Открытие своих документов в Google Таблицах

Полное руководство по Google Form для копирайтеров

Все еще составляете брифы в Word? Ужасные неудобные таблицы, которые нужно пересылать туда-сюда по 5 раз. Вам написал заказчик – вы отправляете ему бриф. Он заполнил не так – снова отправляете. Ведь он уже удалил его с компьютера. Это может тянуться целый день, отнимая время у вас и ваших клиентов.

В этой статье я хочу рассказать вам о Google Forms. Это онлайн-сервис для составления форм обратной связи, тестирований и опросов. Он может очень помочь всем, кто работает с клиентами через Интернет. Особенно копирайтерам.

Многие заказчики боятся брифа как огня. Заполнять его долго и трудно. Если вы немного уменьшите их дискомфорт – они будут вам благодарны.

К слову, это не только руководство по составлению брифа. Я довольно подробно расписал принципы работы с сервисом. Вы можете создать в нем что угодно.

Чтобы вы не заблудились в руководстве, я сделал небольшое оглавление:

Преимущества брифа в Google Формах

• Это оригинально. Вы выделяетесь среди конкурентов.
• Его не надо скачивать. Вы отправляете заказчику ссылку. Он заполняет бриф и нажимает кнопку. Вы получаете ответы.
• Он не потеряется. Бриф хранится в облаке. Даже если ваш жесткий диск сгорит – анкета остается и будет работать.
• Не нужны дополнительные программы. Что если у вашего клиента не установлен Word? С Google Forms это вас не волнует.
• Стильно выглядит. Все обращают внимание на дизайн. Клиенты оценят, если вы пришлете красивый и удобный бриф вместо кривой таблицы.
• Частично автоматизирует процесс получения заказов. Вы размещаете бриф на своем сайте. Клиент приходит, заполняет его и делает заказ.
• Легко создается. Немногим сложнее таблицы в Word.
• Бесплатный. Вам не надо платить за работу с сервисом.

Все еще сомневаетесь, что онлайн-бриф – это круто? Просто посмотрите на этот пример.

А затем на этот.

Какой бы вы больше хотели заполнить, если бы были заказчиком?

Что такое Google Forms

Формы – это один из сервисов, прикрученных облачному хранилищу Google Drive. Чтобы работать с ним, вам нужен только почтовый ящик Gmail. Создавайте прямо сейчас, если еще не создали, и давайте идти дальше.

Работает приложение через браузер. В нем вы можете бесплатно создать любое количество форм. Что такое форма? Фактически, это отдельная веб-страница, на которой размещается опрос или анкета. С ее помощью вы можете сделать:

• Удобный бриф для клиентов;
• Анкету для отзывов;
• Страничку для сбора Email-адресов;
• Голосование для подписчиков. Особенно актуально, если вы работаете в нескольких социальных сетях.

Основы работы с Google Формами

Для начала откройте страницу сервиса. Если нужно, авторизируйтесь. На главной странице хранятся все созданные вами формы. Здесь их можно переименовывать, удалять, расставлять в удобном порядке. Чтобы создать новую, нажмите красную кнопку «+» в правом нижнем углу.

Если интерфейс покажется непонятным – ничего страшного. Через пару минут разберетесь. Давайте посмотрим, что у нас здесь есть.

Название формы в левом верхнем углу. Чтобы поменять просто кликните по нему.

Заголовок и описание. Шапка вашей анкеты. Как и все остальные элементы, редактируется по клику мыши.

Конструктор формы. Это все ваши вопросы, комментарии и поля для заполнения, которые будут показываться на странице. О работе с ним чуть позже.

Ответы. Здесь вы смотрите результаты проведенного опроса. Можно настроить уведомления о новых ответах по электронной почте (важно для брифа), сохранить данные в таблицу и удалить уже неактуальные результаты.

Меню. Выбор внешнего вида, плагины, настройки, передача ссылки на форму другим людям.

Конструктор форм

Эта самая интересная часть. Здесь создаются ваши анкеты и опросы. Работать с конструктором просто: сначала вы создаете элемент с помощью меню справа, а затем настраиваете его и помещаете в нужное место.

На выбор доступны:

• Вопрос;
• Текстовый блок;
• Картинка;
• ;
• Раздел.

О разделах стоит сказать подробнее. Они делают форму более удобной и понятной. Вместо того, чтобы оставлять бедного клиента 1 на 1 с сотней вопросов, вы задаете их порциями. Пока человек не разберется с одним разделом, другой не будет мозолить ему глаза.

Вторая «фишка» разделов – это нелинейность. Вы можете вести клиента по разным путям, в зависимости от его ответов. Заказчик написал, что ему нужен продающий текст – пошел отвечать на вопросы о товаре. Хочет SEO – указывает ключи.

Сердце формы – это, конечно, вопросы. Google предоставляет несколько форматов на выбор. Вы можете создавать:

• Текстовые поля;
• Списки с выбором вариантов (одного или нескольких);
• Раскрывающиеся списки;
• Шкалы;
• Таблицы;
• Календари с выбором даты.

Для копирайтерского брифа вам понадобятся только текстовые поля и списки. Остальное будет выглядеть неуместно.

Подготовка к созданию брифа

Для начала продумайте структуру. Ваш бриф будет линейным? Или в нем будут ответвления в зависимости от ответов клиента? Все вопросы будут на 1 экране или поделены на разделы? Какие вообще вопросы вы планируете задать?

Если у вас уже есть бриф, созданный в Word, откройте его. Если нет – запишите список вопросов.

Не знаете, как составить бриф? Читайте эту статью.

Теперь, когда все готово, можно приступать к самой увлекательной части – к практике.

Создаем классный бриф копирайтера

Сначала вам нужно создать вопрос. Для этого нажмите на «+» в меню справа.

Напишите заголовок, например, «Ваше имя» или «Расскажите о своей ЦА» или задайте вопрос. Выберите тип ответа (текст, список с вариантами, шкала и т. д.). Не советую выбирать вариант «Строка». Выглядит точно так же, как «Абзац», только ограничивает заказчика в количестве символом. Наоборот, надо поощрять, если клиент хочет написать много!

Если нужен список – не забудьте указать варианты ответа. Вы также можете добавить вариант «Другое». Это текстовое поле, куда клиент может вписать что угодно, если нужного ему ответа в списке нет.

Источник: //molyanov.ru/samoe-polnoe-rukovodstvo-po-google-forms-kotoroe-vy-videli/

Make Google Docs, Sheets, Slides & Forms public

sh: 1: –format=html: not found

To make a document, spreadsheet, or presentation available for a large audience to see, publish the file. After you publish your file you can send a new URL to anyone or embed into your website.

Publish file

1. In Google Docs, Sheets, or Slides, open a file.
2. At the top, click File Publish to the web.
3. Choose a publishing option:
   • Spreadsheet: Publish the entire spreadsheet or individual sheets. You can also choose a publishing format.
   • Presentation: Choose how quickly to advance the slides.
4. Click Publish.
5. Copy the URL and send it to anyone you’d to see the file. Or, embed it into your website.

Note: When you publish a chart to the web, people can see the data used to create it.

Be careful when publishing a chart with private or sensitive info.

Turn off automatic updates

When you make changes to a published Docs or Sheets file, it will automatically publish the changes. To turn off automatic updates:

1. Open a file in Google Docs or Sheets that you’ve already published to the web.
2. Click FilePublish to the web.
3. Click Published content & settings.
4. Uncheck the box next to “Automatically republish when changes are made.”

• To turn automatic publishing back on, check the box.

Note: You can't turn off automatic updates in Google Slides.

How published files look when you share them

If you send someone the URL of a published file, they’ll see a version they can’t edit that looks different from yours. Here’s what others will see:

• Documents: A version with no toolbar.
• Spreadsheets: A version with no toolbar. People with “view” permissions can see charts, cell formatting, and the values of cells, but can’t view or edit formulas.
• Presentations: A view-only version or a version in presentation mode with full-screen slides.

Control who can publish a file

File owners and editors can publish files. If you're the owner of a file and want someone else to publish the file, give them “edit” access.

If you’re the owner and don’t want anyone else to publish the file:

1. Open a file in Google Docs, Sheets, or Slides.
2. At the top right, click Share.
3. At the bottom right, click Advanced.
4. At the bottom, check the box next to “Prevent editors from changing access and adding new people.”
5. Click Save.

Embed files

You can make a document, spreadsheet, presentation, or form available to view on an existing website by embedding it in your site or blog.

Embed a document, spreadsheet, or presentation

1. Open a file in Google Docs, Sheets, or Slides.
2. At the top, click FilePublish to the web.
3. In the window that appears, click Embed.
4. Choose a publishing option:

• Spreadsheet: Choose to publish the entire spreadsheet or individual sheets.
• Presentation: Choose a presentation size and how quickly to change the slides.

1. Click Publish.
2. Copy the HTML in the text box and paste it into your site or blog.

Edit embedded spreadsheets

If you’re embedding a spreadsheet, you can show or hide parts of the spreadsheet after you publish to the web.

1. Open a file in Google Sheets.
2. At the top, click FilePublish to the web.
3. In the window that appears, click Embed.
4. Click Publish.
5. Copy the code in the text box and paste it into your site or blog.
6. To show or hide parts of the spreadsheet, edit the HTML on your site or blog.

• gid=: The sheet ID.
• range=: The rows and columns that are published to the web. For example, A1:B14.
• widget=: True or false. If true, the sheet tab is displayed at the bottom.
• headers=: True or false. If true, row numbers and column letters are displayed.
• chrome=: True or false. If true, the title and footer are displayed.

Embed a form

1. In Google Forms, open a form.
2. At the top right, click Send.
3. At the top of the window, click Embed.
4. To copy the HTML that appears, click Copy.
5. Paste the HTML into your site or blog.

Was this article helpful?

Источник: //support.google.com/docs/answer/183965?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=ru

Google Docs Add-on. Расширяем возможности редактора Google Docs

На днях Google анонсировал выход новой платформы, позволяющей разработчикам создавать приложения, работающие внутри Google Docs и расширяющие базовый функционал Google Docs редактора. Разберемся что это, как это работает и напишем небольшое приложение которое позволит нам переводить текст документа не выходя из Google Docs.

Немного теории

Google Docs Аdd-on — приложение, написанное на javascript'е, существующее и работающее в Google Drive (сейчас пока только для Google Docs), имеющее свой UI ('sidebar' справа от документа или модальное окно поверх), расширяющее функционал Google Docs редактора.

Google Docs Аdd-on является следующим шагом в развитии Google Apps Script. По сути это Google Apps Script проект с возможностью распространения и установки его другими пользователями Google Docs.

Существует несколько вида Google Apps Script проектов, основные из них — отдельный файл-проект в Google Drive (В Google Drive вы видите его как отдельный файл, 'standalone script') или проект с документом-контейнером ('container-bounds script').

Его вы можете увидеть открыв документ-контейнер, меню 'Tools' -> 'Script editor'. Google Docs Аdd-on — как раз второй вариант, для его создания необходим документ-контейнер, который вы будете использовать для тестирования и отладки вашего приложения.

Распространение

Распространяются Google Docs Аdd-on через Chrome Web store (хотя и не являются расширением браузера). Перед добавлением вашего add-on'a в Chrome Web Store необходимо пройти review со стороны Google. Для пользователей Google Docs все add-on'ы доступны для установки через новый пункт меню — 'Add-ons' -> 'Get Add-ons'.

Среда разработки

Для Google Apps Script проектов Google предоставляет среду разработки, интегрированную в Google Drive, с возможностью запуска, отладки и автодополнения кода. Есть ли возможность использовать другую среду разработки и хранить код не в Google Drive, а в CVS? Это позволяло бы работать над проектом нескольким разработчикам одновременно и поддерживать версионирование.

Для 'standalone' проектов такая возможность есть, для 'сontainer-bounds' — к сожалению пока нет. Поэтому для разработки Google Docs Add-on'a приходится использовать интегрированную среду разработки.

Вот пример python скрипта, который позволяет «выкачать» 'standalone' проект на файловую систему и обновить его в Google Drive после изменения.

Что внутри

Немного подробнее о том, как работает Google Apps Script. Файлы проекта содержат «серверную» (.gs) и «клиентскую» (.html) части приложения. «Серверная» часть — набор javascript функций, которые могут обращаться к сторонним сервисам, различным Google API (Drive, GMail, Calendar), в том числе к API документа, в котором установлен данный add-on. Также '.

gs' файлы содержат предопределенные функции, которые вызываются когда пользователь устанавливает/открывает add-on, что позволяет создавать UI вашего приложения внутри стандартного редактора Google Docs. В свою очередь «клиесткая часть» представляет собой стандартные html файлы, с возможностью вызова любой функции из любого «серверного» файла.

А также, естественно, с возможностью подключения сторонних CSS/javascript файлов.

Пример

Напишем приложение, которое будет переводить выделенный текст в документе с английского на русский язык. Создаем новый Google Docs документ в Google Drive, открываем меню 'Tools' -> 'Script editor'. В появившемся диалоге выбираем 'Create script for -> Document'.

После этого вы увидите ту самую интегрированную среду разработки. В проекте по умолчанию создается файл 'Code.gs', содержащий пример приложения от Google. Нам он пока не нужен, поэтому я сразу предлагаю очистить его содержимое, а сам файл переименовать в 'Server.gs'.

Также лучше сразу переименовать проект из 'Untitled project', скажем в 'Translate example'. Итак, в 'Server.gs' мы определим функции, которые будут создавать UI нашего add-on'a. Для этого достаточно объявить функцию 'onOpen'.function onOpen() { DocumentApp.getUi().createAddonMenu() .

addItem('Translate', 'openSidebar') .addToUi();} function openSidebar( ) {} Теперь, при открытии документа, в котором установлен данный add-on, в специальном меню 'Add-ons' появиться пункт 'Translate'. Нажатие на данный пункт меню будет вызывать функцию 'openSidebar', которая пока ничего не делает.

Чтобы проверить это, в среде разработки выберите функцию «onOpen» и нажмите 'Run' Теперь в вашем документе появился пункт меню 'Add-ons' -> 'Translate example' (название вашего проекта) -> 'Translate' Займемся разработкой UI для нашего add-on'a.

Так как UI add-on'a представляет собой html страницу, то есть смысл сразу разделить HTML разметку, CSS и javascript код на разные файлы. Для этого мы создадим файлы 'Sidebar.html', 'Styles.html', 'Scripts.html' и 'Content.html'. 'Sidebar.

html' будет файлом-темплейтом, включающем в себя остальные файлы.

UI всех add-on'ов должен следовать определенному style guide, поэтому Google предоставляет специальный CSS файл с предопределенными стилями, ссылку на который вы видите в примере.

Открываем 'Content.html' и 'Styles.html' и создаем разметку

Select text and click 'Translate'

Translate и стили а в 'Server.gs' дописываем тело функции 'openSidebar'function onOpen() { DocumentApp.getUi().createAddonMenu() .addItem('Translate', 'openSidebar') .addToUi();} function openSidebar( ) { var html = HtmlService.createTemplateFromFile('Sidebar') .evaluate() .setSandboxMode(HtmlService.SandboxMode.NATIVE) .setTitle('Translate example') .setWidth(300); DocumentApp.getUi().showSidebar(html);} Теперь по нажатию пункт меню «Translate» в документе, слева, откроется 'sidebar'. Осталось добавить логику для перевода текста. Для этого мы будем использовать API различных Google сервисов, доступных нам в '.gs' файлах и позволяющих находить выделенный в документе текст и переводить его на выбранный язык. 'Server.gs'function translate(pollingCounter) { var text = getSelectedText(getSingleSeletetedElement()); if (text) { return LanguageApp.translate(text, 'en', 'ru'); }} function getSelectedText(rangeElement) { if (!rangeElement) { return; } var element = rangeElement.getElement(); var from = rangeElement.getStartOffset(); var to = rangeElement.getEndOffsetInclusive() + 1; if (element.getType() === DocumentApp.ElementType.TEXT || element.getType() === DocumentApp.ElementType.PARAGRAPH) { var text = element.getText(); return text.substring(from, to); }} function getSingleSeletetedElement() { var selection = DocumentApp.getActiveDocument().getSelection(); if (selection) { var elements = selection.getSelectedElements(); if (elements.length === 1) { return elements[0]; } }} Функция 'translate' ищет выделенный элемент в документе, и если это текст или текстовый блок — получает выделенную часть текста и переводит ее с английского на русский язык. Теперь нам нужно как-то вызвать эту функцию из нашего UI. Для этого javascript код, запущенный в 'sidebar' имеют доступ к глобальному объекту 'google.script.run', позволяющему вызвать любую функцию из любого '.gs' файла. 'Scripts.html' $(function() { $('.action').click(function() { google.script.run.withSuccessHandler(function(text) { if (text) { $('.result').text('Result: ' + text); } else { $('.result').text('Please, select text to translate'); } }).translate(); }); }); Готово, теперь наш add-on может переводить выделенный текст по нажатию на клавишу 'Translate'. С ходу можно внести 2 улучшения. Во-первых, при открытии 'sidebar', пока загружаются все необходимые для него файлы, было бы неплохо добавить какой-нибудь индикатор загрузки. Создадим файл 'Loading.html', добавим ссылку на него в наш 'Sidebar.html', а основное содержимое спрячем до полной загрузки всех ресурсов. Как только все готово — мы прячем индикатор и показываем наш UI. 'Loading.html'

Loading… Content.html

Select text and click 'Translate'

Translate Sidebar.html и наконец в Scripts.html $(function() { $('.app-loading').hide(); $('.content').show(); $('.action').click(function() { google.script.run.withSuccessHandler(function(text) { if (text) { $('.result').text('Result: ' + text); } else { $('.result').text('Please, select text to translate'); } }).translate(); }); }); А во-вторых, было бы неплохо автоматически получать перевод выделенного текста из документа, без нажатия кнопки 'Translate'. Для решения этой задачи нужно придумать как обойти одно из ограничений, существующее сейчас в Google Docs Аdd-on — нет event модели, которая позволяла бы Google Script Аdd-on'у реагировать на действия пользователя в документе. Нам прийдется имитировать интерактивность add-on'a используя long polling — постоянные запросы со стороны UI, которые будут вынуждать наш ' Server.gs' проверять документ на наличие выделения и переводить текст. Для этого напишем в 'Script.html' функцию, которая будет запускать 2 процесса с определенным интервалом. Первый процесс будет вызывать 'translate' функцию и просто сохранять результат перевода. Второй процесс будет проверять на наличие результат перевода и обновлять UI. 'Scripts.html' var LongPollingManager = (function() { var process = function(options) { var pollingTimeout = 1500, notificationTimeout = 1500, pollingCounter = 0, pollingStopped = false, pollingResult, pollingProcess, notificationProcess; var start = function() { pollingStopped = false; pollingProcess = setInterval(function() { if (pollingStopped) { return; } pollingCounter++; google.script.run.withSuccessHandler(function(response) { if (pollingStopped) { return; } if (!pollingResult || response.pollingCounter > pollingResult.pollingCounter) { pollingResult = response; } })[options.method](pollingCounter); }, pollingTimeout); setTimeout(function() { notificationProcess = setInterval(function() { if (pollingStopped) { return; } options.notification(getLastResult()); }, notificationTimeout); }, notificationTimeout/2); }; var getLastResult = function() { return pollingResult; }; var stop = function() { pollingResult = null; pollingStopped = true; clearInterval(pollingProcess); clearInterval(notificationProcess); }; return { start: start, stop : stop, isActive: function() { return !pollingStopped; }, getLastResult : getLastResult };; }; return { process: process }; })(); var showResult = function(result) { if (result && result.text) { $('.result').text('Result: ' + result.text); } else { $('.result').text(''); } }; $(function() { $('.loading').hide(); $('.content').show(); $('.action').click(function() { google.script.run.withSuccessHandler(function(text) { if (text) { $('.result').text('Result: ' + text); } else { $('.result').text('Please, select text to translate'); } }).translate(); }); LongPollingManager.process({ method: 'translate', notification: showResult }).start(); }); 'Server.gs'function translate(pollingCounter) { var result = { pollingCounter : pollingCounter }; var text = getSelectedText(getSingleSeletetedElement()); if (text) { result.text = LanguageApp.translate(text, 'en', 'ru'); } return result;} Готово, теперь наш add-on автоматически переводит выделенный текст.

Документ + код проекта на Google Drive

Код на github

Заключение

Итак, Google Docs add-on — новая платформа, позволяющая создавать приложения, расширяющие возможности базового редактора Google Docs. Плюсы и минусы, на мой взгляд:

• + Огромная аудитория Google Docs пользователей.
• + Разработка приложения полностью на javascript.
• + Доступ к многочисленным Google API и любому стороннему сервису (HTTP запросы).
• — Разработка проекта внутри Google Docs, нет возможности вести разработку локально, трудно разделить работу между несколькими разработчиками.
• — Отсутствие интерактивного взаимодействия с документом (нет возможности получать оповещения о каких-либо действия пользователя в документе.

P. S.

Я думаю что в соперничестве MS Office — Google Drive, Google решил сделать ставку на простоту, удобство и сообщество разработчиков.

Поясню на примере MS Word vs Goodle Docs. MS Word имеет огромное количество доступных пользователю функций (и как следствие — перегруженный и сложный UI) и не имеет открытого API. Google Docs — наоборот, обладает минимально необходимым набором инструментов и открытым API.

Теперь любую недостающую вам функцию вы можете найти в галлерее Google Docs add-on'ов или написать сами. А пользователь может добавить в свой документ только нужные ему функции.

• Google
• Google Docs Add-on
• Google Apps Script
• Javascript

Источник: //habr.com/post/215843/

Создание и редактирование таблиц Google Docs

Сервис Google Drive предоставляет пользователям возможность доступа к ряду полезных инструментов, которые позволяют создавать и редактировать разнообразные элементы, включая документы, таблицы и презентации.

Благодаря функционалу сервиса Google Drive  можно создавать и редактировать таблицы.

Существует пять типов файлов, которые можно создать с помощью этого сервиса:

• Документы. Для создания писем, листовок, отчётов и других текстовых компонентов (то же, что и документы Microsoft Word).
• Таблицы. Для хранения и организации информации (то же, что и документы Microsoft Excel).
• Презентации. Для создания слайд-шоу (как в презентациях Microsoft PowerPoint).
• Формы. Для сбора и организации данных.
• Чертежи. Для создания простой векторной графики или схем.

Процесс создания новых файлов является одинаковым для всех представленных типов. Давайте выясним, как это делается.

Создание нового файла Google Drive

Работа в Google Drive осуществляется через ваш собственный аккаунт Гугл, поэтому он должен быть у вас в наличии. Зайдя в свою учётную запись, откройте этот сервис (для этого нужно набрать drive.google.com в адресной строке своего браузера) и нажмите на кнопку New (Новый). Это синяя кнопка в верхнем левом углу окна. После этого выберите тип элемента, который вы хотите создать.

В случае если вам требуется создать таблицу, выберите пункт Google Sheets (Таблицы Гугл).

В новой вкладке вашего браузера появится новый компонент. Найдите надпись Untitled spreadsheet (Безымянная таблица) в верхнем левом углу окна. Нажмите на эту надпись, чтобы сменить имя вновь созданного элемента. Введите новое имя и нажмите Enter, чтобы подтвердить изменения.

Теперь таблица находится в вашем аккаунте Гугл и вы можете получить к ней доступ в любой момент. Чтобы открыть документ, достаточно зайти в основной раздел сервиса и сделать двойной щелчок мышью на нужном компоненте. Вот и всё, документ создан и вы можете работать с ним, добавляя необходимые данные в ячейки таблицы.

Шаблон — это предварительно структурированная разметка, которую вы можете использовать, чтобы быстро создавать новые документы.

Обычно он содержит форматирование и стиль, поэтому вы можете сэкономить много времени при создании нового проекта. Большинство шаблонов созданы специально, чтобы помочь вам работать с отдельными типами компонентов.

Например, вы можете использовать такую возможность, чтобы быстро создать резюме или информационный бюллетень.

Большое количество шаблонов вы можете найти в библиотеке Гугл под названием Google Drive Template Gallery. Она находится по адресу drive.google.com/templates. Для того чтобы воспользоваться шаблоном, сделайте следующее.

1. Зайдите по вышеуказанному адресу.
2. Вы увидите шаблоны, разбитые по категориям.
3. Выберите тот, что вам подходит или который вы хотите рассмотреть поближе. Нажмите на него.
4. Будет создан новый компонент, содержащий этот шаблон. Вы можете сразу начать с ним работать, заполняя его собственной информацией с сохранением форматирования, установленного для этого файла.
5. Не забудьте изменить название элемента на собственное.

Создание копии необходимого файла

Можно создать копию любого файла, чтобы использовать его данные или форматирование для другого блока информации. Для этого:

1. Откройте главную страницу Гугл Докс.
2. Выберите элемент, который вы хотите скопировать, сделав на нём двойной щелчок мышью.
3. В верхнем меню выберите File — Make a copy (Сделать копию). 
4. Появится окно, в нём вам предложено будет указать название нового элемента и папку, в которой следует его сохранить.
5. Далее, можно работать с этим документом, как с отдельным элементом.

Скачивание копии файла на компьютер

1. Откройте главную страницу Гугл Докс.
2. Откройте нужный элемент с помощью двойного щелчка мышью.
3. В верхнем меню выберите File — Download as (Скачать как). 
4. Выпадет ещё одно окно, в нём вы можете выбрать тип элемента, в виде которого вы хотите скачать текущий документ.

   Это может быть формат Microsoft Word и ряд других форматов. Для таблицы Гугл лучше всего подойдёт формат Microsoft Excel (.xlsx).

5. Файл скачается на ваш компьютер. Вы можете открыть его и работать с ним обычным образом.

   В случае необходимости вы можете снова загрузить его на сервер с помощью простого перетаскивания мышью из папки в окно браузера.

Настройки файла Google Docs

Вы можете настроить ряд функций для каждого компонента Гугл Докс, включая таблицы. Возможны следующие настройки.

• Share (Совместный доступ). Вы можете указать людей, которые также смогут работать с указанными данными. Для этого откройте нужный компонент и выберите File — Share (Совместный доступ). Появится окно, где вы можете указать правила доступа, а также конкретных людей, которые получат доступ к данным. 
• Add to my drive (Добавить на Мой диск). Если вы получите доступ к информации другого человека на Гугл Докс, вы можете воспользоваться этой опцией, чтобы сохранить данные также и на своём диске. 
• File — See revision history (Просмотреть историю изменений). Позволяет увидеть, какие изменения вносились в таблицы и прочие документы вами и другими пользователями.

Полное руководство по Google Docs: все, о чем вы не знали, но боялись спросить

Документы – бесплатный веб-сервис от Google, который почти не уступает по возможностям MS Word. А во многих вещах даже превосходит его. Это руководство будет вам полезно, если вы:

• никогда не работали с Google Docs, но хотите начать;
• уже начали работать и хотите побольше узнать о возможностях сервиса;
• ищете полезные инструменты для интернет-маркетологов.

Плюсы и минусы Google Docs

Сравнивать будем с главным конкурентом – MS Word.

Преимущества:

• Сервис бесплатный. Конечно, Word можно «спиратить» – и он тоже станет бесплатным. Но вот в коммерческих организациях этим заниматься нельзя. Могут наказать.
• Все хранится в облаке. Если компьютер сломался или привис – информация останется целой.
• Простой обмен файлами. Отправили ссылку – человек получил документ. Это экономит кучу времени вам, вашим коллегам и клиентам.
• Инструменты для коллективной работы. Над одним файлом может работать несколько человек одновременно.
• Удобная история изменений. Удалили что-то важное, а потом написали еще 2 страницы текста? Нажимать Ctrl+Z 1000 раз вам не потребуется.
• Голосовой ввод. Устали глаза? Хочется поработать, лежа на диване? Просто надиктуйте текст роботу. Он довольно хорошо понимает русскую речь.
• Кроссплатформенность. Google Docs работает на любом устройстве с любой операционной системой.

Недостатки:

• Работает медленнее. Особенно с объемными текстами при низкой скорости интернета. Там где Word «летает», Google Docs может начать спотыкаться.
• Зависит от аккаунта. Все документы хранятся на облаке, которое привязано к вашей учетной записи. Лишитесь доступа – лишитесь всего.
• Зависит от разработчика. Если завтра Google закроется – что будет с вашей работой? Проблема решается путем создания бекапов в docx-формате.
• Зависит от интернета. Без доступа к сети вы не сможете ничего открыть. За исключением файлов, которые хранятся в кеше.

Сервис очень хорош. Многие из тех, кто его пробовал, поначалу плевались, а потом внезапно удаляли Word.

Начало работы в Google Docs

Для начала вам нужен аккаунт Gmail. Если еще не зарегистрировались – сделайте это. Сразу после регистрации вы сможете пользоваться сервисом. Для этого перейдите по ссылке.

Вы попадете в главное меню. Здесь находится список последних документов, с которыми вы работали, и кнопка «Создать». Нажмите на нее.

Нажмите на красную кнопку

После этого вы попадете на страницу, которая очень напоминает MS Word, и сможете работать с текстом.

Интерфейс напоминает MS Word

Другой способ начать работу – через Google Диск. Он создается автоматически, как только регистрируетесь в Gmail. Вызовите контекстное меню (ПКМ) и создайте документ. Вас сразу же перенесет на рабочую страницу.

Создание файла через Google Диск

Чтобы вернуться в главное меню, щелкните по логотипу Google Docs в верхнем левом углу.

Возврат в главное меню

Как открыть docx-файл

В Google Docs можно работать с документами, созданными в Word (нужно установить плагин «Редактирование файлов Office»). Для этого зайдите в меню «Файл» и нажмите «Открыть».

Нажмите «Открыть»

Выберите пункт «Загрузка» и укажите путь к документу на вашем компьютере.

Загружаем документ

С docx сервис работает не очень хорошо, поэтому рекомендуется сразу же преобразовать файл. Откройте «Файл» и выберите «Сохранить в формате Google Документов».

Внимание! Если в тексте много графики и диаграмм, форматирование текста после преобразования может «поплыть».

Как сохранить документ в Google Docs

Как только вы создаете документ – он автоматически сохраняется на Google Диске. Чтобы переименовать файл – кликните по названию в левом верхнем углу и отредактируйте его.

Переименовываем файл

Вам вообще не нужно заботится о сохранении. Забудьте про Ctrl+S. Вы вводите символ – сервис сохраняет изменения. Если компьютер выключится в процессе работы – вы не потеряете ни единого слова.

По умолчанию все документы сохраняются в корневой каталог Диска. Вы можете поместить его в любое другое место. Для этого нажмите по значку «Упорядочить», «Переместить объект». Создавайте папки и размещайте в них свои проекты.

Папки в Google Docs

Вы также можете перемещать объекты в самом Google Диске. Просто перетягивайте их в нужные папки, как будто работаете с Проводником Windows.

Работа с Google Docs напоминает работу с Проводником Windows

Если вам нужно сохранить файл не в облаке, а на компьютере – просто скачайте его. Откройте меню «Файл», «Скачать как» и выберите нужный формат.

Скачиваем файл в удобном формате

Работа с текстом в Google Docs

Здесь можно делать практически все то же, что в MS Word. Интерфейс очень похож. Вряд ли он вызовет у вас проблемы.

Панель инструментов

Здесь находится большинство инструментов, нужных для работы с текстом.

Панель инструментов Google Docs

Печать. тут все понятно. Отправляет документ на печать.

Отменить-Повторить. Отменяет последнее действие или совершает его еще раз.

Копировать форматирование. Выделите текст и нажмите на эту кнопку, чтобы сохранить параметры форматирования (шрифт, цвет, размер, выравнивание). Теперь выделите другой текст, чтобы применить параметры к нему.

Масштаб. Приближает и отдаляет текст, не изменяя размер его шрифта.

Стили. Шаблоны, между которыми можно быстро переключаться. Удобно для создания заголовков и форматирования скопированного из внешних источников текста.

Заголовки в Google Docs

Шрифт и размер. По умолчанию шрифтов немного, но есть возможность подключать новые.

Эффекты и цвет. Жирный, курсив, подчеркивание. Здесь же выбирается цвет текста и фона (как бы выделение маркером).

Оформление текста в Google Docs

Вставить ссылку. Создает гиперссылки в документе.

Источник: //arp-seversk.ru/news/polnoe-rukovodstvo-po-google-docs-vse-o-chem-vyi-ne-znali-no-boyalis-sprosit/

Просмотр документов прямо на сайте, используя Google Docs

Модуль «Файловый архив» часто используется для хранения файлов, имеющих «офисное» происхождение: прайс-листов Excel, документов Word и Adobe Acrobat, презентаций PowerPoint. Хотелось бы иметь возможность открывать и просматривать файлы без скачивания на диск и без запуска Word или Excel – прямо в окне сайта.

Нажмите, чтобы увидеть пример такого просмотра

Такую возможность предоставляет Google Docs.

Поддерживается множество типов файлов

• Microsoft Word (.DOC и .DOCX)
• Microsoft Excel (.XLS и .XLSX)
• Microsoft PowerPoint (.PPT и .PPTX)
• Adobe Portable Document Format (.PDF)
• Apple Pages (.PAGES)
• Adobe Illustrator (.

  AI)

• Adobe Photoshop (.PSD)
• Image File Format (.TIFF)
• Autodesk AutoCad (.DXF)
• Scalable Vector Graphics (.SVG)
• PostScript (.EPS, .PS)
• TrueType (.TTF)
• XML Paper Specification (.

  XPS)

• Файлы архивов (.ZIP и .RAR)

Реализация просмотра на примере

Давайте попробуем «рассмотреть» во вьюере рекламный буклет «SEO с комфортом. Гид по Amiro.CMS», который находится на этой странице и имеет ссылку на скачивание: //www.amiro.ru/ftpgetfile.

php?id=197&module=files. Указываем эту ссылку в поле url вьюера //docs.google.com/viewer?url=//www.amiro.ru/ftpgetfile.

php?id=197&module=files и – вуаля – PDF-файл буклета можно рассмотреть прямо в окне браузера.

Вас уже насторожило обильное количество спецсимволов %3A, %2F, %3D, %26 в ссылке на документ? Правильно, дело в том, что параметр ##linktag## по умолчанию формирует значение url в виде ftpgetfile.php?id=XXX, где XXX-id документа в модуле «Файловый архив». Следовательно, нам необходимо, чтобы Amiro.CMS формировала url нужным нам образом.

Настройка шаблонов модуля «Файловый архив»

Необходимый нам формат cсылки достигается следующей функцией: ##setvar @ linktag = urlencode(url)##. Открываем шаблон модуля «Файловый архив» files.tpl, находим группу сетов Item details sets, и модифицируем сеты item_details и item_row;subitem_row;urgent_item_row следующим образом:

Вместо куска кода

##name##

либо

прописываем

##setvar @linktag = urlencode(get_file_link)## Посмотреть

В common.js дописываем

Теперь в каскадную таблице стилей добавляем

.file_block{ overflow: hidden; background: none repeat scroll 0 0 #FFFFFF; position: relative; transition: height 0.8s ease-out 0s; -moz-transition: height 0.8s ease-out 0s; -webkit-transition: height 0.8s ease-out 0s; -o-transition: height 0.8s ease-out 0s;} .file_block iframe { border: 1px solid #000; padding: 10px;}.show_docs span { cursor: pointer;

}

Указанная конструкция – с ссылкой «Посмотреть» и div’ом необходима, чтобы окно вьюера открывалось, только когда посетитель сайта кликнет по ссылке «Посмотреть». 

Обратите внимание, что загрузка документа происходит только после открытия вьювера по клику, что существенно облегчает загрузку страницы с большим количеством файлов.

Результат будет выглядеть следующим образом:

а по клику – раскрывается окно вьюера:

Использование в произвольных местах (в любом HTML)

Понятно, что указанный  код можно «внести» в заготовки Менеджера сайта и использовать для файлов, ссылки на скачивание которых устанавливаются через Визуальный редактор «в ручном» режиме, через кнопку «Вставить/изменить гиперссылку».

Пример реализации в менеджере сайта (для статичной страницы:)

Посмотреть

В каскадную таблице стилей добавляем

.file_block{ overflow: hidden; background: none repeat scroll 0 0 #FFFFFF; position: relative; transition: height 0.8s ease-out 0s; -moz-transition: height 0.8s ease-out 0s; -webkit-transition: height 0.8s ease-out 0s; -o-transition: height 0.8s ease-out 0s;} .file_block iframe { border: 1px solid #000; padding: 10px;}.show_docs span { cursor: pointer;

}

Результат можно увидеть в начале этой статьи.

p.s. Выражаю благодарность Евгению Лапину за раскрытие секретов urlencode(url) и Дине Пятковой за реализацию «разворачивающегося» окна вьюера.

Источник: //www.amiro.ru/blog/practice/google-docs-viewer-amirocms