Работа со связанными таблицами в Microsoft Excel

Содержание

Работа со сводными таблицами в Excel на примерах

Работа со связанными таблицами в Microsoft Excel

Пользователи создают сводные таблицы для анализа, суммирования и представления большого объема данных. Такой инструмент Excel позволяет произвести фильтрацию и группировку информации, изобразить ее в различных разрезах (подготовить отчет).

Исходный материал – таблица с несколькими десятками и сотнями строк, несколько таблиц в одной книге, несколько файлов. Напомним порядок создания: «Вставка» – «Таблицы» – «Сводная таблица».

А в данной статье мы рассмотрим, как работать со сводными таблицами в Excel.

Первый этап – выгрузить информацию в программу Excel и привести ее в соответствие с таблицами Excel. Если наши данные находятся в Worde, мы переносим их в Excel и делаем таблицу по всем правилам Excel (даем заголовки столбцам, убираем пустые строки и т.п.).

Дальнейшая работа по созданию сводной таблицы из нескольких файлов будет зависеть от типа данных. Если информация однотипная (табличек несколько, но заголовки одинаковые), то Мастер сводных таблиц – в помощь.

Мы просто создаем сводный отчет на основе данных в нескольких диапазонах консолидации.

Гораздо сложнее сделать сводную таблицу на основе разных по структуре исходных таблиц. Например, таких:

Первая таблица – приход товара. Вторая – количество проданных единиц в разных магазинах. Нам нужно свести эти две таблицы в один отчет, чтобы проиллюстрировать остатки, продажи по магазинам, выручку и т.п.

Мастер сводных таблиц при таких исходных параметрах выдаст ошибку. Так как нарушено одно из главных условий консолидации – одинаковые названия столбцов.

Но два заголовка в этих таблицах идентичны. Поэтому мы можем объединить данные, а потом создать сводный отчет.

  1. В ячейке-мишени (там, куда будет переноситься таблица) ставим курсор. Пишем = – переходим на лист с переносимыми данными – выделяем первую ячейку столбца, который копируем. Ввод. «Размножаем» формулу, протягивая вниз за правый нижний угол ячейки.
  2. По такому же принципу переносим другие данные. В результате из двух таблиц получаем одну общую.
  3. Теперь создадим сводный отчет. Вставка – сводная таблица – указываем диапазон и место – ОК.

Открывается заготовка Сводного отчета со Списком полей, которые можно отобразить.

Покажем, к примеру, количество проданного товара.

Можно выводить для анализа разные параметры, перемещать поля. Но на этом работа со сводными таблицами в Excel не заканчивается: возможности инструмента многообразны.



Из отчета (см.выше) мы видим, что продано ВСЕГО 30 видеокарт. Чтобы узнать, какие данные были использованы для получения этого значения, щелкаем два раза мышкой по цифре «30». Получаем детальный отчет:

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

Если мы изменим какой-либо параметр в исходной таблице либо добавим новую запись, в сводном отчете эта информация не отобразится. Такое положение вещей нас не устраивает.

Обновление данных:

Курсор должен стоять в любой ячейке сводного отчета.

Либо:

Правая кнопка мыши – обновить.

Чтобы настроить автоматическое обновление сводной таблицы при изменении данных, делаем по инструкции:

  1. Курсор стоит в любом месте отчета. Работа со сводными таблицами – Параметры – Сводная таблица.
  2. Параметры.
  3. В открывшемся диалоге – Данные – Обновить при открытии файла – ОК.

Изменение структуры отчета

Добавим в сводную таблицу новые поля:

  1. На листе с исходными данными вставляем столбец «Продажи». Здесь мы отразим, какую выручку получит магазин от реализации товара. Воспользуемся формулой – цена за 1 * количество проданных единиц.
  2. Переходим на лист с отчетом. Работа со сводными таблицами – параметры – изменить источник данных. Расширяем диапазон информации, которая должна войти в сводную таблицу.

Если бы мы добавили столбцы внутри исходной таблицы, достаточно было обновить сводную таблицу.

После изменения диапазона в сводке появилось поле «Продажи».

Как добавить в сводную таблицу вычисляемое поле?

Иногда пользователю недостаточно данных, содержащихся в сводной таблице. Менять исходную информацию не имеет смысла. В таких ситуациях лучше добавить вычисляемое (пользовательское) поле.

Это виртуальный столбец, создаваемый в результате вычислений. В нем могут отображаться средние значения, проценты, расхождения. То есть результаты различных формул. Данные вычисляемого поля взаимодействуют с данными сводной таблицы.

Инструкция по добавлению пользовательского поля:

  1. Определяемся, какие функции будет выполнять виртуальный столбец. На какие данные сводной таблицы вычисляемое поле должно ссылаться. Допустим, нам нужны остатки по группам товаров.
  2. Работа со сводными таблицами – Параметры – Формулы – Вычисляемое поле.
  3. В открывшемся меню вводим название поля. Ставим курсор в строку «Формула». Инструмент «Вычисляемое поле» не реагирует на диапазоны. Поэтому выделять ячейки в сводной таблице не имеет смысла. Из предполагаемого списка выбираем категории, которые нужны в расчете. Выбрали – «Добавить поле». Дописываем формулу нужными арифметическими действиями.
  4. Жмем ОК. Появились Остатки.

Группировка данных в сводном отчете

Для примера посчитаем расходы на товар в разные годы. Сколько было затрачено средств в 2012, 2013, 2014 и 2015. Группировка по дате в сводной таблице Excel выполняется следующим образом. Для примера сделаем простую сводную по дате поставки и сумме.

Щелкаем правой кнопкой мыши по любой дате. Выбираем команду «Группировать».

В открывшемся диалоге задаем параметры группировки. Начальная и конечная дата диапазона выводятся автоматически. Выбираем шаг – «Годы».

Получаем суммы заказов по годам.

Скачать пример работы

По такой же схеме можно группировать данные в сводной таблице по другим параметрам.

Источник: https://exceltable.com/svodnye-tablicy/primery-raboty-so-svodnymi-tablicami

Связывание таблиц в Excel

Работа со связанными таблицами в Microsoft Excel

Если на одном рабочем листе используютсяданные из другого листа, то эти листысчитаются связанными. С помощью связыванияможно свести воедино значения ячеек изнескольких разных таблиц на одномрабочем листе.

Изменение содержимого ячейки на одномлисте или таблице (источнике) рабочейкниги приводит к изменению связанныхс ней ячеек в листах или таблицах(приемниках). Этот принцип отличаетсвязывание листов от простого копированиясодержимого ячеек из одного листа вдругой.

В зависимости от техники исполнениясвязывание бывает “прямым“и черезкомандуСПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА.

1 Способ – “Прямое связывание ячеек”

Прямое связываниелистов используетсянепосредственно при вводе формулы вячейку, когда в качестве одного изэлементов формулы используется ссылкана ячейку другого листа.

Например, еслив ячейке таблицы В4 на рабочем Листе2содержится формула, которая используетссылку на ячейку А4 другого рабочеголиста (например, Листа1) и оба листазагружены данными, то такое связываниелистов называется “прямым”.

Термин “прямое” связываниеобозначает, чтопользователь самнепосредственно при вводе формулыуказываетимя листаиабсолютныйадрес ячейки, разделенные восклицательнымзнаком “!”.

Примеры формул: = C5*Лист1! A4

= Лист3! В2*100%

= Лист1! A1- Лист2! A1

Примечание.

Для указания ссылки на ячейки и листы,находящиеся в незагруженных (неоткрытых)рабочих книгах, в формуле нужно безпробелов задать полный путь местонахожденияфайла. Путь задается в одинарных кавычках,где указывается название диска, каталога(папки), имя рабочей книги (имя файла) вквадратных скобках и имя листа, накоторый идет ссылка.

2 Способ – Связывание ячеек через команду “Специальная вставка”

Связывание через команду СПЕЦИАЛЬНАЯВСТАВКАпроизводится, если какая либоячейка таблицы на одном рабочем листедолжна содержать значение ячейки издругого рабочего листа.

Чтобы отразить в ячейке С4 на листе Ценазначение ячейки Н4 на исходном листеЗакупка, нужно поместить курсор наячейку Н4 исходного листа и выполнитькомандуПравка–Копировать.

На листеЦенапоставить курсор на ячейку С4,которую необходимо связать с исходной,и выполнить командуПравка–Специальнаявставка–Вставить связь(см рис. 8).

Тогда на листеЦенапоявится указаниена ячейку исходного листа Закупка,например:= Закупка!$Н$4

При таком связывании EXCEL автоматическииспользует абсолютный адрес на ячейку,т.к. относительный адрес обращения можетпривести к ошибкам, особенно еслиобращаться к незагруженным файлам(рабочим книгам).

Задание. Свяжитеячейки С4, С5, С6, С7, С8 в таблицеРасходына закупкуна листеЦенассоответствующими ячейками на листеЗакупка, используя различные способысвязывания ячеек (рис. 8).

Рис. 8 Связывание ячеек различных рабочихлистов

! Присвязывании ячеек определите, какиеячейки являются исходными.

! Дляодной связываемой таблицы исходнымимогут быть ячейки из разных таблиц наразличных рабочих листах или на текущемлисте.

Задания для самостоятельной работы

Перед выполнением самостоятельногозадания, рассмотрим на примере таблицлиста Ценасвязывание ячеек.

Например:

  1. на листе Цена в таблицеРасходы на закупкуячейки А4:А8 связаны с ячейками таблицыКоличество закупленной продукциина листеЗакупка;

  2. ячейки В4:В8 являются исходными, т.к. содержат первоначальные сведения о ценах закупленного товара;

  3. ячейки С4:С8 связаны с ячейками Н4:Н8 на листе Закупка;

  4. ячейки D4:D8 содержат формулы подсчета затраченных средств на приобретенный товар и ссылаются на ячейки собственной таблицы (например, формула в ячейкеD4 имеет вид =В4*С4, что означает умножение цены товара на его количество);

  5. ячейка D9 является суммой ячеекD4:D8;

  6. во второй таблице Расчет ценна этом же листе ячейки А14:А18 связаны аналогично п.1;

  7. ячейки В14:В18 являются связанными с исходными ячейками текущего листа В4:В8;

  8. ячейки С4:С8 являются исходными, т.к. содержат первоначальные сведения о наценке салона на закупленный товар;

  9. ячейки D14:D18 содержат формулы расчета цены продажи товара и ссылаются на ячейки собственной таблицы (например, формула в ячейкеD14 имеет вид =В14*С14+В14, что означает умножение закупочной цены на установленный процент наценки, что дает сумму наценки, которую надо прибавить к закупочной цене);

После выполнения всех операций с этимитаблицами произведите проверку их”работоспособности”.

Изменитенаименование товара –Диванв ячейке А4 на листеЗакупкана другое – напримерСофа.

Изменитеколичество закупленноготовараСофав июне (в ячейкеG4на листеЗакупкавведите число 11).

Изменитецену закупки Софы в ячейкеВ4 на листеЦенана другую – 2500,00 р.

Изменитепроцент наценки Софы вячейке С14 на листеЦена с 50% на 32%.

Проверьте, произошли измененияв связанных таблицах или нет?

Обратите внимание, на какиеячейки различных таблиц повлияливнесенные изменения.

Внимание! При связывании ячеекчерез СПЕЦИАЛЬНУЮ ВСТАВКУ… копированиена соседние ячейки становитсяпроблематичным из-за абсолютной адресацииячеек.

Задание 1. Выполнитесвязывание ячеек остальных таблицрабочей книги, используя различныеспособы.

Указание. В таблицах по расчетувыручки и дохода за 1 квартал используетсяформула суммирования исходных ячеектолько 1 квартала.

Задание 2. Создайтена листах Выручкаи Доход таблицыпо расчету за 2 квартал. Свяжите этитаблицы с соответствующими исходнымиданными.

Указание. В таблицах по расчетувыручки и дохода за 2 квартал используйтеисходные ячейки только 2 квартала.

Задание 3. Постройтекруговую диаграмму на листе Доходи проанализируйте распределение доходапо видам продукции.

Задание 4. Добавьтев конец рабочей книги рабочий листСводная ведомость.Создайте на нем сводную таблицу,отражающую по наименованиям товаровколичество закупки и продажи, наценку,закупочную и продажную цены, доход отреализации за 1 квартал и за 2 квартал.Свяжите эту таблицу с соответствующимиисходными данными на других рабочихлистах.

Указание. В таблицах по расчетувыручки и дохода за 2 квартал используйтеисходные ячейки только 2 квартала.

Источник: https://StudFiles.net/preview/2780474/page:10/

Работа со связанными таблицами в Microsoft Excel

Работа со связанными таблицами в Microsoft Excel

При выполнении определенных задач в Excel иногда приходится иметь дело с несколькими таблицами, которые к тому же связаны между собой. То есть, данные из одной таблицы подтягиваются в другие и при их изменении пересчитываются значения во всех связанных табличных диапазонах.

Скачать последнюю версию Excel

Связанные таблицы очень удобно использовать для обработки большого объема информации. Располагать всю информацию в одной таблице, к тому же, если она не однородная, не очень удобно. С подобными объектами трудно работать и производить по ним поиск.

Указанную проблему как раз призваны устранить связанные таблицы, информация между которыми распределена, но в то же время является взаимосвязанной.

Связанные табличные диапазоны могут находиться не только в пределах одного листа или одной книги, но и располагаться в отдельных книгах (файлах).

Последние два варианта на практике используют чаще всего, так как целью указанной технологии является как раз уйти от скопления данных, а нагромождение их на одной странице принципиально проблему не решает. Давайте узнаем, как создавать и как работать с таким видом управления данными.

Создание связанных таблиц

Прежде всего, давайте остановимся на вопросе, какими способами существует возможность создать связь между различными табличными диапазонами.

Способ 1: прямое связывание таблиц формулой

Самый простой способ связывания данных – это использование формул, в которых имеются ссылки на другие табличные диапазоны. Он называется прямым связыванием. Этот способ интуитивно понятен, так как при нем связывание выполняется практически точно так же, как создание ссылок на данные в одном табличном массиве.

Посмотрим, как на примере можно образовать связь путем прямого связывания. Имеем две таблицы на двух листах. На одной таблице производится расчет заработной платы с помощью формулы путем умножения ставки работников на единый для всех коэффициент.

На втором листе расположен табличный диапазон, в котором находится перечень сотрудников с их окладами. Список сотрудников в обоих случаях представлен в одном порядке.

Нужно сделать так, чтобы данные о ставках из второго листа подтягивались в соответствующие ячейки первого.

  1. На первом листе выделяем первую ячейку столбца «Ставка». Ставим в ней знак «=». Далее кликаем по ярлычку «Лист 2», который размещается в левой части интерфейса Excel над строкой состояния.
  2. Происходит перемещения во вторую область документа. Щелкаем по первой ячейке в столбце «Ставка». Затем кликаем по кнопке Enter на клавиатуре, чтобы произвести ввод данных в ячейку, в которой ранее установили знак «равно».
  3. Затем происходит автоматический переход на первый лист. Как видим, в соответствующую ячейку подтягивается величина ставки первого сотрудника из второй таблицы. Установив курсор на ячейку, содержащую ставку, видим, что для вывода данных на экран применяется обычная формула. Но перед координатами ячейки, откуда выводятся данные, стоит выражение «Лист2!», которое указывает наименование области документа, где они расположены. Общая формула в нашем случае выглядит так:

    =Лист2!B2

  4. Теперь нужно перенести данные о ставках всех остальных работников предприятия. Конечно, это можно сделать тем же путем, которым мы выполнили поставленную задачу для первого работника, но учитывая, что оба списка сотрудников расположены в одинаковом порядке, задачу можно существенно упростить и ускорить её решение. Это можно сделать, просто скопировав формулу на диапазон ниже. Благодаря тому, что ссылки в Excel по умолчанию являются относительными, при их копировании происходит сдвиг значений, что нам и нужно. Саму процедуру копирования можно произвести с помощью маркера заполнения.

    Итак, ставим курсор в нижнюю правую область элемента с формулой. После этого курсор должен преобразоваться в маркер заполнения в виде черного крестика. Выполняем зажим левой кнопки мыши и тянем курсор до самого низа столбца.

  5. Все данные из аналогичного столбца на Листе 2 были подтянуты в таблицу на Листе 1. При изменении данных на Листе 2 они автоматически будут изменяться и на первом.

Способ 2: использование связки операторов ИНДЕКС — ПОИСКПОЗ

Но что делать, если перечень сотрудников в табличных массивах расположен не в одинаковом порядке? В этом случае, как говорилось ранее, одним из вариантов является установка связи между каждой из тех ячеек, которые следует связать, вручную. Но это подойдет разве что для небольших таблиц.

Для массивных диапазонов подобный вариант в лучшем случае отнимет очень много времени на реализацию, а в худшем – на практике вообще будет неосуществим. Но решить данную проблему можно при помощи связки операторов ИНДЕКС – ПОИСКПОЗ.

Посмотрим, как это можно осуществить, связав данные в табличных диапазонах, о которых шел разговор в предыдущем способе.

  1. Выделяем первый элемент столбца «Ставка». Переходим в Мастер функций, кликнув по пиктограмме «Вставить функцию».
  2. В Мастере функций в группе «Ссылки и массивы» находим и выделяем наименование «ИНДЕКС».
  3. Данный оператор имеет две формы: форму для работы с массивами и ссылочную. В нашем случае требуется первый вариант, поэтому в следующем окошке выбора формы, которое откроется, выбираем именно его и жмем на кнопку «OK».
  4. Выполнен запуск окошка аргументов оператора ИНДЕКС. Задача указанной функции — вывод значения, находящегося в выбранном диапазоне в строке с указанным номером. Общая формула оператора ИНДЕКС такова:

    =ИНДЕКС(массив;номер_строки;[номер_столбца])

    «Массив» — аргумент, содержащий адрес диапазона, из которого мы будем извлекать информацию по номеру указанной строки.

    «Номер строки» — аргумент, являющийся номером этой самой строчки. При этом важно знать, что номер строки следует указывать не относительно всего документа, а только относительно выделенного массива.

    «Номер столбца» — аргумент, носящий необязательный характер. Для решения конкретно нашей задачи мы его использовать не будем, а поэтому описывать его суть отдельно не нужно.

    Ставим курсор в поле «Массив». После этого переходим на Лист 2 и, зажав левую кнопку мыши, выделяем все содержимое столбца «Ставка».

  5. После того, как координаты отобразились в окошке оператора, ставим курсор в поле «Номер строки». Данный аргумент мы будем выводить с помощью оператора ПОИСКПОЗ. Поэтому кликаем по треугольнику, который расположен слева от строки функций. Открывается перечень недавно использованных операторов. Если вы среди них найдете наименование «ПОИСКПОЗ», то можете кликать по нему. В обратном случае кликайте по самому последнему пункту перечня – «Другие функции…».
  6. Запускается стандартное окно Мастера функций. Переходим в нем в ту же самую группу «Ссылки и массивы». На этот раз в перечне выбираем пункт «ПОИСКПОЗ». Выполняем щелчок по кнопке «OK».
  7. Производится активация окошка аргументов оператора ПОИСКПОЗ. Указанная функция предназначена для того, чтобы выводить номер значения в определенном массиве по его наименованию. Именно благодаря данной возможности мы вычислим номер строки определенного значения для функции ИНДЕКС. Синтаксис ПОИСКПОЗ представлен так:

    =ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;[тип_сопоставления])

    «Искомое значение» — аргумент, содержащий наименование или адрес ячейки стороннего диапазона, в которой оно находится. Именно позицию данного наименования в целевом диапазоне и следует вычислить. В нашем случае в роли первого аргумента будут выступать ссылки на ячейки на Листе 1, в которых расположены имена сотрудников.

    «Просматриваемый массив» — аргумент, представляющий собой ссылку на массив, в котором выполняется поиск указанного значения для определения его позиции. У нас эту роль будет исполнять адрес столбца «Имя» на Листе 2.

    «Тип сопоставления» — аргумент, являющийся необязательным, но, в отличие от предыдущего оператора, этот необязательный аргумент нам будет нужен. Он указывает на то, как будет сопоставлять оператор искомое значение с массивом. Этот аргумент может иметь одно из трех значений: -1; 0; 1. Для неупорядоченных массивов следует выбрать вариант «0». Именно данный вариант подойдет для нашего случая.

    Итак, приступим к заполнению полей окна аргументов. Ставим курсор в поле «Искомое значение», кликаем по первой ячейке столбца «Имя» на Листе 1.

  8. После того, как координаты отобразились, устанавливаем курсор в поле «Просматриваемый массив» и переходим по ярлыку «Лист 2», который размещен внизу окна Excel над строкой состояния. Зажимаем левую кнопку мыши и выделяем курсором все ячейки столбца «Имя».
  9. После того, как их координаты отобразились в поле «Просматриваемый массив», переходим к полю «Тип сопоставления» и с клавиатуры устанавливаем там число «0». После этого опять возвращаемся к полю «Просматриваемый массив». Дело в том, что мы будем выполнять копирование формулы, как мы это делали в предыдущем способе. Будет происходить смещение адресов, но вот координаты просматриваемого массива нам нужно закрепить. Он не должен смещаться. Выделяем координаты курсором и жмем на функциональную клавишу F4. Как видим, перед координатами появился знак доллара, что означает то, что ссылка из относительной превратилась в абсолютную. Затем жмем на кнопку «OK».
  10. Результат выведен на экран в первую ячейку столбца «Ставка». Но перед тем, как производить копирование, нам нужно закрепить ещё одну область, а именно первый аргумент функции ИНДЕКС. Для этого выделяем элемент колонки, который содержит формулу, и перемещаемся в строку формул. Выделяем первый аргумент оператора ИНДЕКС (B2:B7) и щелкаем по кнопке F4. Как видим, знак доллара появился около выбранных координат. Щелкаем по клавише Enter. В целом формула приняла следующий вид:

    =ИНДЕКС(Лист2!$B$2:$B$7;ПОИСКПОЗ(Лист1!A4;Лист2!$A$2:$A$7;0))

  11. Теперь можно произвести копирование с помощью маркера заполнения. Вызываем его тем же способом, о котором мы говорили ранее, и протягиваем до конца табличного диапазона.
  12. Как видим, несмотря на то, что порядок строк у двух связанных таблиц не совпадает, тем не менее, все значения подтягиваются соответственно фамилиям работников. Этого удалось достичь благодаря применению сочетания операторов ИНДЕКС—ПОИСКПОЗ.

Источник: http://lumpics.ru/linked-tables-in-excel/

Как сделать таблицу в Excel. Пошаговая инструкция

Работа со связанными таблицами в Microsoft Excel

Таблицы в Excel представляют собой ряд строк и столбцов со связанными данными, которыми вы управляете независимо друг от друга.

Работая в Excel с таблицами, вы сможете создавать отчеты, делать расчеты, строить графики и диаграммы, сортировать и фильтровать информацию.

Если ваша работа связана с обработкой данных, то навыки работы с таблицами в Эксель помогут вам сильно сэкономить время и повысить эффективность.

Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция

  • Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;
  • Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;
  • Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;
  • Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;
  • В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.

1. Выделите область ячеек для создания таблицы

Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.

2. Нажмите кнопку “Таблица” на панели быстрого доступа

На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.

3. Выберите диапазон ячеек

Во всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.

4. Таблица готова. Заполняйте данными!

Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.

Форматирование таблицы в Excel

Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке “Конструктор” в разделе “Стили таблиц”:

Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.

Помимо цветовой гаммы, в меню “Конструктора” таблиц можно настроить:

  • Отображение строки заголовков – включает и отключает заголовки в таблице;
  • Строку итогов – включает и отключает строку с суммой значений в колонках;
  • Чередующиеся строки – подсвечивает цветом чередующиеся строки;
  • Первый столбец – выделяет “жирным” текст в первом столбце с данными;
  • Последний столбец – выделяет “жирным” текст в последнем столбце;
  • Чередующиеся столбцы – подсвечивает цветом чередующиеся столбцы;
  • Кнопка фильтра – добавляет и убирает кнопки фильтра в заголовках столбцов.

Как добавить строку или столбец в таблице Excel

Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:

  • Выберите пункт “Вставить” и кликните левой клавишей мыши по “Столбцы таблицы слева” если хотите добавить столбец, или “Строки таблицы выше”, если хотите вставить строку.
  • Если вы хотите удалить строку или столбец в таблице, то спуститесь по списку в сплывающем окне до пункта “Удалить” и выберите “Столбцы таблицы”, если хотите удалить столбец или “Строки таблицы”, если хотите удалить строку.

Как отсортировать таблицу в Excel

Для сортировки информации при работе с таблицей, нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

В окне выберите по какому принципу отсортировать данные: “по возрастанию”, “по убыванию”, “по цвету”, “числовым фильтрам”.

Как отфильтровать данные в таблице Excel

Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

  • “Текстовый фильтр” отображается когда среди данных колонки есть текстовые значения;
  • “Фильтр по цвету” так же как и текстовый, доступен когда в таблице есть ячейки, окрашенные в отличающийся от стандартного оформления цвета;
  • “Числовой фильтр” позволяет отобрать данные по параметрам: “Равно…”, “Не равно…”, “Больше…”, “Больше или равно…”, “Меньше…”, “Меньше или равно…”, “Между…”, “Первые 10…”, “Выше среднего”, “Ниже среднего”, а также настроить собственный фильтр.
  • Во всплывающем окне, под “Поиском” отображаются все данные, по которым можно произвести фильтрацию, а также одним нажатием выделить все значения или выбрать только пустые ячейки.

Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите “Удалить фильтр из столбца”. После этого таблица вернется в исходный вид.

Как посчитать сумму в таблице Excel

Для того чтобы посчитать сумму колонки в конце таблицы, нажмите правой клавишей мыши на любой ячейке и вызовите всплывающее окно:

В списке окна выберите пункт “Таблица” => “Строка итогов”:

Внизу таблица появится промежуточный итог. Нажмите левой клавишей мыши на ячейке с суммой.

В выпадающем меню выберите принцип промежуточного итога: это может быть сумма значений колонки, “среднее”, “количество”, “количество чисел”, “максимум”, “минимум” и т.д.

Как в Excel закрепить шапку таблицы

Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу “вниз” сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.

Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:

  • Перейдите на вкладку “Вид” в панели инструментов и выберите пункт “Закрепить области”:
  • Выберите пункт “Закрепить верхнюю строку”:
  • Теперь, прокручивая таблицу, вы не потеряете заголовки и сможете легко сориентироваться где какие данные находятся:

Как перевернуть таблицу в Excel

Представим, что у нас есть готовая таблица с данными продаж по менеджерам:

На таблице сверху в строках указаны фамилии продавцов, в колонках месяцы. Для того чтобы перевернуть таблицу и разместить месяцы в строках, а фамилии продавцов нужно:

  • Выделить таблицу целиком (зажав левую клавишу мыши выделить все ячейки таблицы) и скопировать данные (CTRL+C):
  • Переместить курсор мыши на свободную ячейку и нажать правую клавишу мыши. В открывшемся меню выбрать “Специальная вставка” и нажать на этом пункте левой клавишей мыши:
  • В открывшемся окне в разделе “Вставить” выбрать “значения” и поставить галочку в пункте “транспонировать”:
  • Готово! Месяцы теперь размещены по строкам, а фамилии продавцов по колонкам. Все что остается сделать – это преобразовать полученные данные в таблицу.

В этой статье вы ознакомились с принципами работы в Excel с таблицами, а также основными подходами в их создании. Пишите свои вопросы в комментарии!

Источник: https://excelhack.ru/kak-sdelat-tablicu-v-excel/

Как сделать связь между ячейками в excel?

Работа со связанными таблицами в Microsoft Excel

Иногда необходимо создать неизменяемую связь одной ячейки со значением в другой ячейке, введенном в нее вручную или полученным в результате вычисления формулы.

  • В окне открытого листа выделите ячейку с исходным значением.
  • Используйте любой известный способ копирования (кнопка «Копировать» на вкладке «», Ctrl+C и т. д.).
  • Выделите ячейку, которая будет связанна с исходной.
  • Перейдите к вкладке «» и в группе «Буфер обмена» раскройте меню кнопки «Вставить».
  • В списке команд выберите пункт «Вставить связь» (рис. 4.4).
  • Закрепите результат щелчком по клавише Esc.

Примечание

Дальнейшее изменения значений в исходной ячейке будут автоматически отображаться в связанной ячейке.

Рис. 4.4. Вкладка «». Меню кнопки «Вставить». Пункт «Вставить связь»

Связь между таблицами Excel – это формула, которая возвращает данные с ячейки другой рабочей книги. Когда вы открываете книгу, содержащую связи, Excel считывает последнюю информацию с книги-источника (обновление связей)

Межтабличные связи в Excel используются для получения данных как с других листов рабочей книги, так и с других рабочих книг Excel. К примеру, у вас имеется таблица с расчетом итоговой суммы продаж. В расчете используются цены на продукт и объем продаж. В таком случае имеет  смысл создать отдельную таблицу с данными по ценам, которые будут подтягиваться с помощью связей первой таблицы.

Когда вы создаете связь между таблицами, Excel создает формулу, которая включает в себя имя исходной книги, заключенную в скобки [], имя листа с восклицательным знаком на конце и ссылку на ячейку.

Создание связей между рабочими книгами

  1. Открываем обе рабочие книги в Excel
  2. В исходной книге выбираем ячейку, которую необходимо связать, и копируем ее (сочетание клавиш Ctrl+С)
  3. Переходим в конечную книгу, щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, куда мы хотим поместить связь.

    Из выпадающего меню выбираем Специальная вставка

  4. В появившемся диалоговом окне Специальная вставка выбираем Вставить связь.

Есть еще один, более простой, вариант создания связи между таблицами.

В ячейку, куда  мы хотим вставить связь, ставим знак равенства (так же как и для обычной формулы), переходим в исходную книгу, выбираем ячейку, которую хотим связать, щелкаем Enter.

Вы можете использовать инструменты копирования и автозаполнения для формул связи так же, как и для обычных формул.

Прежде чем создавать связи между таблицами

Прежде чем вы начнете распространять знания на свои грандиозные идеи, прочитайте несколько советов по работе со связями в Excel:

Делайте легко отслеживаемые связи. Не существует автоматического поиска всех ячеек, содержащих ссылки. Поэтому, используйте определенный формат, чтобы быстро идентифицировать связи с другими таблицами, в противном случае, документ, содержащий ссылки, может разрастись до такой степени, что его будет трудно поддерживать.

Автоматические вычисления. Исходная книга должна работать в режиме автоматического вычисления (установлено по умолчанию). Для переключения параметра вычисления перейдите по вкладке Формулы в группу Вычисление. Выберите Параметры вычислений –> Автоматически.

Избегайте циклические ссылки. Циклическиесвязи – когда две рабочие книги содержат ссылки друг на друга – могут быть причиной медленного открытия и работы файла.

Обновление связей

Для ручного обновления связи между таблицами, перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи.

В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Обновить.

Разорвать связи в книгах Excel

Разрыв связи с источником приведет к замене существующих формул связи на значения, которые они возвращают. Например, связь =Цены!$B$4 будет заменена на 16. Разрыв связи нельзя отменить, поэтому прежде чем совершить операцию, рекомендую сохранить книгу.

Перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи. В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Разорвать связь.

При выполнении определенных задач в Excel иногда приходится иметь дело с несколькими таблицами, которые к тому же связаны между собой. То есть, данные из одной таблицы подтягиваются в другие и при их изменении пересчитываются значения во всех связанных табличных диапазонах.

Связанные таблицы очень удобно использовать для обработки большого объема информации. Располагать всю информацию в одной таблице, к тому же, если она не однородная, не очень удобно. С подобными объектами трудно работать и производить по ним поиск.

Указанную проблему как раз призваны устранить связанные таблицы, информация между которыми распределена, но в то же время является взаимосвязанной.

Связанные табличные диапазоны могут находиться не только в пределах одного листа или одной книги, но и располагаться в отдельных книгах (файлах).

Последние два варианта на практике используют чаще всего, так как целью указанной технологии является как раз уйти от скопления данных, а нагромождение их на одной странице принципиально проблему не решает. Давайте узнаем, как создавать и как работать с таким видом управления данными.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.