу компанию. Важно соблюдать корпоративные стандарты с вашей подписью email, которая может включать в себя:

• О конфиденциальности. Многие компании требуют включать это заявление в каждый корпоративный адрес email.
• Корпоративные цвета и шрифты. Чтобы обобщить внешний вид корпоративных коммуникаций, ваша организация может ограничить цвета и шрифты, которые вы используете.
• Корпоративные ссылки. Ваша компания может указать, чтобы вы ссылались на её сайт и социальные аккаунты, а не на свои собственные.
• Адрес. Корпоративные подписи email обычно включают расположение основного офиса.

В некоторых странах существуют законы, требующие, чтобы корпоративные электронные письма содержали определенные элементы.

В Великобритании, например, есть юридические требования делового общения для определённых видов бизнеса. Эти законы распространяются и на электронную почту.

Проконсультируйтесь с адвокатом, знакомым с коммерческим законодательством в вашей области, чтобы узнать, какие правила могут применяться к вам.

В corporate email signature template ниже представлены десять различных подписей email, все имеют одинаковую профессиональную внешность. Вот два примера:

Corporate Email Signatures

8. Пользуйтесь конструктором

Используйте шаблон подписи email с онлайн-редактором. Это позволит вам создавать и настраивать свою подпись email без необходимости иметь какие-либо навыки кодирования или знания HTML.

Пользуйтесь конструктором, чтобы быстро редактировать текст, изменять цвета, добавлять социальные ссылки, логотип компании и экспортировать настроенный результат.

Otrion e-signature builder предлагает онлайн редактор в нескольких вариантах с экспортом результата.

Email Signature Builder

9. Держитесь моды

Современный дизайн подписи email хорошо подходит для многих брендов. Гладкий, чистый шрифт и свежий облик не имеют срока давности.

Если вы чувствуете, что современный стиль дизайна подходит для вашего бизнеса, поищите здесь:

• лаконичный вид
• чёткий, чистый шрифт (избегайте рукописных шрифтов)
• плоский или полу-плоский дизайн (избегайте текстур или 3-D видов)
• небольшой мазок плотног цвета
• крупный текст

Уникальный modern email signature style:

Modern Email Signature

Современный стиль email подписи отлично подходит для любой компании, которая хочет изобразить прогрессивные устремления. Это одинаково хорошо работает для технической фирмы или творческого работника.

Ваш следующий шаг

Следующим шагом будет создание привлекательной и уникальной профессиональной email подписи. Отличное место, где искать правильные email signature templates – Envato Market, там есть десятки доступных дизайнов.

При разработке вашей профессиональной электронной подписи не забудьте:

• ссылки на соцсети
• фото головы
• простота или современность
• цветной или чёрно-белый дизайн
• корпоративные и правовые стандарты
• шаблоны или конструкторы email подписи

Несколько последних советов

После создания email подписи сохраните её. Проверяйте почаще, чтобы убедиться, что ссылки, номера телефонов и другая информация актуальны. Замените устаревшие ссылки и добавьте новую информацию.

Подпись электронной почты с устаревшей информацией оставляет плохое впечатление о вашем бренде и вашем бизнесе.

Источник: //business.tutsplus.com/ru/articles/9-professional-email-signature-tips-with-best-template-examples--cms-26357

Оформление правильной подписи в электронном письме

Используя современные технологии, люди всё чаще пользуются электронными вариантами писем и документов, отказываясь от бумажных копий. Цифровыми становятся библиотеки, журналы и даже компании полностью переезжают в интернет сети.

В таком мире невозможно не поставить подпись в электронном письме, которая будет инициализировать вас в глазах читателя. Будь это статья в журнале или письмо будущему клиенту обязательно нудно представиться.

Виды подписей

Подпись может иметь рекламное значение, быть показателем специализации вашей деятельности и указывать на профессионализм. При правильном оформлении и использовании в почтовых рассылках среди клиентов она может приносить ощутимую прибыль и иметь влияние на выбор товара или услуг в дальнейшем.

Как правило, большинство рекламодателей не берут подпись в учет, считая, что основную смысловую нагрузку несет тело письма. Однако это совсем не так. Подпись может быть как в начале (например, в деловом письме при использовании логотипа или аббревиатуры фирмы), так и в конце электронного письма(расшифровка, пояснение).

Электронное письмо может содержать абсолютно любые данные. Это может быть сообщение о новом виде деятельности компании или товаре, или же просто поздравление с праздником. Самое главное в этом письме – это подпись, без нее многие получатели даже не приступят к чтению. Тогда как, если она будет яркой и уместной, то притянет читателя ко всему документу.

Можно выделить несколько вариантов подписи:

• с содержанием названия фирмы и ФИО автора;
• с рекламой новых товаров и услуг;
• с картинкой-логотипом и названием предприятия;
• с намеком на виды деятельности компании;
• рекламный слоган.

Выбор нужной подписи зависит от рода деятельности вашего предприятия и тематики письма. Большинство крупных компаний использует 2-3 вида, зачастую употребляя их в одном письме.

Но стоит учесть, что нельзя перегружать подпись по нескольким причинам:

1. чтобы не отвлекать читателя от основной темы письма;
2. не потерять внимание получателя;
3. чтоб сообщение не стало выглядеть рекламным.

Подпись в электронном письме Gmail

Gmail – один из самых популярных и быстрых почтовых сервисов. Он очень удобен в применении и имеет гибкие настройки. Разработчиком сервиса является всемирно известная компания Google.

Правильная настройка

Для того чтобы воспользоваться почтовым сервисом, нужно зарегистрироваться.

Если вы ранее проходили процедуру регистрации в одном из сервисов, предоставляемых компанией Google, то можете воспользоваться теми же данными для авторизации на почтовом сервере.

Зайдя в свой аккаунт, вы получите доступ к настройкам вашего ящика. Они включают отображение писем и контактов, а также редактирование функций автоответчика, спам бота и кодировок.

Среди общих настроек есть опция выбора и редактирования подписи. Изменяя параметры стоит обратить внимание, что они идентичны работе с текстовым сообщением.

То есть в подписи вы можете:

• изменить тип и размер шрифта;
• выбрать цвет сообщения, а также параметры его отображения (курсив, жирный, подчеркнутый);
• вставить ссылку;
• добавить картинку;
• настроить списки, форматирование и отступы;
• при почтовой переписке с клиентом очень важной опцией будет использование цитирования.

Цитированию можно отвести особую роль, поскольку именно через эту настройку удобнее и примечательнее для клиента использовать рекламные слоганы, которые будут добавляться к картинке-логотипу или названию фирмы.

Самое интересное, что сервис позволяет распределять подписи. Если вы ведете переписку с группами клиентов или постоянную переписку с разными людьми, вы можете настроить для нескольких адресов или их групп свои подписи, что очень удобно.

Редактирование

Любое сообщение всегда можно отредактировать. Как только вам понадобится изменить подпись, это можно сделать в настройках аккаунта. Завершив редактирование, не забудьте сохранить изменения.

Вставляем ссылку

Ссылка на сайт с целью его рекламы и продвижения, а также привлечения новых клиентов является незаменимым инструментом в любом письме. Поэтому стоит уделить ему особое внимание.

Если вы собираетесь обратить внимание на несколько услуг в подписи, можно это сделать, коротко описав их. Перейдя по ссылке на страницу с предоставляемым товаром, потенциальный покупатель уже будет целевым, поскольку он перешел по описанию. Клиенту не придется долго искать то, что ему необходимо, а значит вероятность того, что он совершит покупку, больше.

Вставляем изображение

Логотип является незаменимой частью представления любой компании. Если у вас еще нет своего обозначения, или оно находится в разработке, можно вставить фотографию здания вашей фирмы (желательно, чтобы название было видно) или просто красиво оформить имя фирмы в картинке, или даже анимации.

Преимуществом использования изображения является привлечение внимания. Яркая картинка с тематическим логотипом заинтересует читателя, и он прочтет слоган или предложение. Таким образом вы прорекламируете свою фирму и заставите получателя письма запомнить её изображение и с чем оно связано.

Вставляем код HTML

Код HTML в сообщении или в подписи может превратить его в настоящий шедевр, прекрасно оформленный, подготовленный и оригинальный. Многие используют такой способ для рассылки писем одного шаблона. Например, если вам нужно разослать одно и то же сообщение сотням покупателей и заменить там только ФИО получателя.

Чтобы добавить код HTML в тело письма или подпись, нужно просто вставить его.

Однако следует учесть несколько нюансов:

• многие тэги кода не будут обрабатываться почтовым сервером;
• возможно, сервис получателя не поддержит отображение кода либо его части;
• могут возникнуть проблемы с кодировкой.

Завершаем редактирование

Завершив операции с вашей новой подписью, не забудьте сохранить её. Чтобы проверить, насколько красиво и креативно выглядит ваше творение, необходимо отправить письмо самому себе.

Для этого нажмите «Написать письмо», а в поле адреса укажите свой ящик. Если подпись вам не понравилась, отредактируйте её, повторив операцию заново.

Креативная подпись на сервисе mylivesignature.com

Если вам нужна креативная анимированная подпись, но услуги дизайнера не по карману, существует специальный сервис. На сайте mylivesignature.com можно бесплатно и очень быстро сделать замечательную и необычную анимацию, при этом никаких знаний в области графического дизайна не понадобиться.

Всё что нужно сделать, это:

1. посетить ресурс mylivesignature.com;
2. нажать кнопку «Start Now» в левом верхнем углу;
3. выбрать один из источников получения картинки: сканированное изображение, текстовый ввод или электронная подпись специальным устройством (новичкам рекомендуется воспользоваться функцией автоматического создания – Using the signature creation wizard);
4. ввести имя и фамилию, или текст, который вы хотите увидеть на подписи;
5. выбрать шрифт;
6. подобрать размер картинки;
7. выбрать цвет;
8. определиться с углом наклона надписи.

Всё, картинка с изображением вашей подписи готова. Вы можете без труда её вставить в настройках вашего почтового клиента или аккаунта, и все ваши читатели увидят яркую надпись с названием вашей фирмы.

Если вы захотите получить анимированное изображение, то это уже услуга платная. Однако, в отличие от дизайнерской работы, стоит недорого, а внимание привлекает намного больше.

Создавая подпись для почтовых сообщений, очень внимательно отнеситесь к оформлению и содержанию. Не перебарщивайте со смысловой нагрузкой и не делайте подпись громоздкой. Краткость, звучный слоган и правильно оформленный логотип – это залог того, что ваша подпись будет привлекать клиентов лучше любой рекламы.

Источник: //www.comp-web-pro.ru/oformlenie-pravil-noy-podpisi-v-elektronnom-pis-me.html

Нужна ли подпись в электронном письме

«Было бы намного удобнее, если бы Ваши контактные данные стояли везде, даже в автоподписи…». А у Вас бывает такое, что приходит письмо, Вам очень нужно связаться с человеком, но найти его контактные данные не можете? А была бы подпись – не было бы проблем.

Подпись в электронном письме – это блок стандартной информации, находящийся в самом конце любого электронного письма или сообщения.

Зачем?

Подпись – неотъемлемый атрибут электронного письма. Его отсутствие говорит о Вашем непрофессионализме и бросает тень на репутацию. Подпись в электронном письме выполняет сразу несколько функций.

1. Информативную. Подпись в электронном письме – это своего рода визитка. Укажите, кто Вы и как с вами связаться. Кроме того, наличие и вид подписи свидетельствуют о вашем профессионализме.

2. Рекламную. Указывая свой сайт, вы рекламируете себя – эффективно и бесплатно. А еще подпись, в некотором смысле, создает имидж автору письма и самой компании.

3. Экономит время. Делая подпись автоматической, мы избавляем себя от необходимости вводить одно и то же в разных письмах.

Какой должна быть подпись в электронном письме?

Мне встречались самые разнообразные подписи. Одни ограничиваются стандартом вроде «С уважением, господин Х». Другие оставляют еще свои контакты: номера телефонов, адрес, ссылки на сайт, блог и т. д. Третьи в качестве подписи используют разнообразные афоризмы.

Какие данные должна содержать подпись?

Чтобы ответить на этот вопрос, следует учитывать, что подпись должна быть:

1. Информативной.

За эту функцию отвечают такие данные:

Ø Контактная информация (телефон, e-mail, адрес, сайт, блог, соцсети);

Ø Информация о компании и исполнителе;

Ø Отображать род деятельности (должность).

2. Лаконичной.

Оптимальный размер: 3-4 строки, но не более 5-6 коротких строк (около 70-80 знаков).

Громоздкая подпись – утомляет и раздражает. Не стоит в 5-6 строк стараться затолкать абсолютно всю информацию. Отберите самое важное. Разместите там только наиболее важную информацию. К примеру, если у Вас на сайте есть блок «контакты», то достаточно будет указать название компании, свою должность, один контактный номер телефона и адрес сайта компании.

3. Грамотной.

Если в подписи будут грамматические или орфографические ошибки, то вам это не добавит уважения. У адресата может сложиться впечатление, что вы человек безграмотный, неумный, безответственный, и дело с вами лучше не иметь.

4. Красивой.

5. Подпись – наш электронный «портрет». В ней должны гармонично сочетаться цвет, размер и начертание шрифта. Яркой. Подпись должна выделяться на общем фоне письма. Не обязательно выделять ее цветом, но визуально она должна выделяться.

Примеры подписей.

С уважением, начальник отдела персонала

по г. Минску и Минской обл.

группы компаний ” АЛМИ”

Валентина Кузнякова

Моб.тел.

Тел.:

С уважением,

специалист отдела подготовки кадров г. Бреста

Олещук Алёна Сергеевна

E-mail: *.a@almi.by

Моб. тел.: (8-029)373-78-95

С уважением, экономист по труду

Матылевич Светлана Анатольевна

Моб.тел.: +375(29) 317-96-60

Как ее создать?

Практически все популярные программы позволяют создать стандартный файл подписи, который будет каждый раз автоматически вводиться в конец каждого сообщения, отправляемого по электронной почте. Файл подписи будет входить в состав всех сообщений, которые вы будете рассылать со своего почтового ящика. 

Все реальные и потенциальные клиенты вашей компании, которые общаются с вами по электронной почте, будут постоянно видеть подписи ваших сотрудников во всех письмах.

Если вы до сих пор не разработали свой файл подписи, сделайте это прямо сейчас, следуйте дальнейшим указаниям.

В Mail.ru, Gmail подпись настраивается через меню Настройки во вкладке Еще. Там вы можете указать свои данные, разместить адрес электронной почты и указать ссылки на нужные веб-ресурсы.

В Outlook 2010 подпись настраивается так: Файл – Параметры – Почта – Подписи… В окне подписей вы вводите нужный текст, можете вставлять рисунки, ссылки и т.д.

Следует отметить, что подписей нужно иметь несколько: на разные случаи и для разных адресатов. Все почтовые программы поддерживают возможность создания нескольких подписей.

Как оформить подпись?

Оформление подписи зависит от информации в подписи, рода вашей деятельности, адресата, цели письма и, конечно же, ваших предпочтений.

В стандартных программах поэкспериментировать можно, в основном, только с начертанием шрифта и его цветом.

При этом следует помнить, что каждый шрифт имеет свойство по-разному восприниматься. В электронных письмах лучше использовать шрифты без засечек: Adobe, Arial, Calibri, Cambria. Например:

С уважением,

господин Х.

e-mail: gospodin_x@mail.ru

Тел. 322 22 33

Во-первых, они лучше воспринимаются на экране. Во-вторых, шрифт без засечек позволяет подчеркнуть практичность и здравомыслие. В нем мало эмоциональности. Тем не менее, если вы хотите показать, что вы человек практичный и здравомыслящий, такой шрифт хорошо справится с этой задачей.

С осторожностью следует пользоваться экзотичными шрифтами. Во-первых, не у всех они будут отображаться корректно, а во-вторых, они могут оказать медвежью услугу.

Как разные шрифты влияют на восприятие информации?

Прямолинейные и угловатые шрифты

Ассоциируются с непреклонностью, жестокостью; они характеризуются холодностью, безликостью и механистичностью. Преимущество таких шрифтов – в их читабельности.

Если Вам нужно подчеркнуть автоматизм прикрепления подписи, то такой шрифт будет уместен. Он подходит для отображения информации о вас как в визитке.

Но не стоит употреблять фраз, фразы: «С уважением», «Искренне ваш» и т.п. Такая подпись будет вызывать отторжение.

Шрифты рукописного стиля

Такие шрифты могут передавать дружелюбие и близкие отношения, симпатию. Такой стиль особенно уместен будет с фразами доброжелательности и личного отношения.

Например: «Искренне Ваш…», «С любовью…» и т. д. Такие стили уместны для подписей в личных письмах.

Имитация «близости к народу», используемая некоторыми компаниями, выглядит смешно и вызывает ощущение двуличности, неискренности и лицемерия.

Декоративные шрифты

Чаще всего их используют, чтобы подчеркнуть новизну, яркость, индивидуальность. Их не рекомендуют использовать в качестве основного текста, так как они неудобочитаемы. А вот для подписи они вполне подойдут. Именно в подписи уместно проявить индивидуальность. Именно подпись требует выделения из общего текста. А эффект декоративного шрифта позволяет подчеркнуть особенности деятельности.

Можно экспериментировать с цветом, но здесь следует быть осторожным: сильно яркие цвета могут сыграть злую шутку. Важно, чтобы цвет не мешал восприятию информации. И помните, на белом фоне светлые цвета плохо видны.

Валентина Коренная,

филолог, автор тренинга «Навыки делового письма»

–
–	Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма»! Вы можете пройти его в любое удобное время по адресу.	–	–
–

Источник: //www.mental-skills.ru/synopses/nuzhna-li-podpis-v-elektronnom-pisme.html

Подпись в электронном письме: примеры, образец

Согласно правилам этикета, письма принято подписывать определённым образом. Не является исключением и электронная корреспонденция. В статье рассматривается такая необходимая вещь, как подпись в электронном письме: примеры для разных целей переписки, варианты на английском языке и настройка этой функции в различных сервисах.

Что такое подпись в и-мэйле?

Если вы смутно понимаете, о чём речь, то откройте сайт, где у вас заведён электронный почтовый ящик. Нажмите кнопку «Написать письмо» и взгляните в левый нижний угол. Там вы увидите, скорее всего, своё имя. Это и есть подпись, выставленная по умолчанию, то есть автоматически.

Её можно убрать и отправить письмо без неё. Но это будет выглядеть невежливо по отношению к адресату, особенно в ситуации бизнес-общения. Ещё можно добавить нужный текст вручную, но это слишком хлопотно. Гораздо проще настроить нужные шаблоны и пользоваться ими, меняя свою подпись в электронном письме.

Пример можно привести простой: для деловой переписки используется формулировка: «С уважением, Иванов И. И.», а для личных писем фраза: «До скорого!» Можно создать множество вариантов, меняя их в зависимости от целей коммуникации и просто вашего настроения.

Помимо имени и фамилии, подпись в и-мэйле может содержать массу любых других данных.

Для чего она нужна?

Отличным средством продвижения бизнеса может стать грамотно составленная подпись в электронном письме. Примеры для деловой переписки: Ф.И.О., должность, контакты для связи, предлагаемые услуги и продукция, адрес веб-сайта и многое другое.

В личном письме подписью может служить ваше имя или никнейм, пожелание адресату, забавная фраза, некая глубокомысленная цитата, которую вы рассматриваете как свой девиз, ссылка на блог и тому подобное. Здесь предназначением подписи будет выражение вашей индивидуальности, установление доверительных отношений с партнёром по переписке.

Подпись размещается после основного текста письма, начинается с заглавной буквы и выравнивается по левому краю. Цели, для которых составляется этот короткий текст в конце электронного письма, могут быть разными. В зависимости от них применяются и определённые правила.

Деловые подписи

Соответствие выбранному стилю речи и назначению коммуникации – этими двумя качествами должна обладать правильная подпись в электронном письме. Примеры:

• С уважением.
• С надеждой на продуктивное сотрудничество.
• С надеждой на выполнение просьбы.
• С благодарностью за содействие (сотрудничество).
• Искренне ваш (ваша).
• С наилучшими пожеланиями.
• Всегда рады оказать услугу.
• Ждем с интересом ваше предложение.
• Мы уверены, что недоразумение в ближайшее время будет улажено и т. п.

Личные подписи

Здесь уже нет строгого регламента, и разнообразие вариантов ограничивается только фантазией автора письма. Буквально что угодно, от вдохновляющих афоризмов до забавных и несуразных фраз, может содержать оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:

• Спасибо за внимание.
• Жду ответа, как соловей лета.
• Целую в нос, твой Барбос.
• Чао-какао.
• Жму руку (лапу, лапку и т.п.).
• С пожеланием прекрасной погоды.
• С отличным настроением.
• С оптимизмом (или наоборот – с пессимизмом).
• Продам гараж.

В общем, вариаций можно придумать много, если вы переписываетесь с другом или приятелем, который точно оценит ваше чувство юмора.

На английском

У людей, сотрудничающих с иностранными компаниями или просто ведущими переписку с приятелями из-за рубежа, может возникнуть необходимость изучить варианты подписи в и-мэйле. Английский деловой этикет также предполагает использование фраз-клише. Примеры:

• С наилучшими пожеланиями – best regards.
• Искренне ваш (ваша) – yours sincerely.
• С уважением – yours truly, yours faithfully.
• С нетерпением жду (ждём) ответа – looking forward to hearing from you.

Кроме устоявшихся и необходимых в бизнес-этикете фраз, можно использовать и что-то более интересное. Для личной переписки подойдёт и будет уместна забавная, тёплая или красивая подпись в электронном письме. Примеры на английском языке можно привести такие:

• Warmly – с теплотой.
• Take care – береги себя.
• Bye for now (‘Til next time) – до скорого, до встречи.
• Write soon – жду ответа.
• Hugs – обнимаю.
• (With) Love – с любовью (может быть использовано не только в письмах к возлюбленным, но и к близким друзьям, родным).
• Lots of love – с большой любовью.
• Kisses (XOXO) – целую.
• Happiness is a choice – счастье – это выбор.
• Always in my thoughts – думаю о тебе.
• Season's blessings (greetings) – поздравляю с праздниками.
• Rock on – продолжай отрываться.
• Shine on – сияй, светись.
• May the Force be with you – да пребудет с тобой Сила (намёк на фильмы «Звёздные войны»).
• See you in the inbox – до встречи во «Входящих сообщениях».

Если вы уже загорелись желанием настроить несколько разных подписей в своей почте, то сейчас самое время посмотреть, как это сделать.

Как настроить подпись в Microsoft Outlook

Если вы используете эту почтовую программу для получения и сортировки писем и ответа на них, то настройка подписи должна производиться в «Настройках». Последовательность действий зависит от года выпуска программы.

В давнишних версиях (2003 или 2007) нужно открыть вкладку «Инструменты», выбрать в ней пункт «Настройки», а далее – «Формат почты» и «Подпись».

В самой последней версии программы (2010/2013) необходимо сначала зайти на вкладку «Файл», и оттуда выбрать: «Настройки» – «Почта» – «Подписи».

Теперь рассмотрим, как добавить или изменить подпись в электронном письме. Outlook иногда предлагает сначала выбрать адрес своего ящика, а затем перейти к созданию подписи. Нажмите слово «Новая», чтобы приступить. Если создаёте несколько вариантов, то каждому из них нужно дать имя, например «для бизнеса», «краткая», «личная», «смешная» и т. п.

Нажав кнопку «Редактировать», можно печатать в соответствующем поле свой текст, менять его шрифт, размер, цвет, добавлять ссылки на сайты, контактные данные и всё, что посчитаете нужным.

Затем созданную подпись нужно сохранить и включить функцию её использования.

Если вы сделали несколько вариантов подписи, то можно вставлять их в текст завершённого письма вручную, нажав «Вставка» – «Подпись».

Очень удобна функция “Настроить” для того, чтобы только иногда появлялась автоматически подпись в электронном письме. Пример: отправив и-мэйл, вы вступаете в переписку с человеком.

Благодаря настройкам ваша подпись появится только в самом первом послании, а далее в переписке с этим адресатом шаблон отображаться уже не будет. Это поможет избежать перегруженности и выделить существенную информацию.

А кроме того, вы проявите вежливость, поскольку мало кого радуют длинные автоматические подписи после каждого короткого и-мэйла.

Если вы не пользуйтесь почтовыми программами, то можете настроить варианты подписи прямо на сайте, где у вас заведён электронный ящик. Рассмотрим 3 варианта.

Как настроить подпись в Gmail

Зайдя в аккаунт, кликните по имени своего электронного ящика. Далее выберите «Настройки». В самом конце списка вы найдёте раздел «Подпись». Здесь нужно выбрать один из двух читбоксов.

По умолчанию у вас, скорее всего, стоит «Без подписи». А нужно отметить другой вариант, под которым расположено диалоговое окно текстового редактора. Сделав это, можно создавать свою подпись в электронном письме.

Образец: «С наилучшими пожеланиями, (ваше имя)».

Через графический редактор можно добавить ссылку, картинку, маркированный (нумерованный) список и т. д. Но увлекаться форматированием не рекомендуется, особенно в деловой подписи.

Как настроить подпись в Mail.ru

Здесь схема действий примерно та же. Нужно зайти в свой электронный ящик, наверху выбрать меню «Настройки» (при необходимости сначала кликнув по кнопке «Ещё»), затем перейти на «Имя отправителя и подпись». Здесь можно задать три варианта и того, и другого. Один вариант вы выберете по умолчанию, и он будет вставляться автоматически в письмо.

Существует ограничение – 255 символов. Этот лимит не может превышать ваша подпись в электронном письме. Пример: Ф.И.О., должность, номер телефона, адрес сайта – эти данные должны вполне уместиться в данное количество знаков. Можно также задать расположение подписи перед или после цитируемого текста.

Но, как уже упоминалось, удобнее её вообще удалять, когда ведёте переписку.

Как настроить подпись в «Яндекс.Почте»

На сайте под списком папок с вашей корреспонденцией вы найдёте меню. Выберите в нём пункт «Настроить», затем «Информация об отправителе».

Здесь также появится окошко визуального редактора, где можно набрать нужный текст и оформить его различными способами. Можно отметить, где будет располагаться подпись в электронном письме.

Пример: сразу после ответа (то есть после написанного вами текста) или в самом низу письма (то есть после всей истории переписки).

Настроить подпись для и-мэйла совсем нетрудно, но вот придумать текст – задача посложнее. В идеале подпись для деловой переписки должна быть максимально краткой, информативной и вежливой. Для личных писем хорошо придумать что-то, отражающее вашу индивидуальность и приятное друзьям.

Источник: //fb.ru/article/203416/podpis-v-elektronnom-pisme-primeryi-obrazets