Работа с типами данных в Microsoft Excel

Для чего нужен табличный процессор Microsoft Excel и как им пользоваться

Работа с типами данных в Microsoft Excel

Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки.

Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками.

Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.

Электронная таблица Microsoft Excel

Основные элементы интерфейса окна Excel

Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию.

При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана.

С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.

Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536.

На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1).

Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.

Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.

Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок.

Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4).

Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.

Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства.

Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому.

Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».

Режим работы Excel

Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:

  • режим готовности;
  • режим ввода данных;
  • командный режим;
  • режим редактирования.При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества

В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных.

В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку.

После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.

Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д.

Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим.

Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.

Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.

Формулы в Excel

Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.

Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.

Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:

  • возведение в степень (знак )
  • процент (знак %).

Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =42. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.

Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».

Формулы позволяют автоматически пересчитывать значения ячеек сложных таблиц

Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены.

Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные.

Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.

Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1.

После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15.

Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.

В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.

Источник: http://itguides.ru/soft/excel/tablichnyj-processor-excel.html

Работа с данными в программе Microsoft Excel

Работа с типами данных в Microsoft Excel

ID: 41825

Название работы: Работа с данными в программе Microsoft Excel

Категория: Лабораторная работа

Предметная область: Информатика, кибернетика и программирование

Описание: Цель данной лабораторной работы – научиться создавать с помощью пакета Excel тип рабочей таблицы, соответствующий базе данных. А также научиться работать с данными таблицы Excel как с базой данных.

Язык: Русский

Дата добавления: 2013-10-25

Размер файла: 277 KB

Работу скачали: 18 чел.

PAGE   \* MERGEFORMAT 1

Лабораторная работа №8.

Работа с данными в программе Microsoft Excel

8.1 Цель работы

Цель данной лабораторной работы – научиться создавать с помощью пакета Excel тип рабочей таблицы, соответствующий базе данных. А также научиться работать с данными таблицы Excel как с базой данных.

8.2 Приборы и материалы

Для выполнения лабораторной работы необходим персональный компьютер, функционирующий под управлением операционной системы семейства WINDOWS. Должна быть установлена программа Microsoft Excel.

8.3 Базы данных

В Excel можно создавать и другой тип рабочей таблицы – базу данных. База данных не столько вычисляет новые значения, сколько размещает огромные объёмы информации в связанном виде.

Создавая базу данных, начинайте заполнять строку заголовков столбцов, которые на языке баз данных называются имена полей. Они обозначают различные типы объектов в том наборе данных, с которым вы хотите работать.

После ввода строки с именами полей начинайте ввод информации в базу данных, размещая её под соответствующими именами полей.

Каждая колонка в базе данных содержит информацию определённого типа. Каждый столбец известен в базе данных под именем поле. Данные, записанные в строках базы данных, называют записями. Каждая запись (строка) состоит из значений полей.

8.3.1 Сортировка записей

Чтобы заставить Excel правильно отсортировать записи в базе данных, вы должны указать, какие поля будут определять новый порядок записей, (такие поля называются ключами сортировки). Более того, Вы должны указать какой тип сортировки должен выполняться в этих полях.

Существует два типа упорядочения: возрастающий, при котором текст располагается в алфавитном порядке (от А до Я), а числа – в порядке увеличения (от наименьшего к наибольшему), и убывающий, который противоположен алфавитному порядку и порядку нумерации (от Я до А, а числа – от набольшего к меньшему).

Когда вы используете возрастающий порядок сортировки с полем ключа, содержащим много различных типов значения, Excel помещает в первую очередь числа (от наименьшего к наибольшему), а только потом текстовые элементы (в алфавитном порядке).

За текстовыми элементами следуют логические значения (сначала TRUE/ Истина , затем FALSE/ Ложь), сообщение об ошибках и, наконец, чистые клетки.

При использовании убывающего порядка Excel упорядочивает элементы в обратном порядке: числа идут первыми, но упорядочены от наибольшего к наименьшему затем следуют текстовые элементы от  Я до А, логическое FALSE предшествует логическому TRUE.

Для того чтобы отсортировать данные необходимо использовать инструмент «Сортировка» на ленте «Данные» в пакете Excel.

8.3.2 Фильтрование данных

Чтобы отфильтровать базу можно воспользоваться командой на ленте «Данные» «Фильтр». В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям, а ненужные строки скрываются.

Условие – ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей запроса или фильтра.

После отбора данные в этом подмножестве можно копировать, искать, изменять, форматировать, преобразовывать в диаграммы и выводить на печать; при этом их местонахождение и порядок не изменятся.

Возможен отбор по нескольким столбцам. Несколько фильтров можно применять одновременно. Фильтры действуют по дополнительному принципу, т.е. каждый новый фильтр накладывается на фильтр, примененный до него, и в еще большей степени ограничивает подмножество данных.

С помощью автофильтра можно создать три типа фильтров: по значениям списка, по формату или по условиям. Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы.

Например, можно выполнить отбор по цвету ячеек или по списку чисел, но нельзя использовать оба типа одновременно; точно также необходимо выбрать один тип из двух, если требуется выполнить отбор по значкам или на основе фильтра, заданного пользователем.

Для получения более точных результатов рекомендуется не смешивать в одном столбце данные разных форматов, например текст и числа, числа и даты, поскольку для каждого столбца может использоваться только один тип команды фильтра.

Если в столбце представлено несколько форматов, отображена будет команда для преобладающего формата.

Например, если столбец содержит три значения в числовом формате и четыре — в текстовом, то отображается команда фильтра Текстовые фильтры.

Фильтрация данных осуществляется с помощью раскрывающихся списков.

Раскрывающийся список – это элемент управления в меню, диалоговом окне или на панели инструментов, выводящий список параметров при нажатии кнопки со стрелкой справа от него.

При фильтрации элемент для вызова раскрывающегося списка добавляются автоматически в строку заголовка таблицы. Вид окна Excel с раскрывшимся списком показан на рисунке 1.

Рисунок 1 – Вид окна Excel с раскрывшимся списком

В раскрывающемся списке можно выбирать команды для сортировки и фильтрации данных.

Чтобы выполнить отбор диапазона ячеек с помощью сложных условий отбора, воспользуйтесь командой «Дополнительно» в группе «Сортировка и фильтр» на вкладке «Данные». Существует несколько важных функциональных отличий команды «Дополнительно» от команды «Фильтр».

Вместо меню «Автофильтр» отображается диалоговое окно «Расширенный фильтр». Расширенные условия отбора вводятся в отдельный диапазон условий листа над диапазоном ячеек или таблицей, которые требуется отфильтровать.

В Microsoft Office Excel в качестве источника расширенных условий отбора используется отдельный диапазон условий в диалоговом окне «Расширенный фильтр».

Создание расширенного фильтра.

1. Вставьте не менее трех пустых строк над диапазоном, который будет использоваться как диапазон условий отбора. Диапазон условий отбора должен включать заголовки столбцов. Убедитесь, что между значениями условий и этим диапазоном имеется по крайней мере одна пустая строка.

2. Введите в строки под заголовками столбцов условия отбора.

3. Введите в поле «Диапазон условий» ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов.

4. Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, установите переключатель в положение «Фильтровать список на месте». Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель в положение «Скопировать результат в другое место».

5. Чтобы изменить способ фильтрации данных, измените значения в диапазоне условий отбора и выполните фильтрацию еще раз.

Внимание!!! Если присвоить диапазону имя «Критерии», то ссылка на диапазон будет автоматически появляться в поле «Диапазон условий». Можно также определить имя «База_данных» для диапазона фильтруемых данных и имя «Извлечь» для области вставки результатов, и ссылки на эти диапазоны будут появляться автоматически в полях «Исходный диапазон» и «Поместить результат в диапазон» соответственно.

При копировании отобранных строк в другое место можно указать столбцы, включаемые в копию. Перед отбором скопируйте заголовки нужных столбцов в первую строку области вставки результатов. Выполняя фильтрацию, введите ссылку на скопированные заголовки столбцов в поле Поместить результат в диапазон. Скопированные строки будут включать только те столбцы, заголовки которых были скопированы.

8.4 Порядок выполнения работы

Внимательно изучить методические указания к лабораторной работе.

Получить допуск на выполнение работы у преподавателя.

После включения компьютера и загрузки системы запустите программу Excel, развернув её окно на весь экран.

Откройте файл База данных.xlsx.

Отсортируйте записи по полю «Фамилии».

Отсортируйте записи сначала по полю «Группа», а затем по полю «Фамилия». В результате сортировки должны получиться списки студентов в группах, составленные по алфавиту.

Оставьте на экране такие записи, где представлен адрес студентов.

Снимите фильтр.

Оставьте на экране только одну запись.

Снимите фильтр.

Оставьте на экране десять записей про студентов, у которых номер студенческого билета имеет наименьшее значение.

Снимите фильтр.

Оставьте на экране только те записи, в которых номер студенческого билета состоит из шести цифр.

Снимите фильтр.

Оставьте на экране только записи о студентах, фамилии которых начинаются с той же буквы, что и ваша фамилия.

Снимите фильтр.

Создайте собственный автофильтр по указанию преподавателя и оставьте на экране только те записи, которые будут удовлетворять вашему автофильтру.

Покажите результаты преподавателю.

Снимите фильтр.

Создайте расширенный фильтр. Объясните необходимость создания расширенного фильтра.

Оформить результаты лабораторной работы в виде отчета. Файл с отчетом поместите в свою папку и в папку на сервере.

8.5 Оформление отчета

Отчет должен содержать следующее:

Вашу фамилию имя отчество и номер группы.

Цель работы.

Письменные ответы на два (по заданию преподавателя) контрольных вопроса.

Выводы.

8.6 Контрольные вопросы

Как создать базу данных в Excel ?

Что значит отсортировать?

Что значит отфильтровать?

Какие фильтры можно создавать для данных в пакете Excel?

Как сортировать записи в базе данных?

Как фильтровать записи в базе данных?

Расскажите об установке собственного критерия для выбора записей.

Источник: http://5fan.ru/wievjob.php?id=41825

Работа с типами данных в Microsoft Excel

Работа с типами данных в Microsoft Excel

Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.

Скачать последнюю версию Excel

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

  • Текст;
  • Числовые данные;
  • Дата и время;
  • Логические данные;
  • Ошибочные значения.

Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы.

Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям.

Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Числовые данные

Для непосредственных вычислений используются числовые данные.

Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.).

Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:

  • Собственно числовой;
  • Процентный;
  • Денежный;
  • Финансовый;
  • Дробный;
  • Экспоненциальный.

Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).

Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем.

Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени.

Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

  • ч:мм:сс;
  • ч:мм;
  • ч:мм:сс AM/PM;
  • ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

  • ДД.ММ.ГГГГ;
  • ДД.МММ
  • МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Урок: Как перевести часы в минуты в Excel

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Ошибочные значения

Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:

  • #ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
  • #ДЕЛ/О! – деление на 0;
  • #ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
  • #Н/Д – введено недоступное значение;
  • #ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
  • #ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
  • #ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.

Формулы

Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.

Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=).

Формулы могут содержать в себе ссылки на другие ячейки, но это не обязательное условие.

Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму.

Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=», а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций, который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.

С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.

Урок: Работа с формулами в Excel

Урок: Мастер функций в Excel

Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их.

Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению. Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.


Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

ДА НЕТ

Источник: http://lumpics.ru/data-types-in-excel/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.