Уменьшение размера файла в Microsoft Excel

Содержание

Как уменьшить размер файла Excel и заставить его работать быстрее

Уменьшение размера файла в Microsoft Excel

Каждый, кто часто имеет дело с Excel и созданными в нем документами, рано или поздно сталкивается с проблемой медленной работы файла.

«Файл тормозит, что делать?» Такой вопрос часто можно увидеть на форумах, тематических сайтах или просто в списке запросов поисковика. Чаще всего подобная проблема сопровождается гипертрофированными размерами книги Excel.

Из этой статьи вы узнаете несколько самых действенных способов уменьшения размера файла и ускорения его работы. 

1. Уменьшаем размер используемого диапазона листа

Наиболее часто проблема увеличения размера книги и ее торможения бывает связана с разросшимся используемым диапазоном листа.

Это тот диапазон, который Excel запоминает и с которым каждый раз работает.

Если вы используете на листе всего несколько ячеек, но когда то у вас там была таблица в 1000 строк, то даже после ее удаления Excel будет обрабатывать все эти строки, тем самым замедляя работу файла. 

Чтобы проверить, есть ли на листе лишние пустые столбцы и строки нужно нажать сочетание клавиш «Ctrl+End». Вы попадете в последнюю ячейку, которую использует программа. Если она явно за пределами ваших данных, то лишние строки и столбцы стоит удалить. Для этого в столбце А встаем в ячейку ниже последней нужной нам строки и нажимаем «Ctrl+Shift+End»

Выделятся все лишние строки. Удаляем их. То же самое повторяем для столбцов. Если их много – файл может зависнуть. В таком случае проще использовать небольшой макрос.

Нажмите Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (как ее активировать – показывали здесь), вставьте новый модуль через меню Insert – Module и скопируйте туда код макроса:

Sub УдалениеЛишнихЯчеек() 

For Each Sht In ActiveWorkbook.Worksheets  

Sht.UsedRange 

Next Sht 

End Sub

Чтобы запустить его – на той же вкладке (1) нажмите кнопку “Макросы” (2), выберите в списке “УдалениеЛишнихЯчеек” (3) и нажмите кнопку “Выполнить” (4).

После проделывания всех операций обязательно сохраняем книгу. 

2. Пересохраняем файл в другом формате

Если кто-то еще пользуется файлами в старом формате XLS, но уже сидит на более новом ПО (Excel 2007 и новее), то есть смысл пересохранить файл в один из новых форматов: XLSX, XLSM, XLSB.

Они более современные, лучше оптимизированы, весят меньше и работают быстрее. Самый компактный из них – XSLB.

При сохранении в этом формате размер файла существенно уменьшится (даже если пересохранить в него “новый” XLSX).

3. Удаляем лишние объекты из книги

Часто при копировании в файл данных из сторонних программ (например, 1С) вместе с ними копируются лишние объекты (фигуры, картинки и прочее), которые не всегда можно сразу заметить на листе. Чтобы проверить, есть ли в файле лишние объекты, нужно найти на ленте команду “Найти и выделить” (1) и выбрать “Область выделения” (2). Откроется список объектов листа (3).

Удалить все объекты можно выделив их и нажав клавишу Delete. Чтобы выделить все объекты снова используем команду “Найти и  выделить” (1), выбираем пункт “Выделить группу ячеек” (2) и в открывшемся окне выбираем “Объекты” (3).

Если объектов много, то имеет смысл удалять их простым макросом. Код – ниже. Его нужно запустить поочередно на каждом листе. 

Sub УдаляемОбъекты()

For each shp in ActiveSheet.Shapes       

shp.delete

Next shp

End Sub

4. Уменьшаем размер сводных таблиц

Если в вашем файле есть сводные таблицы, то имеет смысл отключить хранение данных для них вместе с файлом. Это потребует обновления таблицы каждый раз при открытии книги, но уменьшит размер файла.

Для отключения этой опции выберите нужную сводную таблицу, перейдите в ее Параметры (правая кнопка мыши – Параметры сводной таблицы) и на вкладке Данные (1) снимите галочку с пункта “Сохранять исходные данные вместе с файлом” (2). 

5. Заменяем формулы на значения

Если в файле содержится очень много формул, то нужно постараться везде, где это возможно, заменить их на значения. Постоянный пересчет сильно замедляет работу файла. И хоть его можно отключить (как – смотри здесь), рекомендуем избавляться ото всех лишних формул на листах.

6. Удаляем лишнее форматирование

Красивые документы нравятся всем, но чем более пёстрый лист у Вас получился, тем медленнее будет работать файл. А условное форматирование сказывается на быстродействии еще больше, так как основано на формулах и постоянно пересчитывается. Рекомендуем удалять все лишние форматы, оставляя только то, что действительно нужно (как очистить форматы – смотри здесь). Минимализм сейчас в моде. 

Чтобы удалить лишние правила условного форматирования выбираем на вкладке “” инструмент “Условное форматирование”, кнопка “Управление правилами”. В открывшемся диспетчере выбираем весь лист (1), выделяем лишнее правило (2) и удаляем его (3). Повторяем, пока не удалим всё лишнее. 

И помните – никогда не используйте формат целиком для всего столбца или строки! 

7. Удаляем лишние имена

Именованные диапазоны используют далеко не все, но обнаружить их в своем файле может каждый (например, они могли попасть туда при импорте или копировании данных). Весь список можно увидеть в диспетчере имен (“Формулы” – “Диспетчер имен”). Там же можно и удалить все ненужные имена. 

Иногда в книге могут оказаться скрытые имена. Для их удаления придется воспользоваться небольшим макросом.

Sub УдалениеСкрытыхИмен()

For Each Nm In ActiveWorkbook.Names

If Nm.Visible = 0 Then  

Nm.Delete

End If

Next Nm

End Sub

Заключение

Предложенные выше способы помогают решить подавляющее большинство “решаемых” проблем с быстродействием и размером книги.

Однако, помните – если ваш рабочий файл содержит множество сводных таблиц, сложных формул, связи с другими документами, диаграммы и условные форматы – то вполне может быть, что и после всех проделанных операций он будет работать медленно и весить много. Это естественно, так как вычислительные способности  компьютеров и самого Excel не безграничны.

В таких случаях стоит задуматься о том, чтобы оптимизировать саму логику работы файла, подумать над перестраиванием всей модели вычислений. Если такая необходимость возникла, но самостоятельно решение придумать не удалось – можете обращаться к нам. 

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram:  @ExEvFeedbackBot 

С уважением, команда tDots.ru

Источник: https://golos.io/all/%40tdots/kak-umenshit-razmer-faila-excel-i-zastavit-ego-rabotat-bystree

Как уменьшить размер Excel-файла? Работа в

Уменьшение размера файла в Microsoft Excel

По всей видимости, многие пользователи, работающие с табличным редактором Excel, очень часто замечали, что иногда размер сохраняемого или редактируемого файла может существенно увеличиваться без видимых (как кажется) на то причин.

При этом файлы могут раздуваться до такого объема, что с ними становится не только неудобно работать, скажем, в плане пересылки по электронной почте, но и выполнять какие-либо действия в самой программе, которая начинает неимоверно тормозить.

Давайте попытаемся рассмотреть основные простейшие действия, позволяющие несколько уменьшить конечный размер табличного объекта, и будем исходить из понимания работы в «Экселе» для начинающих.

Некоторые методы могут показать достаточно сложными и трудоемкими, поэтому в качестве средства упрощения их выполнения будут приведены готовые решения.

Уменьшение размера файла Excel: основные направления действий

Итак, прежде чем принимать решение по поводу изменения размера табличного файла, попытаемся выяснить, что же в ней может быть такого, что катастрофически увеличивает занимаемое файлом место на жестком диске или съемном носителе. Как правило, не говоря о некоторых специфичных аспектах, чаще всего на конечный размер в наивысшей степени оказывают влияние следующие факторы:

  • устаревший формат файла;
  • ведение журнала изменений для общего доступа к файлу;
  • ненужное форматирование пустых ячеек (строк и столбцов);
  • слишком большое количество вставок-рецензий;
  • наличие в книге скрытых листов, объектов и имен;
  • большое количество формул и связей;
  • большие размеры вставленной графики и т. д.

При выполнении некоторых ниже описываемых действий следует учесть, что они могут быть рассчитаны исключительно на версии Microsoft Excel 2007 и выше. Однако некоторые операции могут применяться и в более старых пакетах вроде модификации 2003 года.

Начнем, пожалуй, с самый примитивных решений. Основы работы в «Экселе» для начинающих как раз касаются аспекта выбора формата сохраняемой табличной структуры.

Некоторые рядовые пользователи, особенно те, кто отдает предпочтение устаревшим версиям офисного пакета, привыкли считать, что основным по умолчанию является формат XLS. До некоторого времени так оно и было. Но этот тип файлов, хоть и используется до сих пор, безнадежно устарел.

Вместо него в качестве основного при сохранении таблицы предлагается относительно новый формат XLSX, который по сравнению со старым имеет меньший размер.

Как уменьшить размер файла Excel в этом случае, по всей видимости, уже догадались все. Нужно просто при сохранении документа в поле типа выбрать как раз формат XLSX.

Однако мало кто знает, что в программе имеется несколько «родных» форматов, и самым интересным с точки зрения уменьшения размера выглядит двоичный формат XLSB. Он по размеру еще меньше.

Таким образом, при сохранении документа можно выбрать и его. Но тут есть свои сложности. Учтите, что в случае, если вам требуется произвести импорт данных из файла Excel, например, в программе «1С», формат двоичной книги использовать нельзя, поскольку в «1С» он не поддерживается.

Одной из ключевых проблем, которые обычно могут встречаться на предприятиях или в офисах, является открытие к таблице общего доступа для редактирования файла несколькими пользователями.

В этом случае увеличение размера тоже возможно, но уже по причине того, что все действия по изменению содержимого таблицы фиксируются в специальном журнале, который сохраняется непосредственно в документе и является его неотъемлемой частью.

В принципе, самым простым и логичным решением станет закрытие общего доступа, но если он все-таки нужен, можно отключить ведение журнала.

В том же Microsoft Excel 2007 или в любой другой версии редактора сделать это можно через меню рецензирования, в котором выбирается пункт управления доступом к книге, а через дополнительную вкладку производится отключение ведения журнала (по умолчанию в нем сохраняются все пользовательские действия в 30-дневный срок).

Как уменьшить размер файла Excel за счет сокращения рабочего диапазона?

Еще одна извечная проблема многих пользователей состоит в том, что они совершенно забывают о том, что абсолютно все ячейки, присутствующие на листе или в книге, не нужны. Для комфортной работы требуются только те, в которых есть данные.

Остальные при открытии или выполнении других действий пересчитываются автоматически, что и приводит к снижению скорости работы. Определить конец диапазона можно путем применения в Excel горячих клавиш Ctrl + End, идентичных для всех программ офисного типа.

При этом рамка перемещается на самую последнюю ячейку с учетом и строки, и столбца.

Если конец диапазона находится очень далеко по всем направлениям, выделите строки, расположенные ниже последней строки, содержащей данные, затем используйте сочетание Ctrl + Shift со стрелкой вниз, и удалите выделенный диапазон, например, выбрав в меню ПКМ соответствующую команду. Ту же процедуру следует проделать с лишними столбцами, но использовать горячие клавиши Excel со стрелкой вправо.

Примечание: обратите внимание, что использовать клавишу удаления Del нельзя. Это приведет только к очистке ячеек, а не к фактическому удалению их самих.

Выделять нужные строки и столбцы можно при помощи мыши при зажатой левой кнопке, двигаясь непосредственно по вертикальной и горизонтальной панелям с цифровыми или буквенными обозначениями ячеек.

Переводить в Excel строки в столбцы и наоборот для удобства работы или отображения информации не нужно, хотя тут – по желанию. После выполнения всех действий файл нужно обязательно сохранить.

Что делать с избыточным форматированием?

Файл Excel очень большого размера уменьшить можно и за счет удаления ненужного форматирования (применения разных шрифтов, заливок, стилей, отступов и т. д.

) как для пустых ячеек рабочего диапазона, так и для содержащих данные.

В этом случае необходимо выделить нужные ячейки, а затем на главной вкладке из блока инструментария редактирования в выпадающем списке выбрать пункт очистки форматов.

Удаление рецензирования

Вставка ненужного количества рецензий, использование которых целесообразно далеко не всегда, тоже прибавляет веса конечному файлу.

Для удаления всех объектов такого типа воспользуйтесь для выделенного диапазона ячеек вкладкой рецензирования и пунктом удаления.

Если же рецензии по каким-то причинам нужны, лучше внесите их в отдельный столбец и вставляйте для каждой строки по мере надобности.

Удаление скрытых листов

Теперь давайте посмотрим, как уменьшить размер файла Excel за счет выполнения некоторых операций со скрытыми листами. Некоторые пользователи могут возразить по поводу их присутствия в книге. А что, если таблицу создавали не вы? То, что листы не показываются среди активных, это еще абсолютно не значит, что их в книге нет, или они не являются пустыми.

В такой ситуации произведите ПКМ на ярлыке листа внизу окна и из контекстного меню выберите пункт «Показать». Аналогичную операцию можно выполнить из раздела «Формат». При необходимости просто удалите листы, в которых нет данных.

Удаление формул и связей

Наконец, приступим к самому сложному варианту действий. Иногда бывает целесообразно избавиться от используемых в ячейках формул и связей, заменив их обычными значениями.

Как сократить размер файла Excel? Для этого достаточно выделить нужный диапазон строки или столбца, затем скопировать его в буфер обмена через ПКМ или сочетание Ctrl + C, после чего, не снимая выделения, через меню ПКМ выбрать вставку и использовать в параметрах вставки пункт «Значения».

Однако такой метод является достаточно неудобным в случае наличия в книге большого количества листов. Заменить все значения можно в редакторе Visual Basic (Alt + F11) путем написания небольшого макроса, представленного на изображении выше.

Опять же, производить преобразование в Excel строк в столбцы не нужно. Это актуально только в том случае, если вам требуется поменять ориентацию основной таблицы для удобства просмотра или редактирования.

Другой практической пользы от таких преобразований нет.

Примечание: при использовании сводных таблиц также желательно отключить сохранение исходных данных непосредственно в файле, выбрав вкладку данных в свойствах таблицы.

Удаление ненужных имен

Что касается присутствия ненужных имен, произвести их просмотр можно за счет применения сочетания Ctrl + F3, однако и они могут оказаться скрытыми.

Отобразить абсолютно все присутствующие имена, опять же, можно путем выполнения специального макроса, показанного выше. После этого избавьтесь от всего того, что вам не требуется.

Если же стоит задача удаления абсолютно всех имен и со всех листов, примените еще один макрос.

Примечание: увлекаться использованием макросов для автоматизации вычислительных процессов тоже не стоит, поскольку и их чрезмерное количество может существенно замедлять работу программы и увеличивать размер конечного файла.

Устранение проблем с изображениями

Наконец, попробуем разобраться, как уменьшить размер файла Excel с картинками. Такие действия не помешают в том случае, если файлы графики, вставляемые в таблицы, имеют высокое разрешение и изначально обладают большими размерами.

Наиболее простым вариантом принято считать предварительно редактирование размеров и разрешений графических объектов в любом редакторе (хоть в Paint), но такая методика при большом количестве изображений выглядит весьма трудоемкой, а выполняемые действия занимают больше времени.

В самом табличном редакторе можно использовать и его собственные средства сжатия (рекомендуется уменьшать разрешение до диапазона порядка 96-150 пикселей на дюйм).

Для выполнения таких операций можно воспользоваться меню формата и выбрать пункт сжатия, указав далее применение действия либо к выбранному объекту, либо ко всем изображениям.

Как и в случае со скрытыми именами, невидимые картинки на выбранном листе удаляются за счет выполнения показанного выше макроса в редакторе VBA.

Итог

По большому счету, это все, что можно сказать по поводу того, как уменьшить размер файла Excel. Очевидно, что некоторые действия для рядового пользователя выглядят слишком сложными, другие ему попросту не понадобятся.

Но, как считается, самым простым и оптимальным вариантом уменьшения размера, занимаемого табличным объектом на жестком диске, является самое обычное сохранение его в новейших форматах (лучше всего в двоичном, поскольку, маловероятно, что обычный пользователь будет производить экспорт данных в какую-то другую специфичную программу). Остается сказать, что названия некоторых разделов меню, пунктов подменю и команд, в зависимости от версии самого редактора, могут отличаться (или отсутствовать вообще). Тем не менее, в большинстве последних модификаций Excel все описанные решения работают без проблем.

Источник: http://fb.ru/article/402886/kak-umenshit-razmer-excel-fayla-rabota-v-eksele-dlya-nachinayuschih

Почему тормозит Excel? Большой размер файла. Не запускается файл Excel 2003, 2007, 2010, 2013

Уменьшение размера файла в Microsoft Excel

Вам прислали файл Excel большого размера? Он сильно тормозит и долго сохраняется? После каждого действия необходимо ждать. При этом, в файле не так много информации. Почему тормозит Excel, причины и следствия, а главное как с этим бороться? Сейчас разберемся.

Тормоза программ пакета MS Office дело распространенное.

Excel тормозит из-за целого ряда причин: неправильное использование функций программы (лишнее условное форматирование, сводные таблицы основанные на огромных массивах, лишние строки в документах).

Excel тоже не идеален и тормоза происходят из-за не совершенства программной части (появляющиеся объекты, папка printerSettings в структуре). Поэтому рекомендуем вам пройтись по всем 10 шагам ниже и не останавливаться на одном.

1. Тормозит Excel? Нужно убрать форматирование в виде таблиц

Иногда диапазон отформатирован в виде специальной таблицы (Верхняя панель — вкладка Вставка — Таблица), это может привести к тому, что сильно тормозит Excel файл, особенно если таблицы большие.

Чтобы определить такой формат, выделите любую ячейку таблицы. Появляется панель «Работа с таблицами» в верхнем меню, самая правая. Выберите всю таблицу затем вкладку Работа с Таблицами, Конструктор — Раздел сервис — Преобразовать в диапазон.

2. Убрать излишнее условное форматирование (если Excel тормозит при прокрутке)

Что такое условное форматирование, читайте здесь. Очень полезная штука, если правильно применять, если нет, то это заставит Ваш файл работать медленно.

Дело в том, что при копирование ячеек, копируется и форматирование —  если в файл постоянно копируются новая информация, то в ней сохраняются условия формата, в особенности условного форматирования.

Убираем так. Выбираете лист. Выберите нужный диапазон или весь лист. В верхней панели — Условное форматирование — Удалить правила — Удалить правила из выделенных ячеек/с листа. Жмем.

3. Удалить лишние строки/столбцы (если ползунок прокрутки очень маленький)

Самая частая проблема для excel с которой я встречаюсь. Если кто-то случайно переместился на конец листа (на строку номер 1 млн) и так сохранил книгу. Размер файла сразу увеличился. Дойти до конца таблицы можно и случайно — если нажать сочетание Ctrl + стрелка вниз или вправо. Бывает, что в конце книги находится какой-нибудь случайный символ или заливка.

Главный признак тормозов — это размер ползунка, он очень маленький, когда файл сохранен неверно, как на картинке.

Исправьте ситуацию, удалите лишние строки или столбцы. Найдите последнюю полезную ячейку для вас, выделите первую пустую ячейку после нее (а лучше первую пустую строку/столбец после нее), нажмите Ctrl+Shift+End.

Такое сочетание клавиш выделяет ячейки ниже выбранной строки или правее выбранного столбца. Правая кнопка мыши – Удалить –  Удалить строку или столбец (как правило, проходит долго). После удаления выберите ячейку А1 и сохраните файл.

Ползунок должен увеличиться.

4. Удалить лишние объекты

Очень часто, особенно при копировании из других файлов или сайтов в таблицах прячутся скрытые объекты — рисунки, фигуры и т.п.

Чтобы удалить такие объекты выполните макрос, нажмите Alt + F11 и копируйте текст ниже.

sub DelOb() For Each i In ActiveSheet.Shapes i.Delete Next end sub

Или выделите и  удалите объекты вручную. Перейдите в меню — Редактирование — Найти и выделить — пункт Выделение группы ячеек — Объекты. Теперь удаляйте.

5. Удалить лишние данные в структуре файла Excel

Даже опытные пользователи не знают, что файл Excel, как говорит Википедия, это файл-архив. Начиная с 2007 выпуска.

Т.е. файл Excel открывается, к примеру, архиваторами 7-zip или WinRar. Внутри открытого файла могут храниться ненужные файлы, что тормозит Excel порой в десятки раз.

Удалим неудобство? Сперва сделайте резервную копию файла 🙂 Затем запустите 7-zip или другой архиватор, меню «Файл» — «Открыть внутри». Возможно открыть файл кликнув правой кнопкой мыши — Открыть с помощью и выбрав .exe файл WinRar или 7-zip.

Откроется архив, он же файл Excel c папками и файлам.

Находим папки «drawings» и/или «printerSettings» (скорее всего они будут в папке xl) и удаляем их.

Для WinRar делаем тоже самое.

После чего открываем книгу как файл Excel, он немного поругается, выведет несколько системных сообщений, что не находит данных и т.п. На все окна нажимаем ОК, файл восстановится.

Будьте внимательны, если в вашем файле есть нарисованные кнопки или другие фигуры, то удалять всю папку drawings — значит и удалять полезные фигуры.

Поэтому, в папке, удалите только файлы vmlDrawing.vml, они могут накапливать информацию и весить до 100 мб.

6. Тормозит Excel — правильно настройте сводные таблицы

Если сводная таблица ссылается на большой диапазон ячеек от 10 тыс. строк, она хранит результаты расчетов, которые могут быть очень большими. От этого вся книга excel тормозит, конечно же. Чтобы устранить эту причину, нажмите на сводную таблицу правой кнопкой мыши — Параметры сводной таблицы — вкладка Данные — уберите галочку Сохранять исходные данные вместе с файлом.

https://www.youtube.com/watch?v=2w8MbCjCntY

Что позволит уменьшить файл почти в два раза.

7. Измените формат файла на .xlsb

Если вы работаете с огромными таблицами и ваши файлы больше 0,5 мб весом, то лучше сохранять такие книги в формате .xlsb. Двоичный формат книги Excel, т.е.

специальный формат для создания «базы данных» на основе электронных таблиц. Если сохранить большой файл в таком формате, вес книги уменьшится в два-три раза.

Расчеты в файл тоже будут проходить быстрее, в некоторых случаях в 2 раза быстрее.

8. Установлен неопознанный принтер

Если у Вас на компьютере не определен принтер, т.е. не стоит принтер по умолчанию, то зайдите в устройства и принтеры и измените принтер по умолчанию на любой другой (даже если физически принтера нет), если принтер есть, лучше сменить дрова.

Бывает что даже при удалении настроек принтера из пункта 5 настройки принтера тормозят файл.

9. Удалите файл PERSONAL

Зайдите в …Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART или …Microsoft Office\Office12 найдите в этих папках файл под название PERSONAL и удалите его. Подробнее читайте здесь.

10. Замените много созданных формул макросами

Источник: https://excelworks.ru/2015/03/18/tormozit-excel/

Как уменьшить размер файла и ускорить его

Уменьшение размера файла в Microsoft Excel
29765 11.11.2012 Скачать пример

Если в один прекрасный момент вы осознаете, что ваш основной рабочий файл в Excel разбух до нескольких десятков мегабайт и во время открытия файла можно смело успеть налить себе кофе, то попробуйте пробежаться по описанным ниже пунктам – возможно один или несколько из них укоротят вашего “переростка” до вменяемых размеров и разгонят его “тормоза” 🙂

Проблема 1. Используемый диапазон листа больше, чем нужно

Если ваша таблица занимает 5 на 5 ячеек, то это отнюдь не означает, что Excel запоминает при сохранении этого файла только 25 ячеек с данными.

Если вы в прошлом использовали какие-либо ячейки на этом листе, то они автоматически включаются в используемый диапазон (так называемый Used Range), который и запоминается при сохранении книги.

Проблема в том, что при очистке используемых ячеек Excel далеко не всегда автоматически исключает их из используемого диапазона, т.е. начинает запоминать в файле больше данных, чем реально имеется. 

Проверить это просто – нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+End и посмотрите куда переместится активная ячейка. Если она прыгнет на фактическую последнюю ячейку с данными на листе – отлично. А если вдруг ускачет сильно правее и/или ниже “в пустоту” – дело плохо: все эти ненужные пустые ячейки Excel тоже запоминает внутри файла.

Лечится это, тем не менее, достаточно легко:

  1. Выделите первую пустую строку под вашей таблицей
  2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз – выделятся все пустые строки до конца листа.
  3. Удалите их, нажав на клавиатуре Ctrl+знак минус или выбрав на вкладке – Удалить – Удалить строки с листа (Home – Delete – Delete rows).
  4. Повторите то же самое со столбцами.
  5. Повторите все вышеописанные процедуры на каждом листе, где при нажатии на Ctrl+End активная ячейка перемещается не на фактическую последнюю ячейку с данными а “в пустоту” ниже и/или правее.
  6. Сохраните файл (обязательно, иначе изменения не вступят в силу!)

Если в вашей книге очень много таких листов, то проще, наверное, использовать короткий макрос.

Проблема 2. Используется старый формат XLS вместо новых XLSX, XLSM и XLSB

Много лет и версий подряд еще с начала девяностых в Excel был один формат файлов – XLS. Это, конечно, убирало проблемы совместимости, но, сам по себе, этот формат давно устарел и имел много неприятных недостатков (большой размер, непрозрачность внутренней структуры данных, легкую повреждаемость и т.д.)

Начиная с верии Excel 2007 Microsoft ввела новые форматы сохранения файлов, использование которых заметно облегчает жизнь и – ваши файлы: 

  • XLSX – по сути является зазипованным XML. Размер файлов в таком формате по сравнению с Excel 2003 меньше, в среднем, в 5-7 раз.
  • XLSM – то же самое, но с поддержкой макросов.
  • XLSB – двоичный формат, т.е. по сути – что-то вроде скомпилированного XML. Обычно в 1.5-2 раза меньше, чем XLSX. Единственный минус: нет совместимости с другими приложениями кроме Excel, но зато  размер – минимален.

Вывод: всегда и везде, где можно, переходите от старого формата XLS (возможно, доставшегося вам “по наследству” от предыдущих сотрудников) к новым форматам.

Проблема 3. Избыточное форматирование

Сложное многоцветное форматирование, само-собой, негативно отражается на размере вашего файла. А условное форматирование еще и ощутимо замедляет его работу, т.к. заставляет Excel пересчитывать условия и обновлять форматирование при каждом чихе.

Оставьте только самое необходимое, не изощряйтесь. Особенно в тех таблицах, которые кроме вас никто не видит. Для удаления только форматов (без потери содержимого!) выделите ячейки и выберите в выпадающем списке Очистить – Очистить форматы (Clear – Clear Formats) на вкладке (Home):

Особенно “загружают” файл отформатированные целиком строки и столбцы. Т.к. размер листа в последних версиях Excel сильно увеличен (>1 млн. строк и >16 тыс.

столбцов), то для запоминания и обрабоки подобного форматирования нужно много ресурсов.

В Excel 2013-2016, кстати, появилась надстройка Inquire, которая содержит инструмент для быстрого избавления от подобных излишеств – кнопку Удалить избыточное форматирование (Clean Excess Cell Formatting):

Она мгновенно удаляет все излишнее форматирование до конца листа, оставляя его только внутри ваших таблиц и никак не повреждая ваши данные. Причем может это сделать даже для всех листов книги сразу.

Если вы не видите у себя в интерфейсе вкладку Inquire, то ее необходимо подключить на вкладке Разработчик – Надстройки COM (Developer – COM Addins).

Проблема 4. Ненужные макросы и формы на VBA

Большие макросы на Visual Basic и особенно пользовательские формы с внедренной графикой могут весьма заметно утяжелять вашу книгу. Для удаления:

  1. нажмите Alt+F11, чтобы войти в редактор Visual Basic
  2. найдите окно Project Explorer’а (если его не видно, то выберите в меню View – Project Explorer)
  3. удалите все модули и все формы (правой кнопкой мыши – Remove – дальше в окне с вопросом о экспорте перед удалением – No):

Также код может содержаться в модулях листов – проверьте их тоже. Также можно просто сохранить файл в формате XLSX без поддержки макросов – все макросы и формы умрут автоматически. Также можно воспользоваться инструментом Очистить книгу от макросов из надстройки PLEX.

Проблема 5. Именованные диапазоны

Если в вашем файле используются именованные диапазоны (особенно с формулами, динамические или получаемые при фильтрации), то имеет смысл от них отказаться в пользу экономии размера книги. Посмотреть список имеющихся диапазонов можно нажав Ctrl+F3 или открыв окно Диспетчера имен (Name Manager) на вкладке Формулы (Formulas):

Также вычищайте именованные диапазоны с ошибками (их можно быстро отобрать с помощью кнопки Фильтр в правом верхнем углу этого окна) – они вам точно не пригодятся.

Проблема 6. Фотографии высокого разрешения и невидимые автофигуры

Если речь идет о фотографиях, добавленных в книгу (особенно когда их много, например в каталоге продукции), то они, само-собой, увеличивают размер файла.

Советую сжимать их, уменьшая разрешение до 96-150 точек на дюйм. На экране по качеству это совершенно не чувствуется, а размер файла уменьшает в разы.

Для сжатия воспользуйтесь кнопкой Сжать рисунки (Compress pictures) на вкладке Формат (Format):

Кроме видимых картинок на листе могут содержаться и невидимые изображения (рисунки, фотографии, автофигуры). Чтобы увидеть их, выделите любую картинку и на вкладке Формат (Format) нажмите кнопку Область выделения (Selection Pane).

Для удаления вообще всех графических объектов на текущем листе можно использовать простой макрос:

Sub Delete_All_Pictures() 'макрос для удаления всех картинок на текущем листе Dim objPic As Shape For Each objPic In ActiveSheet.Shapes objPic.Delete Next objPic End Sub

Проблема 7. Исходные данные сводных таблиц

По-умолчанию Excel сохраняет данные для расчета сводной таблицы (pivot cache) внутри файла. Можно отказаться от этой возможности, заметно сократив размер файла, но увеличив время на обновление сводной при следующем открытии книги.

Щелкните правой кнопкой мыши по сводной таблице и выберите команду Свойства таблицы (Pivot Table Properties) – вкладка Данные (Data) – снять флажок Сохранять исходные данные вместе с файлом (Save source data with file):


Если у вас несколько сводных таблиц на основе одного диапазона данных, то сократить размер файла здорово помогает метод, когда все сводные таблицы после первой строятся на основе уже созданного для первой таблицы кэша. В Excel 2000-2003 это делается выбором переключателя на первом шаге Мастера сводных таблиц при построении:

В Excel 2007-2016 кнопку Мастера сводных таблиц нужно добавлять на панель вручную – на ленте такой команды нет. Для этого щелкните по панели быстрого доступа правой кнопкой мыши и выберите Настройка панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar) и затем найдите в полном списке команд кнопку Мастер сводных таблиц (PivotTable and PivotChart Wizard):

Проблема 8. Журнал изменений (логи) в файле с общим доступом

Если в вашем файле включен общий доступ на вкладке Рецензирование – Доступ к книге (Review – Share Workbook), то внутри вашего файла Excel на специальном скрытом листе начинает сохраняться вся история изменений документа: кто, когда и как менял ячейки всех листов. По умолчанию, такой журнал сохраняет данные изменений за последние 30 дней, т.е. при активной работе с файлом, может запросто занимать несколько мегабайт.

Мораль: не используйте общий доступ без необходимости или сократите количество дней хранения данных журнала, используя вторую вкладку Подробнее (Advanced) в окне Доступ к книге. Там можно найти параметр Хранить журнал изменений в течение N дней (Keep change history for N days) или совсем отключить его:

Проблема 9. Много мусорных стилей

Про эту пакость я уже подробно писал ранее в статье о том, как победить ошибку “Слишком много форматов ячеек”. Суть, если кратко, в том, что если вы разворачиваете на вкладке список Стили ячеек (Home – Cell Styles) и видите там очень много непонятных и ненужных стилей, то это плохо – и для размера вашего файла Excel и для его быстродействия.

Удалить ненужные стили можно с помощью макроса или готовой команды из надстройки PLEX.

Проблема 10. Много примечаний

Примечания к ячейкам, конечно, не самый вредный момент из всех перечисленных. Но некоторые файлы могут содержать большое количество текста или даже картинок в примечаниях к ячейкам. Если  примечания не содержат полезной для вас информации, то их можно легко удалить с помощью команды на вкладке – Очистить – Очистить примечания (Home – Clear – Clear Comments).

Источник: https://www.planetaexcel.ru/techniques/11/114/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.