Создание базы данных в Microsoft Excel

Содержание

Создание базы данных в Excel

Создание базы данных в Microsoft Excel
63318 08.09.2016 Скачать пример

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access.

Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна.

Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж  должна уметь:

  • хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
  • иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
  • автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
  • выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных – все равно). Принципиально важно, превратить их в “умные таблицы” с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем.

Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке (Home – Format as Table).

На появившейся затем вкладке Конструктор(Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три “умных таблицы”:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайссодержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты – город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за “человеческого фактора”. Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW). Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY).

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP). Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные – Проверка данных (Data – Validation), указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

=ДВССЫЛ(“Клиенты[Клиент]”)

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка “завернутая” в функцию ДВССЫЛ работает при этом “на ура” (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer).

Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл – Параметры – Настройка ленты (File – Options – Customize Ribbon).

В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert – Module и вводим туда код нашего макроса:

Sub Add_Sell() Worksheets(“Форма ввода”).Range(“A20:E20”).Copy 'копируем строчку с данными из формы n = Worksheets(“Продажи”).Range(“A100000”).End(xlUp).Row 'определяем номер последней строки в табл. Продажи Worksheets(“Продажи”).Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'вставляем в следующую пустую строку Worksheets(“Форма ввода”).Range(“B5,B7,B9”).ClearContents 'очищаем форму End Sub

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer – Insert – Button):

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас – какой именно макрос нужно на нее назначить – выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям.

В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также “кушает” немало ресурсов Excel.

Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations). В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы.

Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка – Сводная таблица (Insert – Pivot Table). В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е.

таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все “умные таблицы”, которые есть в книге.

А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений – и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh), т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX).

Ссылки по теме

Источник: https://www.planetaexcel.ru/techniques/2/1233/

База данных в Excel: особенности создания, примеры и рекомендации

Создание базы данных в Microsoft Excel

Excel является мощным инструментом, совмещающим в себе большинство полезных и нужных пользователям функций. К ним относятся графики, таблицы, диаграммы, ведение учета, составление расчетов, вычисления различных функций и так далее. Из этой статьи мы узнаем, как создать базу данных в Excel, для чего она нужна, и какие советы помогут нам облегчить с ней работу.

Что такое база данных?

Это специальная структура, содержащая и хранящая в себе информационные материалы самого разного назначения. Говоря простым языком, это набор организованных и разложенных по полочкам сведений.

Сколько человек учатся в классе, их характеристики, даты рождения и табель успеваемости – все это в совокупности представляет собой базу данных.

Она нужна везде – на промышленных и технических предприятиях, в образовательных и медицинских учреждениях, в силовых структурах и даже в заведениях общественного питания. Ведь список блюд, их рецептура с калорийностью, а также описание тоже является вместилищем данных.

Здесь мы разобрались. Теперь нужно узнать, что представляет собой база данных в Excel, и как ее создать.

Создание хранилища данных в Excel

База, создаваемая нами, будет простой и без изысков. Настоящие же вместилища данных – довольно громоздкие и представляют собой большую информационную систему с внутренним «ядром», которое состоит из множества строк программного кода и написано специалистом.

Наша работа будет представлять собой одну таблицу, в которой будет вся нужная информация. Прежде чем приступить к решению вопроса, как сделать базу данных в Excel, нужно узнать специальные термины, использующиеся при взаимодействии с ней.

Горизонтальные строки в разметке листа «Эксель» принято называть записями, а вертикальные колонки – полями. Можно приступать к работе. Открываем программу и создаем новую книгу. Затем в самую первую строку нужно записать названия полей.

Особенности формата ячеек

Полезно узнать о том, как правильно оформлять содержимое ячейки. Если ваша база данных в Excel будет содержать какие-либо денежные суммы, то лучше сразу в соответствующих полях указать числовой формат, в котором после запятой будет идти два знака.

А если где-либо встречается дата, то следует выделить это место и также установить для него соответствующий формат. Таким образом, все ваши данные будут оформлены правильно и без ошибок.

Все операции с пустыми полями программы производятся через контекстное меню «Формат ячеек».

Также немаловажно и соответствующее оформление проекта. Лист, на котором находится проект, нужно подписать, чтобы избежать путаницы.

Для того чтобы система могла отличать простое содержание от заголовков и подписей, следует выделять их курсивом, подчеркиванием или жирным шрифтом, при этом не забывая помещать названия в отдельные, не объединенные поля.

Это стоит делать для возможности использования таких инструментов, как автоформа и автофильтр.

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

Создание базы данных в Excel – занятие трудное и кропотливое. Чтобы помочь пользователю облегчить работу, программа может предложить ему автоматическое заполнение ячеек заранее заданной информацией. Например, ширина столбца, высота строки, размер и тип шрифта, цвет поля и т. д. – все может в один клик сделать за вас автоформа, если правильно ее настроить. Удобно, правда?

Фиксация «шапки» базы данных

Кроме этого, не нужно забывать о закреплении первой строки.

В Excel 2007 это можно совершить следующим образом: перейти на вкладку «Вид», затем выбрать «Закрепить области» и в контекстном меню кликнуть на «Закрепить верхнюю строку». Это требуется, чтобы зафиксировать «шапку» работы.

Так как база данных Excel может быть достаточно большой по объему, то при пролистывании вверх-вниз будет теряться главная информация – названия полей, что неудобно для пользователя.

После того как верхняя строка закреплена, выделяем первые три строки в будущей базе данных и добавляем границы ячеек.

Продолжение работы над проектом

Для того чтобы продолжить работу, необходимо придумать основную информацию, которую будет содержать в себе база данных в Excel. Пример ее приведен ниже.

Допустим, мы хотим создать базу данных собранных средств с родителей в фонд школы. Размер суммы не ограничен и индивидуален для каждого человека.

Пусть в классе учится 25 детей, значит, и родителей будет соответствующее количество.

Чтобы не нагромождать базу данных большим числом записей, стоит сделать раскрывающиеся списки, которые спрячут лишнюю информацию, а когда она снова потребуется, они услужливо предоставят ее опять.

Как создать раскрывающиеся списки?

Копируем названия полей и переносим их на пустой лист, который для удобства также необходимо назвать. Пусть это будет, к примеру, «Родители». После того как данные будут скопированы, под ними записываем в пустые ячейки все необходимые сведения.

Для того чтобы база данных MS Excel предоставляла возможность выбора данных из раскрывающегося списка, необходимо создать специальную формулу. Для этого нужно присвоить всем сведениям о родителях диапазон значений, имена.

Переходим на тот лист, где записаны все данные под названием «Родители» и открываем специальное окно для создания имени. К примеру, в Excel 2007 это можно сделать, кликнув на «Формулы» и нажав «Присвоить имя». В поле имени записываем: ФИО_родителя_выбор.

Но что написать в поле диапазона значений? Здесь все сложнее.

Диапазон значений в Excel

Существует несколько видов диапазонов значений. Диапазон, с которым мы работаем, называется динамическим. Это означает, что все проименованные ячейки в базе данных могут изменять свои границы. Их изменение происходит в зависимости от количества значений в определенном диапазоне.

Чтобы получился динамический диапазон, необходимо использовать формулу СМЕЩ. Она, независимо от того, как были заданы аргументы, возвращает ссылку на исходные данные. В выпадающем списке, который получится в итоге, не должно встречаться пустых значений. С этим как раз превосходно справляется динамический диапазон.

Он задается двумя координатами ячеек: верхней левой и правой нижней, словно по диагонали. Поэтому нужно обратить внимание на место, откуда начинается ваша таблица, а точнее, на координаты верхней левой ячейки. Пусть табличка начинается в месте А5. Это значение и будет верхней левой ячейкой диапазона.

Теперь, когда первый искомый элемент найден, перейдем ко второму.

Нижнюю правую ячейку определяют такие аргументы, как ширина и высота. Значение последней пусть будет равно 1, а первую вычислит формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).

Итак, в поле диапазона записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем клавишу ОК. Во всех последующих диапазонах букву A меняем на B, C и т. д.

Работа с базой данных в Excel почти завершена. Возвращаемся на первый лист и создаем раскрывающиеся списки на соответствующих ячейках.

Для этого кликаем на пустой ячейке (например B3), расположенной под полем «ФИО родителей». Туда будет вводиться информация.

В окне «Проверка вводимых значений» во вкладке под названием «Параметры» записываем в «Источник» =ФИО_родителя_выбор. В меню «Тип данных» указываем «Список».

Аналогично поступаем с остальными полями, меняя название источника на соответствующее данным ячейкам. Работа над выпадающими списками почти завершена. Затем выделяем третью ячейку и «протягиваем» ее через всю таблицу. База данных в Excel почти готова!

Внешний вид базы данных

Красивое оформление тоже играет немалую роль в создании проекта. Программа Excel может предложить на выбор пользователя самые различные способы оформления базы данных.

Количество цветовых схем очень богатое, нужно только выбрать подходящую по душе расцветку.

Кроме того, совсем необязательно выполнять всю базу данных в едином стиле, можно раскрасить одну колонку в голубой цвет, другую – в зеленый и т. д.

Как перенести базу данных из Excel в Access

Не только лишь Excel может сделать базу данных. Microsoft выпустила еще один продукт, который великолепно управляется с этим непростым делом. Название ему – Access. Так как эта программа более адаптирована под создание базы данных, чем Excel, то и работа в ней будет более быстрой и удобной.

Но как же сделать так, чтобы получилась база данных Access? Excel учитывает такое желание пользователя. Это можно сделать несколькими способами:

  • Можно выделить всю информацию, содержащуюся на листе Excel, скопировать ее и перенести в другую программу. Для этого выделите данные, предназначенные для копирования, и щелкните правой кнопкой мышки. В контекстном меню нажимайте «Копировать». Затем переключитесь на Access, выберите вкладку «Таблица», группу «Представления» и смело кликайте на кнопку «Представление». Выбирайте пункт «Режим таблицы» и вставляйте информацию, щелкнув правой кнопкой мышки и выбрав «Вставить».
  • Можно импортировать лист формата .xls (.xlsx). Откройте Access, предварительно закрыв Excel. В меню выберите команду «Импорт», и кликните на нужную версию программы, из которой будете импортировать файл. Затем нажимайте «ОК».
  • Можно связать файл Excel с таблицей в программе Access. Для этого в «Экселе» нужно выделить диапазон ячеек, содержащих необходимую информацию, и, кликнув на них правой кнопкой мыши, задать имя диапазона. Сохраните данные и закройте Excel. Откройте «Аксесс», на вкладке под названием «Внешние данные» выберите пункт «Электронная таблица Эксель» и введите ее название. Затем щелкните по пункту, который предлагает создать таблицу для связи с источником данных, и укажите ее наименование.
  • Вот и все. Работа готова!

    Источник

    Источник: https://pomogaemkompu.temaretik.com/925890143160895651/baza-dannyh-v-excel-osobennosti-sozdaniya-primery-i-rekomendatsii/

    База данных в Excel

    Создание базы данных в Microsoft Excel

    29 Апр 2014
    Рубрика: Справочник Excel | 17 комментариев

    Хотя в MS Office для создания обширных сложно связанных баз данных и последующей работы с ними предназначена программа Access, миллионы пользователей по всему миру предпочитают создавать простые (и не очень) базы данных в Excel. Причин этому  несколько, и самая…

    …главная из них – широчайшая распространенность, доступность и известность программы Excel, имеющей огромную аудиторию пользователей   в отличие от программы Access, в которой работают в основном профессиональные программисты!

    Если вы задумали вести дневник затрат на автомобиль, составить фильмотеку и управлять ей, вести учет выпускаемой продукции на работе, грамотно вести учет закупок и продаж в бизнесе, то вам неизбежно придется создавать базы данных и использовать при обработке данных разнообразные фильтры и генераторы всевозможных отчетов.

    Этот пост открывает небольшой, но важный цикл коротких простых статей об азах грамотного хранения информации и способах обеспечения быстрого и удобного доступа к этим данным.

    Адресован этот цикл статей в основном начинающим, но, возможно, он будет полезен и более опытным пользователям для систематизации и повторения ранее полученных знаний.

    Чуть-чуть теории

    Обычная двухмерная таблица Excel, созданная с соблюдением некоторых определенных правил является таблицей базы данных.

    Столбцы таблицы Excel – это поля базы данных, а строки – это записи базы данных.

    Поле (столбец) содержит информацию об одном признаке для всех записей базы данных.

    Запись (строка) состоит из нескольких (по числу полей) разнообразных информационных сообщений (признаков), характеризующих один объект базы данных.

    Расширяемая база данных – это таблица, в которую постоянно добавляются новые записи (строки) информации. При этом названия и количество полей (столбцов) остаются неизменными.

    Все вышесказанное очень важно понимать, знать, и помнить!

    Создавая таблицу базы данных в Excel, необходимо выполнять несколько важных правил, которые облегчат в будущем вашу жизнь при извлечении информации! Их нетрудно запомнить!

    Основные правила создания базы данных в Excel

    1. Первая строка базы данных должна содержать заголовки столбцов!

    2. Каждая последующая строка базы данных должна содержать хотя бы одну заполненную данными ячейку.

    3. Не следует применять объединенные ячейки в пространстве таблицы базы данных!

    4. Каждый столбец должен содержать только один тип данных – или текст, или числа, или даты!

    5. Вокруг базы данных ячейки должны быть пустыми, либо это должен быть край рабочего пространства листа.

    6. Необходимо присвоить диапазону базы данных имя.

    7. Следует объявить диапазон базы данных списком.

    Пример

    В качестве примера создадим небольшую учебную базу данных в Excel, представляющую записи  информации о работе участка завода, выпускающего строительные металлоконструкции.

    Начальник участка ведет базу данных в Excel. Он ежедневно вводит информацию о выпущенной продукции. Для чего он это делает и ответы, на какие вопросы может получить в будущем, мы узнаем в последующих статьях. А пока займемся созданием информационного пространства для хранения важных данных о производстве.

    Загружаем программу MS Excel и приступаем к работе.

    1. Заголовок базы данных «Выпуск металлоконструкций участком №2» располагаем в объединенных ячейках A6…F6, оставляя сверху рабочего листа несколько строк пустыми.  Эти строки могут понадобиться в будущем при анализе данных.

    Написанный заголовок не будет находиться в области базы данных! Строка №6 не имеет отношения к таблице базы данных, обратите на это внимание!!!

    2. В ячейки A7…F7 записываем заголовки столбцов – полей базы данных.

    3. Далее построчно в ячейки A8…E17 заносим записи о выпуске металлоконструкций.

    4. В ячейку F8 вписываем формулу: =D8*E8 и копируем ее в ячейки F9…F17.

    5. Присваиваем диапазону базы данных имя.

    Для этого выделяем область базы данных вместе с заголовками столбцов A7…F17; в главном меню выбираем «Вставка» — «Имя» — «Присвоить…». В выпавшем окне «Присвоение имени» пишем имя, например — БД2 и нажимаем на кнопку «ОК» – диапазону присвоено имя!

    6. Объявляем диапазон базы данных списком.

    Для этого вновь выделяем область базы данных вместе с заголовками столбцов; в главном меню выбираем «Данные» — «Список» — «Создать список».
    В выпавшем окне «Создание списка» проверяем правильность указанной области расположения данных и наличие галочки у надписи «Список с заголовками». Нажимаем на кнопку «ОК» – список создан!

    База данных в Excel готова!

    Итоги

    Если активировать любую из ячеек внутри списка («встать мышью»), то мы увидим:

    1. Объявленный список окаймлен синей жирной граничной линией.

    2. На заголовки списка наложен автофильтр, кнопки которого появились в ячейках с заголовками столбцов.

    3. В самом низу списка появилась пустая строка со звездочкой в начале, приглашающая добавить очередную запись в базу данных.

    Итак, созданный список является автоматически расширяющейся базой данных в Excel с именем БД2. Можно продолжать наполнять ее информацией. По мере готовности к отгрузке изделий (в производстве металлоконструкций они называются отгрузочными марками или просто — марками) начальник участка должен делать очередные построчные записи.

    Для чего мы уделили столько внимания созданию элементарной таблицы?! Это всем станет понятно, когда будем фильтровать, сортировать данные и формировать различные отчеты по запросам, но об этом читайте в последующих статьях.

     Эти азы работы с информацией в Excel я постараюсь изложить максимально кратко, интересно и просто.

    Правильная и продуманная предварительная подготовка «скелета» для хранения информации — это залог того, что в будущем вы легко найдете необходимые данные!

    Для получения информации о выходе новых статей и для скачивания файлов – примеров прошу Вас подписаться на анонсы в окне, расположенном в конце статьи или в окне вверху страницы.

    Прошу уважающих труд автора  скачивать файл после подписки на анонсы статей!

    Ссылка на скачивание файла с примером: database (xls 31,0 KB).

    Источник: http://al-vo.ru/spravochnik-excel/baza-dannyx-v-excel.html

    Как создать реляционную базу данных в Excel

    Реляционная база данных – это такая база, в которой отношения между информацией в таблицах четко определены. Это важно для работы с большим количеством бизнес информации. Такой подход позволяет быстро находить и получать информацию, отображать одну и ту же информацию под различным ракурсом и избегать ошибок и дублирования. Попробуем сделать что-то подобное с помощью Excel.

    Чтобы облегчить задачу, разберем пример с двумя таблицами: основной и дополнительной. Основная таблица зачастую содержит уникальные записи (такие как имя, адрес, город, область и т.д.). Она редко редактируется, за исключение, если, к примеру, вам нужно добавить или удалить запись.

    Одной записи основной таблицы может соответствовать несколько записей из дополнительной (или дочерней) таблицы. Эта связь называется один-ко-многим. Информация в дочерней таблице – такая как, ежедневные продажи, цена на продукт, количество – обычно периодически изменяется.

    Чтобы избежать повторения всей информации из основной таблицы в дополнительной таблице, необходимо создать отношения, используя уникальное поле, такое как ID Продаж, и позволить Excel сделать все остальное.

    К примеру, у вас имеется 10 продавцов со своей уникальной информацией (основная таблица). Каждый продавец имеет 200 продуктов, которые он продает (дополнительная таблица). В конце года вам необходимо создать отчет, который отображает результаты продаж каждого сотрудника.

    Плюс к этому, вам необходимо создать отчет, который отображает результаты продаж по городам.

    В этом примере мы создадим основную таблицу с информацией о продавцах и дополнительную таблицу, которая отображает информацию о продажах. ID Продаж – это поле, которое будет соединять таблицы. В конечном итоге мы создадим отчет (или сводную таблицу), которая покажет информацию с максимальными продажами.

    Создание основной и дополнительной таблиц

    Наша основная таблица будет содержать 4 поля: ID Продаж, Имя продавца, Адрес и Город. Создайте таблицу аналогично изображению на рисунке. Данные для таблицы можно взять из файла прикрепленном в конце статьи.

    Моя таблица имеет двадцать продавцов из 3-х различных городов, по которым в дальнейшем мы будем делать отчет.

    Теперь необходимо превратить данные в настоящую таблицу Excel. Для этого выделяем весь диапазон вместе с заголовками. Переходим во вкладку в группу Стили. Нажимаем кнопку Форматировать как таблицу, из выпадающего меню выбираем стиль, который мы хотим придать таблице.

    После щелчка по стилю появится диалоговое окно Форматирование таблицы, в котором вы увидите поле с адресом выделенного диапазона. Убедитесь, что стоит галочка Таблица с заголовками и нажмите кнопку ОК. После этого диапазон данных приобретет выбранный формат и превратится в таблицу Excel.

    Осталось дать имя нашей таблице. Выберите любую ячейку в таблице, перейдите по вкладке Работа с таблицами -> Конструктор в группу Свойства. В поле Имя таблицы поменяйте название таблицы на Основной.

    Аналогичным способом создаем дополнительную таблицу с информацией о сумме продаж по кварталам для каждого сотрудника. Внешний вид оформления таблицы вы видите на изображении ниже.

    Также таблице необходимо дать более осмысленное название, например, Продажи.

    Определение отношений между таблицами

    Первое правило сводных таблиц: отношения между таблицами определяются в системе отчетов сводной таблицы, с использованием инструмента Отношения. Не пытайтесь с самого начала определить связи между таблицами – инструмент формирования отчетов сводных таблиц все равно их не воспримет.

    Выделяем таблицу с продажами, во вкладке Вставка переходим в группу Таблицы, щелкаем Сводная таблица.

    В появившемся диалоговом окне Создание сводной таблицы в поле Таблицы или диапазон убеждаемся, что указана таблица Продажи. Также ставим галку напротив поля Добавить эти данные в модель данных и щелкаем кнопку ОК.

    Excel создаст новый лист с пустой сводной таблицей. В левой части экрана появится панель Поля сводной таблицы. Чтобы свести данные обоих таблиц, в панели Поля сводной таблицы вкладки Активная проставьте галочки напротив пунктов Квартал 1, Квартал 2, Квартал 3 и Квартал 4.

    Excel построит сводную таблицу с данными по кварталам, пока не обращайте на нее внимание. Далее в этой же панели переходим на вкладку Все, где вы увидите обе наши таблицы. Ставим галочку напротив поля Город, таблицы Основной.

    Появится желтое поле с уведомлением Могут потребоваться связи между таблицами, щелкаем кнопку Создать.

    В появившемся диалоговом окне Создание связи необходимо определить отношения между таблицами. Выберите из выпадающего списка Таблица пункт Продажи, а из выпадающего списка Столбец (Чужой) пункт ID Продаж.

    Помните, что ID Продаж единственное поле, которое находится в обоих таблицах. Из списка Связанная таблица выбираем Основной, из списка Связанный столбец (первичный ключ) — пункт ID Продаж.

    Жмем ОК.

    Excel создаст связи и отобразит результирующий отчет на экране. Дайте имя вашему отчету, и он будет готов.

    С новыми возможностями создания реляционных баз данных и таблиц, этот процесс значительно упрощается. И вы можете строить необходимые отчеты и получать специфические данные за считанные минуты.

    Вам также могут быть интересны следующие статьи

    Источник: http://exceltip.ru/%D1%81%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B1%D0%B0%D0%B7%D1%8B-%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B2-excel/

    Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

    Создание базы данных в Microsoft Excel

    Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

    Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы.

    Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей.

    Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

    То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel – это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

    База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

    Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

    Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

    Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

    Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

    Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.

    

    Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

    Как создать базу данных клиентов в Excel:

    1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).
    2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.
    3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».
    4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

    Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

    Как вести базу клиентов в Excel

    Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

    1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».
    2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

    Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

    Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

    БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

    1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».
    2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

    Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

    В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

    • Автофильтр;
    • фильтр по выделенному диапазону.

    Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

    1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».
    2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».
    3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.
    4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.
    5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».
    6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

    Готово!

    Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

    1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.
    2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

    Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

    • сумма (суммировать данные);
    • счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
    • среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
    • максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
    • произведение (результат умножения данных);
    • стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

    Порядок работы с финансовой информацией в БД:

    1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» – «Промежуточные итоги».
    2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

    Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

    Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

    Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

    Источник: https://exceltable.com/bazy-dannyh-xml/sozdanie-bazy-dannyh-v-excel

    Работа с базами данных в MS Excel

    Создание базы данных в Microsoft Excel

    ВВЕДЕНИЕ

    1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL.

    1.1. Как создать базу данных.

    1.2. Как выполнить поиск, изменение и удаление записей.

    1.3. Обработка данных в БД.

    1.4. Обмен данными.

    2.1. Проектирование базы данных.

    2.1.1. Структура базы данных

    2.1.2. Определение формул для вычисляемой части базы данных.

    2.2. Создание базы данных.

    2.2.1 Создание заголовка таблицы и первой строки.

    2.2. Заполнение таблицы с помощью Мастера форм.

    2.3. Ведение базы данных

    2.3.1. Редактирование полей.

    2.2. Редактирование записей

    2.4.Начальная обработка данных.

    2. 4.1. Добавление суммы по столбцам

    2.4.2. Добавление суммирования по критерию.

    2.5. Сортировка базы данных.

    2.5.1. Простая сортировка по полю.

    2.5.2 Сортировка по нескольким полям.

    2.6. Формы представления информации, содержащейся в базе данных.

    2.6.1. Добавление промежуточных итогов.

    2.6.2. Работа со структурой

    2.7. Анализ информации, содержащейся в базе данных.

    2.7.1 Вычисление статистических характеристик

    2.7.2. Работа с функциями из раздела Базы данных

    2.8. Выборочное использование данных

    2.8.1. Пользовательский автофильтр.

    2.8.2 Расширенный фильтр.

    2.9. Графическое представление данных.

    Термин электронные таблицы можно определить как “программный продукт, широко используемый для описания великого множества пакетов моделирования, реализованных для микрокомпьютеров, и который происходит от сходства с “разворотом листа бумаги”, разбитым на строки и столбцы”.

    Электронные таблицы используются для построения моделей, то есть разрешают определять, какую информацию следует представлять в модели, как ее представлять и как должна манипулировать данными соответствующая программа. Модель представляет в математических терминах отношения между важными переменными, которые характеризуют определенную ситуацию в бизнесе.

    Примерами пакетов ведения электронных таблиц являются Supercalc , Lotus 1-2-3 и MS Excel. В данной работе мы будем рассматривать работу с базами данных в MS Excel.

    Если возникает потребность в приобретении пакета ведения электронных таблиц, следует убедиться в том, что они, кроме основных характеристик, которые будут детально рассмотрены ниже, владеют следующими возможностями:

    (а) средства обучения, предлагаемые основным разработчиком или независимой консультационной компанией (доступность и цена);

    (б) качество документации, которая поставляется с пакетом;

    (в) интеграция с другими функциями (например, передачи данных из электронных таблиц в текстовый процессор или введение информации из базы данных).

    Для работы с электронными таблицами необходимо, как правило, не меньшее 512 Кбайт оперативной памяти. Ввод и вывод данных осуществляются через видеотерминал и клавиатуру с применением для получения твердых копий принтера. Сферы использования электронных таблиц ограничены только воображением пользователя, а также количеством “строк и столбцов” таблицы.

    База данных (date base) – это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы.

    При таком информационном отображении предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения между ними, что соответствует так называемой реляционной точке зрения на базы данных.

    Excel умеет складывать, вычитать, умножать, делить и выполнять множество других операций. Excel дает возможность предварительно проанализировать последствия принятия тех или иных решений при конкретных обстоятельствах. Excel позволяет автоматизировать не только расчеты как таковые, но позволяет создавать и работать с разнообразными картотеками, системами учета, базами данных и т.п.

    Вопросы сбора данных, их хранения, учета и обработки можно решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для обозначения базы данных.

    База данных – это особый тип рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде.

    Например, можно создать базу данных с фамилиями, именами, адресами и номерами телефонов ваших знакомых или список группы со всей информацией об итогах сессии и о размере соответствующей стипендии или ее отсутствии.

    База данных представляет собой последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и отводится столбец.

    1.1. Как создать базу данных.

    Создание базы данных обеспечивает интеграцию данных и возможность централизованного управления данными, снабжая информацией определенных пользователей.

    Создание базы данных (БД) начинается с проектирования БД, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата…), длины каждого поля ( максимального количества символов ), типа данных (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые). Возможность использовать вычисляемые поля – основная особенность баз данных в Excel.

    База данных создается в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил:

    -Строка заголовков столбцов (верхняя строка списка ) должна быть заполнена именами полей.

    -Каждая запись должна размещаться в отдельной строке.

    -Первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно за строкой заголовков.

    -Следует избегать пустых строк между записями.

    Создание и поддержка базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк ) данных . Чтобы создать форму данных для новой базы, следует ввести сначала строку (или столбец ) с именами полей и поместить в следующей строке запись ¾ образец заполнения базы.

    При этом необходимо отформатировать каждый элемент поля, помня, что таким же образом будут отформатированы все последующие элементы в этом поле. В вычисляемые поля вводятся расчетные формулы. Так в приведенном примере в столбцы «Ср.балл» и «Стипендия» введены формулы:

    Примечание. В ячейки E2:H2 таблицы вводятся оценки, а в ячейку I2 – средний балл. Стипендия вычисляется по формуле: если Ср.балл меньше 4, стипендия не начисляется (=0); если Ср.балл больше 4, но меньше 4.5, начисляется стипендия 12 гр., а если больше 4.5, то – 15гр.

    Затем необходимо отметить обе строки ( с именами полей и формулами ) и выбрать команду Форма из меню Данные. После этого Excel анализирует введенную в первые две строки информацию и создает форму с данными, в которой сверху вниз перечислены все имена полей в левой части и элементы первой записи в текстовых окнах рядом с ними. Текстовые окна у вычисляемых полей отсутствуют.

    Чтобы ввести новую запись, нужно щелкнуть на кнопке Добавить и ввести данные в пустые поля. Для перехода к очередному полю следует нажимать клавишу .При заполнении БД необходимо соблюдать следующие правила:

    -Нельзя нажимать клавишу Enter для перехода к следующему полю, так как при этом добавится неполная запись!

    -Чтобы отредактировать значение в пройденном поле, следует нажимать клавиши для возврата в нужное поле.

    -Чтобы заменить ранее введенное значение, необходимо просто начать вводить нужное в этом поле.

    -Чтобы отредактировать только некоторые символы значения поля, следует нажимать клавишу < ¬– > или щелкнуть I-образным указателем мыши на том месте, куда необходимо поместить курсор.

    -При вводе даты необходимо придерживаться известного программе формата

    -При вводе чисел с лидирующими нулями (кроме почтовых индексов), вводится апостроф перед первым нулем, что воспринимается Excel как текстовая метка (при этом апостроф в БД не вводится).

    -После заполнения всей записи необходимо нажать клавишу Enter или щелкнуть на кнопке Добавить, в результате чего Excel вставит новую запись последней в БД и выведет на дисплей пустую форму для ввода следующей записи.

    -После завершения ввода записей следует нажать клавишу или щелкнуть на кнопке Закрыть , чтобы закрыть форму данных.

    -Сохранить рабочую таблицу командой Сохранить из меню Файл или щелкнуть на инструменте Сохранить на стандартной панели инструментов.

    1.2. Как выполнить поиск, изменение и удаление записей

    Доступ к данным обеспечивает система управления данными. В ее функции входят поиск, исправление, добавление и удаление данных. Причем операция поиска является главной.

    Форма данных служит не только для создания БД, но и для поиска нужной записи, для ее редактирования или для дальнейшего удаления ненужной записи.

    Если в БД сравнительно немного записей, поиск нужной записи можно выполнить следующим образом:

    – установить табличный курсор где-либо в БД;

    – выполнить последовательность команд Данные – Форма ;

    – нажимать кнопку Далее в появившейся форме или клавишу Enter, пока не появится нужная запись, или воспользоваться полосой прокрутки справа от списка имен полей, щелкая на кнопке со стрелкой вниз в нижней ее части ;

    – для перемещения к предыдущей записи нажать или щелкнуть на стрелке вверху полосы прокрутки;

    Источник: http://MirZnanii.com/a/114257/rabota-s-bazami-dannykh-v-ms-excel

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.