Условное форматирование: инструмент Microsoft Excel для визуализации данных

Содержание

Условное форматирование таблиц в Power BI Desktop – Power BI

Условное форматирование: инструмент Microsoft Excel для визуализации данных

  • 08/06/2018
  • Время чтения: 3 мин
  • Соавторы

С помощью условного форматирования в таблицах можно задать настраиваемые цвета ячеек на основе значений ячеек либо на основе других значений или полей, в том числе использовать градиент цветов.With conditional formatting for tables, you can specify customized cell colors cell values, or other values or fields, including using gradient colors. Значения ячеек также могут отображаться с гистограммами.You can also display cell values with data bars.

Чтобы получить доступ к условному форматированию, в Power BI Desktop на панели Визуализации в разделе Поля в области Значения щелкните стрелку вниз рядом со значением, которое нужно отформатировать (или щелкните поле правой кнопкой мыши).To access conditional formatting, in the Fields well of the Visualizations pane in Power BI Desktop, select the down-arrow beside the value in the Values well that you want to format (or right-click the field). Условное форматирование можно изменять только для полей из области Значения в разделе Поля.You can only manage conditional formatting for fields in the Values area of the Fields well.

В следующих разделах описывается каждый из этих параметров условного форматирования.The following sections describe each of these conditional formatting options. К одному столбцу таблицы могут применяться один или несколько параметров.One or more options can be combined in a single table column.

Примечание

При применении к таблице условное форматирование переопределяет любые пользовательские стили таблиц, примененные к ячейкам с условным форматированием.When applied to a table, conditional formatting overrides any custom table styles applied to the conditionally formatted cells.

Чтобы удалить условное форматирование из визуализации, повторно щелкните правой кнопкой мыши поле, выберите пункт Удалить условное форматирование, а затем выберите тип удаляемого форматирования.To remove conditional formatting from a visualization, just right-click the field again, select Remove conditional formatting and then the type of formatting to remove.

Цветовые шкалы для фонаBackground color scales

Если выбрать Условное форматирование, а затем — Цветовые шкалы для фона, появляется представленное ниже диалоговое окно.Selecting Conditional formatting and then Background color scales brings up the following dialog.

Чтобы выбрать в модели данных поле, от которого будут зависеть цвета, задайте его в качестве значения поля Цвет зависит от.You can select a field from your data model to base the colors on, by setting Color to that field.

Кроме того, можно указать тип агрегирования для выбранного поля с помощью значения Обобщение.In addition, you can specify the aggregation type for the selected field with the Summarization value. Окрашиваемое поле указывается в поле Применить цвет к.

Условное форматирование можно применять к текстовым полям и полям дат, если в качестве основы выбрано числовое значение.The field to be colored is specified in the Apply color to field, so you can keep track.

You can apply conditional formatting to text and date fields, as long as you choose a numeric value as the basis of the formatting.

Чтобы использовать отдельные значения цвета для заданных диапазонов значений, установите флажок Цвет в зависимости от правил.

To use discrete color values for given value ranges, select Color by rules. Чтобы использовать цветовой спектр, оставьте флажок Цвет в зависимости от правил снятым.

To use a color spectrum, leave Color by rules unchecked.

Цвет в зависимости от правилColor by rules

Если установлен флажок Цвет в зависимости от правил, можно ввести один или несколько диапазонов значений, для каждого из которых задан цвет.

When you select Color by rules, you can enter one or more value ranges, each with a set color. Каждый диапазон значений начинается с условия Если значение. Кроме того, для него задаются условие и и цвет.

Each value range starts with an If value condition, an and value condition, and a color.

Ячейки таблицы, содержащие значения из определенного диапазона, окрашиваются заданным цветом.Table cells with values in each range are filled with the given color. На приведенном ниже рисунке определены три правила.There are three rules in the following figure.

Пример таблицы теперь выглядит так:The example table now looks this:

Минимальное и максимальное значенияColor minimum to maximum

Вы можете настроить значения Минимум и Максимум и соответствующие цвета.You can configure the Minimum and Maximum values and their colors. Установив флажок Расхождение, дополнительно можно настроить центральное значение.If you select the Diverging box, you can configure an optional Center value as well.

Пример таблицы теперь выглядит так:The example table now looks this:

Цветовые шкалы для шрифтовFont color scales

Если выбрать Условное форматирование, а затем — Цветовые шкалы для шрифтов, появляется представленное ниже диалоговое окно.

Selecting Conditional formatting and then Font color scales brings up the following dialog. Оно похоже на диалоговое окно Цветовые шкалы для фона, но в нем меняется цвет шрифта, а не цвет фона ячейки.

This dialog is similar to the Background color scales dialog, but changes the font color rather than the cell background color.

Пример таблицы теперь выглядит так:The example table now looks this:

ГистограммыData bars

Если выбрать Условное форматирование, а затем — Гистограммы, появляется представленное ниже диалоговое окно.Selecting Conditional formatting and then Data bars brings up the following dialog.

По умолчанию флажок Показывать только столбец снят, поэтому в ячейке таблицы отображаются как столбец, так и фактическое значение.By default, the Show bar only option is unchecked, and so the table cell shows both the bar and the actual value.

Если флажок Показывать только столбец установлен, в ячейке таблицы отображается только столбец.If the Show bar only option is checked, the table cell only shows the bar.

Форматирование цветом по значению поляColor formatting by field value

Вы можете использовать измерение или столбец, указывающий цвет с помощью текстового значения или шестнадцатеричного кода, чтобы задать этот цвет в качестве цвета фона или шрифта визуального элемента таблицы или матрицы.

You can use a measure or a column that specifics a color, either using a text value or a hex code, to apply that color to the background of font color of a table or matrix visual. Можно также создать пользовательскую логику для заданного поля и применить к этой логике подходящие цвета шрифта и фона.

You can also create custom logic for a given field, and have that logic apply the desired color to the font or background.

Например, в таблице ниже есть цвет, связанный с каждой моделью продукции.For example, in the following table there is a color associated with each product model.

Чтобы отформатировать ячейку в зависимости от значения поля, перейдите в диалоговое окно Условное форматирование, щелкнув правой кнопкой мыши столбец Цвет для этого элемента и, в данном случае, выбрав в меню Цвет фона.To format that cell its field value, select the Conditional formatting dialog by right-clicking the Color column for that visual, and in this case, select Background color from the menu.

В появившемся диалоговом окне выберите Значение поля в раскрывающемся списке Форматировать по, как показано на следующем рисунке.In the dialog that appears, select Field value in the Format by drop down area, as shown in the following image.

Можно повторить эту процедуру для цвета шрифта: к визуальному элементу будет применена заливка столбца Цвет, как показано на следующем рисунке.You can repeat that process for the font color, and the result in the visual will be a solid color in the color column, as shown in the following screen.

Кроме того, вы можете создать вычисление DAX, основанное на бизнес-логике, которое будет выводить шестнадцатеричные коды в зависимости от выбранных условий.You could also create a DAX calculation business logic, that outputs different hex codes conditions you prefer.

Обычно это проще, чем создание нескольких правил в диалоговом окне условного форматирования.This is generally easier than creating multiple rules in the conditional formatting dialog. Возьмем, к примеру, поле ColorKPI на следующем рисунке.

Consider the ColorKPI field in the following sample image.

Вы можете задать значение поля для Цвет фона следующим образом.You could then set the field value for Background color in the following way.

После этого вы сможете получить результаты как в приведенной ниже матрице.And you could then get results the following matrix.

Можно создать множество разновидностей, используя лишь воображение с небольшой помощью DAX.There are many more variations you could create, just by using your imagination and a bit of DAX.

Дальнейшие действияNext steps

Дополнительные сведения см. в следующей статье:For more information, see the following article:

Источник: https://docs.microsoft.com/ru-ru/power-bi/desktop-conditional-table-formatting

Условное форматирование в Excel

Условное форматирование: инструмент Microsoft Excel для визуализации данных

Условное форматирование позволяет применять форматирование ячеек избирательно или автоматически на основании их значений.

К примеру, вы можете задать условное форматирование таким образом, чтобы все ячейки с отрицательными значениями закрашивались в красный цвет.

Когда вы вводите или меняете значение в ячейке, Excel проверяет его и сравнивает с условиями, заданными в правилах. Если значение отрицательное, фон ячейки закрасится, иначе останется без изменений.

Условное форматирование – это простой способ определить ячейки с ошибочными записями или значениями определённого типа. Вы можете использовать формат (например, красная заливка), чтобы легко идентифицировать определенные ячейки.

Виды условного форматирования

Когда вы нажимаете на кнопку Условное форматирование, которая находится в группе Стили вкладки , вы увидите выпадающее меню со следующими опциями:

Правила выделения ячеек открываетдополнительное меню с различными параметрами для определения правил форматирования ячеек, содержащих конкретные значения или находится в определенном диапазоне.

Правила отбора первых и последних значений открывает опции, позволяющие задавать формат ячейкам на основании вхождения их в топ первых или последних элементов.

Гистограмма открывает палитру гистограмм различных цветов, которые вы можете задать для выбранных ячеек, для визуализации значений, содержащихся в этих ячейках.

Цветовые шкалы позволяет задавать двух- и трехцветовые шкалы для цвета фона ячейки на основе ее значения относительно других ячеек в диапазоне

Наборы значков отображает значок в ячейке. Какой именно значок отображается, зависит от значения ячейки относительно других ячеек. Excel 2013 предоставляет 20 наборов значков на выбор (при этом вы можете смешивать и сочетать значки из разных наборов). Количество значков в наборах колеблется от трех до пяти.

Создать правило открывает диалоговое окно Создание правила форматирования, которое позволяет создать пользовательское условное форматирование для выбранных ячеек.

Удалить правила открывает дополнительное меню, где вы можете удалить правила условного форматирования как для выбранных ячеек, так и на всем листе.

Управление правилами открывает диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования, которое позволяет редактировать и удалять определенные правила, а также задавать приоритет, передвигая вниз и вверх по списку правил.

Графическое условное форматирование

Вероятно, самое крутое (и конечно, простое) условное форматирование, которое можно применить к диапазону ячеек – это форматирование с применением графических элементов – Гистограммы, Цветовые шкалы и Наборы значков.

На рисунке изображено применение двух различных правил для форматирования для диапазона от 6 до 1 и наоборот. В первом случае применялись Цветовые шкалы, где мы видим, как изменяется формат при изменении значения от 6 до 1, во втором – 3 цветные стрелки.

Определение конкретных значений в диапазоне ячеек

Варианты условного форматирования Правила выделения ячеек и Правила отбора первых и последних значений позволяют задавать определенный формат ячейкам при достижении заданных условий.

Правила, которые вы создали для выполнения этих условий, могут варьироваться в широких пределах.

Вы можете устанавливать правила, согласно которому ячейки будут форматироваться, если она содержит определенный текст или значение, может быть больше/ меньше или быть в пределах определенных значений.

Также вы можете применять правила форматирования для опознания ячеек входящих в топ 10 наибольших/ наименьших значений.

Примеры условного форматирования

Давайте рассмотрим пример, где мы будем создавать правило изменения формата ячейки на красную заливку с темно-красным шрифтом при условии, если значение ячейки содержит слово Нет.

Выделяем диапазон ячеек, к которому мы хотим применить условное форматирование. Переходим по вкладке в группу Стили, щелкаем кнопку Условное форматирование -> Правила выделения ячеек -> Текст содержит.

В появившемся диалоговом окне Текст, который содержит в левом текстовом поле необходимо задать фрагмент текста, который будет условием для применения формата к ячейке, указанного в правом выпадающем списке. В нашем случае – это Светло-красная заливка и темно-красный текст.

Щелкаем ОК, чтобы наше правило вступило в силу.

Несколько условных форматирований для одного диапазона

Скажем, вы хотите применить три различных условных форматирования к одному и тому же диапазону ячеек: первый тип формата, когда ячейка содержит целевое значение, второй – когда больше цели и третий – когда меньше.

Ниже описаны шаги по заданию формата Желая заливка с темно-желтым текстом для ячеек содержащих значение 95, Зеленая заливка с темно-зеленым текстом для ячеек со значениями больше 95 и Светло-красная заливка и темно-красным текстом для ячеек меньше 95.

Выделяем диапазон ячеек, к которому мы хотим применить три различных правила условного форматирования. Начнем с создания правила для ячеек, содержащих значение равное 95.

Переходим по вкладке в группу Стили, щелкаем кнопку Условное форматирование -> Правила выделения ячеек -> Равно.

Excel откроет диалоговое окно Равно, где в левом текстовом поле необходимо указать условие 95, а в правом выпадающем списке выбрать формат для этого условия Желая заливка с темно-желтым текстом.

Далее задаем условное форматирование для значений больше 95. Из меню Условное форматирование -> Правила выделения ячеек выбираем Больше, в появившемся диалоговом окне Больше указываем значение, выше которого ячейка будет закрашиваться в зеленый цвет, и сам формат.

Аналогичную операцию проделываем для ячеек со значениями меньше 95. На этот раз из списка правил необходимо выбрать Меньше и задать формат с красной заливкой.

По мере того, как вы будете определять все три правила для диапазона, ячейки будут закрашиваться в определенный цвет. В итоге мы получим, примерно такую картину. Обратите внимание, что если ячейка будет пустой, она тоже будет закрашиваться в красный цвет, предполагая, что значение ячейки меньше 95.

Формулы в условном форматировании

Хотя Excel предлагает большое количество готовых правил, вы можете задать свое собственное правило на основе формулы. К примеру, у вас есть таблица с данными о продажах по дням и вы хотите, чтобы ячейки с выходными днями (суббота и воскресенье) закрашивались.

Выделяем таблицу с данными, к которой мы хотим применить условное форматирование. Переходим по вкладке в группу Стили, щелкаем кнопку Условное форматирование -> Создать правило.  В появившемся диалоговом окне Создание правила форматирования в поле Выберите тип правила выбираем  Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.

В поле Измените описание правила задаем условия и формат для нашего правила. В нашем случае, условием будет формула =ИЛИ(ДЕНЬНЕД($A2;2)=6;ДЕНЬНЕД($A2;2)=7). В качестве формата я выбрал темно красную заливку.

Послесловие

В данной статье мы рассмотрели один из самых популярных инструментов Excel – условное форматирование, которое позволяет задавать различный вид для ячейки в зависимости от его содержимого. Условное форматирование является полезным инструментом для визуализации числовых данных. В ряде случаев условное форматирование является реальной альтернативой создания диаграммы.

Вам также могут быть интересны следующие статьи

Источник: http://exceltip.ru/%D1%83%D1%81%D0%BB%D0%BE%D0%B2%D0%BD%D0%BE%D0%B5-%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B2-excel/

Тренинг

Условное форматирование: инструмент Microsoft Excel для визуализации данных
Научитесь быстро и наглядно визуализировать большие объемы числовой информации для построения более профессиональных и понятных бизнес-отчетов.

  • Приходилось ли вам когда-нибудь терять кучу времени на построение в отчете очередной нестандартной диаграммы, которую вдруг захотело ваше как всегда креативное руководство?
  • Случалось ли вам в растерянности смотреть на огромные таблицы с кучей числовой информации и думать: “Как же это все засунуть в диаграмму? И какой тип лучше использовать? “
  • Бывало ли такое, что результаты вашей работы “прятались” за столбцами безликих чисел и руководство их просто не оценивало по достоинству, отдавая предпочтение тем, кто умело подал свои в виде наглядных графиков?

Если вы менеджер проектов, руководитель, экономист, аналитик или просто по роду вашей деятельности вам то и дело приходится строить в Excel диаграммы сложнее, чем просто “тортик с дольками” и “столбики вертикальные” – этот тренинг для вас. В нем мы подробно рассмотрим и на реальных примерах научимся создавать 18 стандартных и нестандартных типов статических, 9 типов интерактивных и 8 типов мини-диаграмм.

Модуль 1. Хитрости стандартных диаграмм

Посвящен нюансам и “фишкам” при создании стандартных диаграмм разных типов. В этом модуле мы научимся:

  • Быстро создавать и настраивать диаграммы типа график (Line chart) и гистограмма (Histogram) по данным с нескольких таблиц (листов), включать для них вторую ось X и Y 
  • Грамотно смешивать в одной диаграмме несколько диаграмм разных типов (график-гистограмма-с областями и т.п.)
  • Добавлять зоны среднеквадратических отклонений на ваши графики для отображения статистических погрешностей и допусков
  • Использовать полосы повышения-понижения и планки ошибок
  • Связывать подписи на диаграмме с ячейками листа
  • Строить лепестковую (Radar chart) диаграмму и круговую с выносом детализации одной доли во вторичную.

Модуль 2. Нестандартные диаграммы

В этом модуле будем учиться строить диаграммы, которых нет в стандартном наборе возможностей Excel. А именно:

  • Индикаторные диаграммы(bullet, gauge graph) разных видов для наглядного отображения текущих данных (например по KPI)
  • Подробно рассмотрим 4 вида пузырьковых(bubble) и точечных (scatter)диаграмм – как их использовать для представления маркетинговых данных, как их строить, как быстро добавлять подписи к данным.
  • Разберем 5 способов построения проектных диаграмм (Gantt Chart) и диаграммы календаря проекта (Timeline) – классических, с учетом выходных дней и праздников, с учетом % выполнения по каждому этапу и т.д.
  • Научимся строить сравнительные линейчатые диаграммы (Tornado Chart) и каскадные диаграммы отклонений (Waterfall Chart) для отображения потока наличности, изменений стоимости и т.д.
  • Рассмотрим 3 способа визуализации геоданных на географических картах

Модуль 3. Интерактивные диаграммы

Как насчет диаграммы, которая будет динамической, “живой”? Которая позволит добавлять или убирать из нее данные с помощью галочек-флажков или перемещаться по оси времени с помощью полосы прокрутки, отображая только те данные, которые вам сейчас нужны? Как насчет диаграммы, которая автоматически будет включать в себя добавленные к таблице числовые данные? В этом модуле мы научимся создавать такие интерактивные диаграммы несколькими способами.

Модуль 4. Минидиаграммы

Если нет места на полноценную диаграмму, то можно использовать несколько техник для визуализации числовых данных прямо в ячейках листа. В этом модуле мы научимся создавать миниатюрные наглядные графики и гистограммы для добавления наглядности вашим отчетам с помощью:

  • Условного форматирования и спецсимволов шрифтов
  • Спарклайнов
  • Макросов и специальных надстроек

  Бонусы

Каждый участник тренинга получит полный комплект раздаточных материалов, включающий в себя:

  • методическое пособие со всеми материалами курса и пошаговым описанием алгоритмов построения всех диаграмм в тренинге
  • мою авторскую разработку – Библиотеку Диаграмм с готовыми примерами-образцами 20+ нестандартных диаграмм, которые вы легко сможете потом использовать в своей работе – просто брать и копировать в свои отчеты
  • все макросы и надстройки, использующиеся в тренинге
  • удобную шпаргалку по горячим клавишам и функциям Excel
  • полную версию надстройки PLEX, которая добавит в ваш Excel больше сотни новых полезных функций

Заинтересовались? Хотите получить более подробную информацию о условиях проведения такого тренинга? Тогда выберите ваш вариант:

← Назад к списку тренингов

Источник: https://www.planetaexcel.ru/treningi/116/

Обучение условному форматированию в Excel с примерами

Условное форматирование: инструмент Microsoft Excel для визуализации данных

Условное форматирование – удобный инструмент для анализа данных и наглядного представления результатов. Умение им пользоваться сэкономит массу времени и сил. Достаточно бегло взглянуть на документ – нужная информация получена.

Инструмент «Условное форматирование» находится на главной странице в разделе «Стили».

При нажатии на стрелочку справа открывается меню для условий форматирования.

Сравним числовые значения в диапазоне Excel с числовой константой. Чаще всего используются правила «больше / меньше / равно / между». Поэтому они вынесены в меню «Правила выделения ячеек».

Введем в диапазон А1:А11 ряд чисел:

Выделим диапазон значений. Открываем меню «Условного форматирования». Выбираем «Правила выделения ячеек». Зададим условие, например, «больше».

Введем в левое поле число 15. В правое – способ выделения значений, соответствующих заданному условию: «больше 15». Сразу виден результат:

Выходим из меню нажатием кнопки ОК.



Сравним значения диапазона А1:А11 с числом в ячейке В2. Введем в нее цифру 20.

Выделяем исходный диапазон и открываем окно инструмента «Условное форматирование» (ниже сокращенно упоминается «УФ»). Для данного примера применим условие «меньше» («Правила выделения ячеек» – «Меньше»).

В левое поле вводим ссылку на ячейку В2 (щелкаем мышью по этой ячейке – ее имя появится автоматически). По умолчанию – абсолютную.

Результат форматирования сразу виден на листе Excel.

Значения диапазона А1:А11, которые меньше значения ячейки В2, залиты выбранным фоном.

Зададим условие форматирования: сравнить значения ячеек в разных диапазонах и показать одинаковые. Сравнивать будем столбец А1:А11 со столбцом В1:В11.

Выделим исходный диапазон (А1:А11). Нажмем «УФ» – «Правила выделения ячеек» – «Равно». В левом поле – ссылка на ячейку В1. Ссылка должна быть СМЕШАННАЯ или ОТНОСИТЕЛЬНАЯ!, а не абсолютная.

Каждое значение в столбце А программа сравнила с соответствующим значением в столбце В. Одинаковые значения выделены цветом.

Внимание! При использовании относительных ссылок нужно следить, какая ячейка была активна в момент вызова инструмента «Условного формата». Так как именно к активной ячейке «привязывается» ссылка в условии.

В нашем примере в момент вызова инструмента была активна ячейка А1. Ссылка $B1. Следовательно, Excel сравнивает значение ячейки А1 со значением В1. Если бы мы выделяли столбец не сверху вниз, а снизу вверх, то активной была бы ячейка А11. И программа сравнивала бы В1 с А11.

Сравните:

Чтобы инструмент «Условное форматирование» правильно выполнил задачу, следите за этим моментом.

Проверить правильность заданного условия можно следующим образом:

  1. Выделите первую ячейку диапазона с условным форматированим.
  2. Откройте меню инструмента, нажмите «Управление правилами».

В открывшемся окне видно, какое правило и к какому диапазону применяется.

Условное форматирование – несколько условий

Исходный диапазон – А1:А11. Необходимо выделить красным числа, которые больше 6. Зеленым – больше 10. Желтым – больше 20.

  • 1 способ. Выделяем диапазон А1:А11. Применяем к нему «Условное форматирование». «Правила выделения ячеек» – «Больше». В левое поле вводим число 6. В правом – «красная заливка». ОК. Снова выделяем диапазон А1:А11. Задаем условие форматирования «больше 10», способ – «заливка зеленым». По такому же принципу «заливаем» желтым числа больше 20.
  • 2 способ. В меню инструмента «Условное форматирование выбираем «Создать правило».

Заполняем параметры форматирования по первому условию:

Нажимаем ОК. Аналогично задаем второе и третье условие форматирования.

Обратите внимание: значения некоторых ячеек соответствуют одновременно двум и более условиям. Приоритет обработки зависит от порядка перечисления правил в «Диспетчере»-«Управление правилами».

То есть к числу 24, которое одновременно больше 6, 10 и 20, применяется условие «=$А1>20» (первое в списке).

Условное форматирование даты в Excel

Выделяем диапазон с датами.

Применим к нему «УФ» – «Дата».

В открывшемся окне появляется перечень доступных условий (правил):

Выбираем нужное (например, за последние 7 дней) и жмем ОК.

Красным цветом выделены ячейки с датами последней недели (дата написания статьи – 02.02.2016).

Условное форматирование в Excel с использованием формул

Если стандартных правил недостаточно, пользователь может применить формулу. Практически любую: возможности данного инструмента безграничны. Рассмотрим простой вариант.

Есть столбец с числами. Необходимо выделить цветом ячейки с четными. Используем формулу: =ОСТАТ($А1;2)=0.

Выделяем диапазон с числами – открываем меню «Условного форматирования». Выбираем «Создать правило». Нажимаем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Заполняем следующим образом:

Для закрытия окна и отображения результата – ОК.

Условное форматирование строки по значению ячейки

Задача: выделить цветом строку, содержащую ячейку с определенным значением.

Таблица для примера:

Необходимо выделить красным цветом информацию по проекту, который находится еще в работе («Р»). Зеленым – завершен («З»).

Выделяем диапазон со значениями таблицы. Нажимаем «УФ» – «Создать правило». Тип правила – формула. Применим функцию ЕСЛИ.

Порядок заполнения условий для форматирования «завершенных проектов»:

Обратите внимание: ссылки на строку – абсолютные, на ячейку – смешанная («закрепили» только столбец).

Аналогично задаем правила форматирования для незавершенных проектов.

В «Диспетчере» условия выглядят так:

Получаем результат:

Когда заданы параметры форматирования для всего диапазона, условие будет выполняться одновременно с заполнением ячеек. К примеру, «завершим» проект Димитровой за 28.01 – поставим вместо «Р» «З».

«Раскраска» автоматически поменялась. Стандартными средствами Excel к таким результатам пришлось бы долго идти.

Источник: https://exceltable.com/formatirovanie/uslovnoe-formatirovanie-v-excel

Основы условного форматирования в Excel

Используя условное форматирование, мы можем:

  • закрашивать значения цветом
  • менять шрифт
  • задавать формат границ

Применять его возможно как на одну, так и на несколько ячеек, строк и столбцов. Производить настройку формата мы можем с помощью условий. Далее мы на практике разберем как это делать.

Где находится условное форматирование в Эксель?

Кнопка “Условное форматирование” находится на панели инструментов, на вкладке “”:

Как сделать условное форматирование в Excel?

При применении условного форматирования системе необходимо задать две настройки:

  • Каким ячейкам вы хотите задать формат;
  • По каким условиям будет присвоен формат.

Ниже, мы рассмотрим как применить условное форматирование. Представим, что у нас есть таблица с динамикой курса доллара в рублях за год. Наша задача выделить красным цветом те данные, в которых курс снижался предыдущему месяцу. Итак, выполним следующие шаги:

  • В таблице с данными выделим диапазон, для которого мы хотим применить выделение цветом:
  • Перейдем на вкладку “” на панели инструментов и кликнем на пункт “Условное форматирование”. В выпадающем списке вы увидите несколько типов формата на выбор:
    • Правила выделения
    • Правила отбора первых и последних значений
    • Гистограммы
    • Цветовые шкалы
    • Наборы значков
  • В нашем примере мы хотим выделить цветом данные с отрицательным значением. Для этого выберем тип “Правила выделения ячеек” => “Меньше”:

Также, доступны следующие условия:

  1. Значения больше или равны какому-либо значению;
  2. Выделять текст, содержащий определенные буквы или слова;
  3. Выделять цветом дубликаты;
  4. Выделять определенные даты.
  • Во всплывающем окне в поле “Форматировать ячейки которые МЕНЬШЕ” укажем значение “0”, так как нам нужно выделить цветом отрицательные значения. В выпадающем списке справа выберем формат отвечающих условиям:
  • Для присвоения формата вы можете использовать пред настроенные цветовые палитры, а также создать свою палитру. Для этого кликните по пункту:
  • Во всплывающем окне формата укажите:
    • цвет заливки
    • цвет шрифта
    • шрифт
    • границы ячеек
  • По завершении настроек нажмите кнопку “ОК”.

Ниже пример таблицы с применением условного форматирования по заданным нами параметрам. Данные с отрицательными значениями выделены красным цветом:

Как создать правило

Если пред настроенные условия не подходят, вы можете создавать свои правила. Для настройки проделаем следующие шаги:

  • Выделим диапазон данных. Кликнем на пункт “Условное форматирование” в панели инструментов. В выпадающем списке выберем пункт “Новое правило”:
  • Во всплывающем окне нам нужно выбрать тип применяемого правила. В нашем примере нам подойдет тип “Форматировать только ячейки, которые содержат”. После этого зададим условие выделять данные, значения которых больше “57”, но меньше “59”:
  • Кликнем на кнопку “Формат” и зададим формат, как мы это делали в примере выше. Нажмите кнопку “ОК”:

Условное форматирование по значению другой ячейки

На примерах выше мы задавали формат ячейкам, на основе их собственных значений. В Excel возможно задавать формат, на основе значений из других ячеек. Например, в таблице с данными курса доллара мы можем выделить цветом ячейки по правилу. Если курс доллара ниже чем в предыдущем месяце, то значение курса в текущем месяце будет выделено цветом.

Для создания условия по значению другой ячейки выполним следующие шаги:

  • Выделим первую ячейку для назначения правила. Кликнем на пункт “Условное форматирование” на панели инструментов. Выберем условие “Меньше”.
  • Во всплывающем окне указываем ссылку на ячейку, с которой будет сравниваться данная ячейка. Выбираем формат. Нажимаем кнопку “ОК”.
  • Повторно выделим левой клавишей мыши ячейку, которой мы присвоили формат. Кликнем на пункт “Условное форматирование”. Выберем в выпадающем меню “Управление правилами” => кликнем на кнопку “Изменить правило”:
  • В поле слева всплывающего окна “очистим” ссылку от знака “$”. Нажимаем кнопку “ОК”, а затем кнопку “Применить”.
  • Теперь нам нужно присвоить настроенный формат на остальные ячейки таблицы. Для этого выделим ячейку с присвоенным форматом, затем в левом верхнем углу панели инструментов нажмем на “валик” и присвоим формат остальным ячейкам:

На скриншоте ниже цветом выделены данные, в которых курс валюты стал ниже к предыдущему периоду:

Как применить несколько правил условного форматирования к одной ячейке

Возможно применять несколько правил к одной ячейке.

Например, в таблице с прогнозом погоды мы хотим закрасить разными цветами показатели температуры. Условия выделения цветом: если температура выше 10 градусов – зеленым цветом, если выше 20 градусов – желтый, если выше 30 градусов – красным.

Для применения нескольких условий к одной ячейке выполним следующие действия:

  • Выделим диапазон с данными, к которым мы хотим применить условное форматирование => кликнем по пункту “Условное форматирование” на панели инструментов => выберем условие выделения “Больше…” и укажем первое условие (если больше 10, то зеленая заливка). Такие же действия повторим для каждого из условий (больше 20 и больше 30). Не смотря на то, что мы применили три правила, данные в таблице закрашены зеленым цветом:
  • Кликнем на любую ячейку с присвоенным форматированием. Затем, снова кликнем по пункту “Условное форматирование” и перейдем в раздел “Управление правилами”. Во всплывающем окне, распределим правила от большего к меньшему и напротив первых двух поставим галочку “Остановить, если истина”. Этот пункт позволяет не применять остальные правила к ячейке, при соответствии первому. Затем кликнем кнопку “Применить” и “ОК”:

Применив их, наша таблица с данными температуры “подсвечена” корректными цветами, в соответствии с нашими условиями.

Как редактировать правило условного форматирования

Для редактирования присвоенного правила выполните следующие шаги:

  • Выделить левой клавишей мыши ячейку, правило которой вы хотите отредактировать.
  • Перейдите в пункт меню панели инструментов “Условное форматирование”. Затем, в пункт “Управление правилами”. Щелкните левой клавишей мыши по правилу, которое вы хотите отредактировать. Кликните на кнопку “Изменить правило”:
  • После внесения изменений нажмите кнопку “ОК”.

Как копировать правило условного форматирования

Для копирования формата на другие ячейки выполним следующие действия:

  • Выделим диапазон данных с примененным условным форматированием. Кликнем по пункту на панели инструментов “Формат по образцу”.
  • Левой клавишей мыши выделим диапазон, к которому хотим применить скопированные правила формата:

Как удалить условное форматирование

Для удаления формата проделайте следующие действия:

  • Выделите ячейки;
  • Нажмите на пункт меню “Условное форматирование” на панели инструментов. Кликните по пункту “Удалить правила”. В раскрывающемся меню выберите метод удаления:

Источник: https://excelhack.ru/uslovnoe-formatirovanie-v-excel/

Условное форматирование: инструмент Microsoft Excel для визуализации данных

Условное форматирование: инструмент Microsoft Excel для визуализации данных

Смотря на сухие цифры таблиц, трудно с первого взгляда уловить общую картину, которую они представляют.

Но, в программе Microsoft Excel имеется инструмент графической визуализации, с помощью которого можно наглядно представить данные, содержащиеся в таблицах. Это позволяет более легко и быстро усвоить информацию.

Данный инструмент называется условным форматированием. Давайте разберемся, как использовать условное форматирование в программе Microsoft Excel.

Скачать последнюю версию Excel

Простейшие варианты условного форматирования

Для того, чтобы произвести форматирование определенной области ячеек, нужно выделить эту область (чаще всего столбец), и находясь во вкладке «», кликнуть по кнопке «Условное форматирование», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Стили».

После этого, открывается меню условного форматирования. Тут представляется три основных вида форматирования:

  • Гистограммы;
  • Цифровые шкалы;
  • Значки.

Для того, чтобы произвести условное форматирование в виде гистограммы, выделяем столбец с данными, и кликаем по соответствующему пункту меню. Как видим, представляется на выбор несколько видов гистограмм с градиентной и сплошной заливкой. Выберете ту, которая, на ваш взгляд, больше всего соответствует стилю и содержанию таблицы.

Как видим, гистограммы появились в выделенных ячейках столбца. Чем большее числовое значение в ячейках, тем гистограмма длиннее. Кроме того, в версиях Excel 2010, 2013 и 2016 годов, имеется возможность корректного отображения отрицательных значений в гистограмме. А вот, у версии 2007 года такой возможности нет.

При использовании вместо гистограммы цветовой шкалы, также существует возможность выбрать различные варианты данного инструмента. При этом, как правило, чем большее значение расположено в ячейке, тем насыщеннее цвет шкалы.

Наиболее интересным и сложным инструментом среди данного набора функций форматирования являются значки. Существует четыре основные группы значков: направления, фигуры, индикаторы и оценки. Каждый выбранный пользователем вариант предполагает использование разных значков при оценке содержимого ячейки.

Вся выделенная область сканируется Excel, и все значения ячеек разделяются на части, согласно величинам, указанным в них.

К самым большим величинам применяются значки зеленого цвета, к величинам среднего диапазона – желтого, и величины, располагающиеся в самой меньшей трети – помечаются значками красного цвета.

При выборе стрелок, в качестве значков, кроме цветового оформления, используется ещё сигнализирование в виде направлений. Так, стрелка, повернутая указателем вверх, применяется к большим величинам, влево – к средним, вниз – к малым. При использовании фигур, кругом помечаются самые большие величины, треугольником – средние, ромбом – малые.

Правила выделения ячеек

По умолчанию, используется правило, при котором все ячейки выделенного фрагмента обозначаются определенным цветом или значком, согласно расположенным в них величинам. Но, используя меню, о котором мы уже говорили выше, можно применять и другие правила обозначения.

Кликаем по пункту меню «Правила выделения ячеек». Как видим, существует семь основных правил:

  • Больше;
  • Меньше;
  • Равно;
  • Между;
  • Дата;
  • Повторяющиеся значения.

Рассмотрим применение этих действий на примерах. Выделим диапазон ячеек, и кликнем по пункту «Больше…».

Открывается окно, в котором нужно установить, значения больше какого числа будут выделяться. Делается это в поле «Форматировать ячейки, которые больше».

По умолчанию, сюда автоматически вписывается среднее значение диапазона, но можно установить любое другое, либо же указать адрес ячейки, в которой содержится это число.

Последний вариант подойдёт для динамических таблиц, данные в которых постоянно изменяются, или для ячейки, где применяется формула. Мы для примера установили значение в 20000.

В следующем поле, нужно определиться, как будут выделяться ячейки: светло-красная заливка и темно-красный цвет (по умолчанию); желтая заливка и темно-желтый текст; красный текст, и т.д. Кроме того, существует пользовательский формат.

При переходе на этот пункт, открывается окно, в котором можно редактировать выделения, практически, как угодно, применяя различные варианты шрифта, заливки, и границы.

После того, как мы определились, со значениями в окне настройки правил выделения, жмём на кнопку «OK».

Как видим, ячейки выделены, согласно установленному правилу.

По такому же принципу выделяются значения при применении правил «Меньше», «Между» и «Равно». Только в первом случае, выделяются ячейки меньше значения, установленного вами; во втором случае, устанавливается интервал чисел, ячейки с которыми будут выделяться; в третьем случае задаётся конкретное число, а выделяться будут ячейки только содержащие его.

Правило выделения «Текст содержит», главным образом, применяется к ячейкам текстового формата. В окне установки правила следует указать слово, часть слова, или последовательный набор слов, при нахождении которых, соответствующие ячейки будут выделяться, установленным вами способом.

Правило «Дата» применяется к ячейкам, которые содержат значения в формате даты. При этом, в настройках можно установить выделение ячеек по тому, когда произошло или произойдёт событие: сегодня, вчера, завтра, за последние 7 дней, и т.д.

Применив правило «Повторяющиеся значения» можно настроить выделение ячеек, согласно соответствию размещенных в них данных одному из критериев: повторяющиеся это данные или уникальные.

Правила отбора первых и последних значений

Кроме того, в меню условного форматирования имеется ещё один интересный пункт – «Правила отбора первых и последних значений».

Тут можно установить выделение только самых больших или самых маленьких значений в диапазоне ячеек. При этом, можно использовать отбор, как по порядковым величинам, так и по процентным.

Существуют следующие критерии отбора, которые указаны в соответствующих пунктах меню:

  • Первые 10 элементов;
  • Первые 10%;
  • Последние 10 элементов;
  • Последние 10%;
  • Выше среднего;
  • Ниже среднего.

Но, после того, как вы кликнули по соответствующему пункту, можно немного изменить правила. Открывается окно, в котором производится выбор типа выделения, а также, при желании, можно установить другую границу отбора.

Например, мы, перейдя по пункту «Первые 10 элементов», в открывшемся окне, в поле «Форматировать первые ячейки» заменили число 10 на 7.

Таким образом, после нажатия на кнопку «OK», будут выделяться не 10 самых больших значений, а только 7.

Создание правил

Выше мы говорили о правилах, которые уже установлены в программе Excel, и пользователь может просто выбрать любое из них. Но, кроме того, при желании, пользователь может создавать свои правила.

Для этого, нужно нажать в любом подразделе меню условного форматирования на пункт «Другие правила…», расположенный в самом низу списка». Или же кликнуть по пункту «Создать правило…», который расположен в нижней части основного меню условного форматирования.

Открывается окно, где нужно выбрать один из шести типов правил:

  1. Форматировать все ячейки на основании их значений;
  2. Форматировать только ячейки, которые содержат;
  3. Форматировать только первые и последние значения;
  4. Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего;
  5. Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения;
  6. Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.

Согласно выбранному типу правил, в нижней части окна нужно настроить изменение описания правил, установив величины, интервалы и другие значения, о которых мы уже говорили ниже.

Только в данном случае, установка этих значений будет более гибкая. Тут же задаётся, при помощи изменения шрифта, границ и заливки, как именно будет выглядеть выделение.

После того, как все настройки выполнены, нужно нажать на кнопку «OK», для сохранения проведенных изменений.

Управление правилами

В программе Excel можно применять сразу несколько правил к одному и тому же диапазону ячеек, но отображаться на экране будет только последнее введенное правило. Для того, чтобы регламентировать выполнение различных правил относительно определенного диапазона ячеек, нужно выделить этот диапазон, и в основном меню условного форматирования перейти по пункту управление правилами.

Открывается окно, где представлены все правила, которые относятся к выделенному диапазону ячеек. Правила применяются сверху вниз, так как они размещены в списке. Таким образом, если правила противоречат друг другу, то по факту на экране отображается выполнение только самого последнего из них.

Чтобы поменять правила местами, существуют кнопки в виде стрелок направленных вверх и вниз. Для того, чтобы правило отображалось на экране, нужно его выделить, и нажать на кнопку в виде стрелки направленной вниз, пока правило не займет самую последнюю строчу в списке.

Есть и другой вариант. Нужно установить галочку в колонке с наименованием «Остановить, если истина» напротив нужного нам правила. Таким образом, перебирая правила сверху вниз, программа остановится именно на правиле, около которого стоит данная пометка, и не будет опускаться ниже, а значит, именно это правило будет фактически выполнятся.

В этом же окне имеются кнопки создания и изменения выделенного правила. После нажатия на эти кнопки, запускаются окна создания и изменения правил, о которых мы уже вели речь выше.

Для того, чтобы удалить правило, нужно его выделить, и нажать на кнопку «Удалить правило».

Кроме того, можно удалить правила и через основное меню условного форматирования. Для этого, кликаем по пункту «Удалить правила». Открывается подменю, где можно выбрать один из вариантов удаления: либо удалить правила только на выделенном диапазоне ячеек, либо удалить абсолютно все правила, которые имеются на открытом листе Excel.

Как видим, условное форматирование является очень мощным инструментом для визуализации данных в таблице. С его помощью, можно настроить таблицу таким образом, что общая информация на ней будет усваиваться пользователем с первого взгляда.

Кроме того, условное форматирование придаёт большую эстетическую привлекательность документу. Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось.

Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

ДА НЕТ

Источник: http://lumpics.ru/conditional-formatting-in-excel/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.