Решение проблем с поступлением писем на электронную почту

Правила деловой переписки по электронной почте. Деловое письмо: образец. Как отправить письмо по электронной почте

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения.

Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту.

Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: как отправить письмо по электронной почте так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки писем электронная почта упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем.

Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма.

Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия – это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке.

После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте».

Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения.

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После приветственного слова можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса , но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь.

Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение.

Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя.

Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека.

Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя.

Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме.

Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя.

Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией.

Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте.

Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора.

Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений.

Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо.

Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма.

Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй».

Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

Источник: //fb.ru/article/309120/pravila-delovoy-perepiski-po-elektronnoy-pochte-delovoe-pismo-obrazets-kak-otpravit-pismo-po-elektronnoy-pochte

«Подводные камни» email рассылок: типичные ошибки и их обход

Почтовые сервера «живут в прошлом», и это значит, что электронные письма должны быть написаны наиболее простым и понятным им языком программирования – HTML. К тому же, желательным будет построение письма с помощью таблиц для возможности корректного отображения.

Избегать типичных ошибок рассылки лучше с первой отправкой писем, чтобы сразу завоевать доверие клиентов, а не отправлять после письма с извинениями. Некоторые ошибки, правда, имеют индивидуальный характер у каждого отправителя отдельно, и справиться с ними можно лишь обратившись в службу технической поддержки. Но наиболее частые и типичные ошибки мы рассмотрим в этой статье.

Ошибки оформления письма

При копировании и вставке текста сообщения в текстовый редактор программы e-mail рассылки, HTML код может частично или полностью не соответствовать текстовой части. Если это возможно, прописывайте HTML код к электронному письму вручную, или корректируйте уже имеющийся. Необходимо всегда контролировать совпадение текстовой и HTML части сообщения.

При этом размер HTML сообщения не должен превышать 500х650 пикселей. В противном случае, открытое получателем сообщение будет частично обрезано. Также, письма больших объемов отбивают охоту у пользователей читать их полностью, в лучшем случае, сообщения будут быстро просмотрены.

По возможности, избегайте скриптов, потому как появляется риск недостаточного обеспечения безопасности рассылки.

Такие сообщения могут быть или полностью заблокированы почтовым сервером, или скрипты будут извлечены из письма почтовой программой.

Идеальным решением этой проблемы будет перенаправление получателей на страницу вашего вебсайта, где динамические компоненты просматриваются без всякого риска.

Например:

Дополнительная информация доступна по ссылке

вместо

Зачем так жертвовать правилами вэб-дизайна? Ответ прост – большинство почтовых служб просто «выкинут» CSS из тэга заголовка.

Ошибки вставки изображения

Если путь к внешнему файлу указан некорректно, то и CSS и изображения не будут работать.

За последние несколько лет, Microsoft значительно улучшил сервисы прямой бесплатной электронной почты. Но… есть одна существенная ошибка, которую допускают многие – это соблюдение внутренних отступов в кодировке.

Путь к изображению должен выглядеть следующим образом:

Не размещайте изображения на бесплатных сайтах, используйте общедоступные ресурсы. Картинка должна быть доступна каждому пользователю без предварительной регистрации.

Блокировка изображений по умолчанию – часть системы безопасности почтовых служб. Такой почтовый брандмауэр можно обойти, если вы будете в списке контактов адресата.

Если нет, то убедитесь, что ваша почтовая программа  по умолчанию не блокирует изображения. В случае, когда изображение все-таки не отображается, вызовите контекстное меню и выберите пункт «Показать изображение».

Внимательно проверяйте возможность доступа до изображения других пользователей. Возможно, оно защищено паролем или находится в области ограниченного доступа. Если картинка отображается у вас, это не значит, что так же будет у всех получателей. Поэтому не поленитесь лишний раз произвести детальную проверку.

Основные форматы изображений, которые поддерживают все почтовые службы — это *.PNG, *.GIF, *.JPG.

Если вы вставляете изображение в визуальном редакторе (а не вставляете HTML-код), то ePochta  самостоятельно решает проблему его отображения у получателя.

Письма с вложениями

«Тяжелое» письмо будет или долго загружаться, или его просто заблокирует почтовый сервер. Поэтому большой объем информации лучше сразу сжимать до минимальных размеров. Для сжатия картинок веб-дизайнеры со всего мира рекомендуют использовать Adobe Fireworks.

Идеальным будет вариант избегать вложений email-письмах.

Даже обычное письмо с вложением — говоря о *.PDF или *.JPG — должно пройти множество проверок перед тем, как потенциальный клиент сможет его получить и открыть.

Для начала, корпоративные серверы, которые отвечают за борьбу с вирусами и шпионскими программами, особо тщательно исследуют прикрепленные файлы.

При наличии больших вложений, серверы могут удалить их, или заблокировать рассылку электронных писем.

Предположим, что ваши вложения обошли всевозможные фильтры. Но вы все еще сталкиваетесь с проблемой занятости ваших клиентов.  Деловые люди тратят время на загрузку тех файлов, которые им действительно необходимо прочитать.

Наилучший способ — вставить ссылку. Зачем прикреплять файл, полный фактов и цифр, если вы просто можете вставить гиперссылку на страницу с этой информацией? Информация будет доступна одним кликом, и не будет занимать место на компьютере получателя.

Иногда, конечно, вложение может быть единственно возможным вариантом. Тогда  данные обстоятельства можно «сгладить»:

• сообщите о приходе письма с вложением. Когда люди ожидают получить файл, они будут намерены его скачать и просмотреть.
• максимально сжимайте вложение. 1 МБ или еще меньше – тогда у него будет больше шансов обойти электронных “сторожей”.

Фактически, как это ни парадоксально, но каждый документ, который вы используете во вложении, может задержать рассылку и снизить ее эффективность.

Письмо не доставлено или отправлено в «Спам»

• Рассылка происходит медленно, с перебоями

Если тестовое письмо не пришло, следует еще немного подождать. Скорость его доставки зависит от множества факторов – скорости Интернета, канала передачи данных и т.п.

Проверьте правильность написания адресов отправителя и адресата. Если эти два поля совпадают, то письмо, несомненно, будет отправлено в «Спам».

Уточните в папке «Отправленные», куда ушло письмо. Возможно, с вашей стороны все сделано правильно, просто ваш почтовый аккаунт заблокирован. Вспомните, когда вы в последний раз получали входящее письмо, попросите намеренно  прислать вам письмо для проверки работы аккаунта. Свяжитесь со службой поддержки почтовой службы при необходимости.

• Тестовая рассылка с вашего адреса отправлена в «Спам»

Причин этой проблемы может быть несколько. Во-первых, проверьте текст и тему сообщения на наличие спам-фраз: «Получите подарок!», «АКЦИЯ», «Уникальное предложение только для Вас!» и т.п. Спам-фильтр также не пропустит фраз, написанных только заглавными буквами, слова «Тест» в теме письма и бессмысленного содержания письма (даже при тестовой рассылке).

Ваше письмо будет также определено как спам, если совпадают номера отправителя и получателя. В целях предотвращения этого, создайте себе отдельный почтовый ящик для тестирования рассылок на общедоступных серверах (Google, Yandex, Yahoo!), или на корпоративном сервере, но с другим названием.

Не стоит игнорировать ответное письмо с сообщением об  ошибке — там детально указано, почему ваше письмо было отклонено. Обязательно прочитайте о причине возврата. Распространенными являются следующие:

• несуществующий адрес получателя;
• блокировка аккаунта получателя в связи с неуплатой за услуги почтового хостинга;
• подозрения со стороны почтовой службы по поводу адреса отправителя и блокировка любой рассылки с его стороны (согласно специальному разрешению);
• настройка переадресации электронной почты получателя на мобильный телефон. Мобильный телефон не может отображать данные, включенные в письмо, поэтому письмо отклоняется и возвращается к вам из-за разрозненных данных.

Если, несмотря на принятые вами меры, брандмауэр корпоративной почты продолжает блокировать ваши сообщения, тогда стоит обратиться в службу поддержки или к штатному системному администратору. Установленные по умолчанию настройки могут просто не пропускать не только спам, но и вашу рассылку.

Таким образом, при создании e-mail рассылки необходимо тщательно подходить к каждому этапу ее организации. Заранее зная обо всех «подводных камнях» email рассылки, вы имеете прекрасную возможность их обойти и получить крайне эффективный результат.

Вернуться к списку статей

Источник: //www.epochta.ru/knowledgebase/articles/email-mistakes.html

Устранение неполадок в доставке электронной почты Office 365 для администратора

17.08.2017

Бывает достаточно сложно определить источник проблемы, когда пользователь не получает электронную почту с определенных доменов. Теоретически в данном случае существует несколько возможных сценариев, по которым можно устранить неполадку.

Во-первых, надо понять, имеет ли какую-то связь возникшая проблема с отправкой электронных писем с неполадками в Outlook. Во-вторых, это могут быть неполадки в работе самого пакета Office 365. Также проблема может быть связана с потоковой обработкой почты либо фильтровыми параметрами для обнаружения и удаления почтового спама.

Случается и так, что у отправителя включен глобальный список блокировок и сам получатель ничего не сможет с этим сделать, кроме как обратиться к первому. Тем не менее, в Office 365 предусмотрены инструменты функциональной автоматизации, которые помогут вам отыскать и без особых проблем устранить неполадки самого разного характера.

Проверяем Outlook и прочих почтовых приложений на наличие ошибок

При условии, что о проблеме с получением электронных писем сообщается только от одного пользователя, предположительно, причина проблемы может крыться в неполадках, связанных с пользовательской учетной записью либо с почтовым приложением. Перед устранением возникшей проблемы средствами административных инструментов, нужно попросить пользователя попробовать провести следующие манипуляции:

1. Попробовать отыскать утерянные сообщения в Outlook. Пользователь может получать почтовые сообщения в ящике Outlook, однако не получать их в рамках почтового приложения, которое установлено на его ПК. Возможно, в данном случае имеют место проблемы с операционной системой. Нужно попросить пользователя войти в Outlook онлайн для проверки работы почтовой учетной записи Office 365.

2. Запускаем помощника восстановления поддержки Office 365 для поиска проблем в Outlook либо учетной записи. При условии, что лишь один пользователь не получает корреспонденцию, моет иметь место проблема с профилем либо лицензией на продукт, а также наличие неправильной версии почтовика Outlook. Некоторые проблемы подобного рода могут сочетаться между собой.

   В данном случае программа-помощник автоматически находит и устраняет их. Если имеют место проблемы с доставкой/получением электронной почты Office 365 для бизнес-проектов, рекомендованным методом является скачивание на свой ПК и запуск приложения «Помощник по восстановлению и поддержке».

   При входе в ту или иную учетную запись помощник проверит ее на наличие различных ошибок.

Администраторские средства для случаев, в которых «Помощнику» не удалось устранить проблему с доставкой электронной почты

Администраторы Office 365 изначально имеют доступ к определенным средствам, потенциально являющимся ключом к определению и решению проблем с получением электронных писем.

В данном случае нужно проверить работоспособность службы Exchange Online в составе пакета Office 365.

В данном случае необходимо перейти на страницу «Работоспособность службы», на которой можно увидеть состояния различных пакетных, почтовых служб, а также сведения о проблемах с отправкой/получением, возникавши в последнее время. Для проверки работоспособности служб нужно выполнить следующие действия;

1. Войти в Office 365 через свою учетную либо учебную запись;

2. Кликнуть по значку средств запуска приложений в виде решетки «3×3». В верхнем левом углу находится элемент администрирования. Такая плита отображается исключительно для администраторов Office 365.

3. Переходим в раздел «Состояние служб» и выбираем пункт просмотра состояния служб.

Если проверка показывает сниженную работоспособность Exchange Online, вполне вероятно, что доставка почты до организации отложена. Это временная проблема, которую могут устранить специалисты технической поддержки Microsoft.

Новости о работе над восстановлением можно посмотреть на странице «Работоспособность службы».

В данном случае не требуется оставлять запрос на обслуживание, так как техподдержка Майкрософт уже начала работу над устранением данной проблемы.

Устраняем неполадки с доставкой почты посредством трассировки сообщений

Часто случается так, что отправленные сообщения с определенного домена попросту теряются, либо их доставка требует больше времени, чем изначально ожидал отправитель/получатель. Все это приводит в некоторое замешательство.

В данном случае на помощь придет трассировка сообщений – функция, которая позволяет отслеживать письма по мере того, как они проходят через службы Exchange Онлайн. Полученные через данную службу сведения о конкретных сообщениях могут дать подробное разъяснение о том, почему письмо не приходит, либо помочь в устранении неполадок с потоком обработки почты.

Также данная функция позволяет осуществлять проверку изменения политик. Вместе с тем у пользователя/администратора нет необходимости обращаться за помощью в техподдержку.

Чтобы открыть его необходимо прежде войти в Office 365 через свою учетную, рабочую запись, после чего кликнуть по значку средств запуска приложений. Далее ищем и открываем элемент Exchange.

Здесь в разделе потока почтовой обработки открываем вкладку «Трассировка сообщений». Для администраторов доступ к этому средству будет следующим:

Выбираем такие пункты, как Администратор > Параметры службы > Почта, календарь и контакты.

Теперь переходим в раздел устранения неполадок со службой электронной почты и выбираем пункт устранения неполадок/проблем с доставкой сообщений.

Следующий пункт – запуск средства трассировки сообщений с просмотром информации о доставке/получении сообщений за последние семь дней.

Изначально данный инструмент по умолчанию настроен на поиск всех писем, которые были получены и отправлены компанией за последние двое суток.

Для создания подробного отчета нужно нажать в нижней части страницы «поиск», что позволит вам получить общее представление о потоке обработки почты в компании.

1. В раскрывшемся списке с диапазоном дат выбрать требуемый промежуток, который соответствует времени, за которое отправленное сообщение не было получено/доставлено.

2. Далее нужно добавить одного/нескольких получателей либо отправителей посредством соответствующих опций.

3. Снова жмем кнопку поиска и запускаем трассировку сообщений.

4. В результатах трассировки сообщений можно увидеть все искомые сообщения, которые соответствуют заданным критериям в рамках определенных фильтров. В столбце состояния при нормальном раскладе должен виднеться статус «Сообщение доставлено».

5. Для просмотра сведений о сообщения нужно выбрать их и щелкнуть по значку карандаша (подробнее).

6. Перед вами откроется окно, в котором будут отображены подробные сведения о всех манипуляциях с сообщениями. Для устранения проблем с отправкой или доставкой можно следовать инструкциям в разделе «Исправление проблем».

Для поиска другого сообщения во вкладке трассировки нужно нажать «очистить», после чего ввести новые условия поиска.

Результаты трассировки, которые отображаются за промежуток времени, превышающий неделю, можно скачать в CSV-файле. Так как информация о ранних сообщениях хранится в иной БД, трассировка этих сообщений предположительно займет много времени (возможно, до одного часа).

Необходимо выбрать один из способов скачивания файла CSV. Можно щелкнуть по ссылке в уведомлении электронной почты, которое было выдано системой по завершении процесса трассировки.

Также чтобы просмотреть трассировку списком за временной промежуток более семи дней в средстве трассировки сообщений нужно кликнуть по просмотру завершенных/ожидающих трассировок.

Еще несколько причин задержки прихода/отправки писем на электронную почту

Существует несколько причин, по которым сообщение слишком долго идет до пункта назначения. К их числу относятся следующие моменты:

• пункт назначения может не отвечать, что является самым распространенным сценарием;
• если сообщение имеет много вложений и само по себе большое, на его обработку может уходить много времени;
• иногда имеют место задержки в работе службы отправки/доставки сообщений;
• сообщение блокируется службой фильтрации.

Источник: //www.depohost.ru/news/Ustranenie_nepoladok_v_dostavke_elektronnoy_pochty_Office_365_dlya_administratora/

Пришло письмо на эл. почту о переводе денег – как реагировать?

Приветствую!

На электронную почту приходят самые разные сообщения, не обходится и без писем финансового плана.

В которых, в частности, утверждается, что вам была переведена некая сумма денег, оставлено наследство от дальнего родственника, живущего заграницей и т.п.

Довольно часто данные сообщения подкрепляются выписками о переводе фин. средств, которые прикладываются к письму или приходят в одном из следующих писем.

Давайте рассмотрим цель данных писем и то, какова должна быть ваша реакция на всё это.

Письмо «вы получили перевод в размере…»

Электронное сообщение с данной темой достаточно часто встречается, причём в сообщении, как правило, фигурирует банк «Associated Bank». Несмотря на то, что таковое финансовое учреждение действительно существует, оно по факту не имеет ничего общего к тем письмам, которые рассылаются пользователям.

Сами же письма могут быть как на английском, так и на русском. В последнем случае складывается впечатление, что текст был переведён с английского с помощью переводчика и отсюда возникает его топорность и сложность восприятия.

Зачем присылаются данные письма?

Стоит сразу сказать, что указанные в эти письмах суммы денег, наследство и тому подобные вещи вы получить не сможете, потому что цели этих «переводов на крупные суммы», «получения наследства от далёкого родственника», «заявок, что якобы одобрены на перевод денег» и прочих «супер уникальных предложений» вполне определённые:

• Классическая СПАМ рассылка – письма, привлекающие внимание обещаниями о быстром обогащении (казино, биржи, опционы и прочее) лучше обходить стороной, не переходить по размещённым в письме ссылкам! Финансово обогащают они только создателей подобных средств «заработка» и тех, кто это всё рекламирует посредством массированных рассылок огромному количеству пользователей. Необходимо понять простую истину – действительно приносящие деньги решения в рекламе не нуждаются.
• Манипуляция жертвой – доподлинно известно, что некоторые люди эмоциональны и весьма внушаемы. И если такой человек откроет письмо, увидит осуществлённый перевод, выигрыш или ждущее его наследство, то он на эмоциях может выполнить те действия, что описываются далее в письме, дабы увидеть ожидающее его «привалившее счастье».Вот только для получения якобы «причитающегося» необходимо сделать дополнительные вещи, прислать сканы своих документов, перевести некоторую сумму на якобы доставку выигрыша, наследства и т.п. Никогда не делайте этого, т.к. ваши документы могут быть использованы злоумышленниками, к примеру, получения кредита. И, само собой, не переводите деньги.
• Распространение вирусов – к некоторым таким письмам прикладываются на первый взгляд безобидные файлы, якобы документы и прочее. Ни в коем случае не запускайте и не открывайте их без предварительной проверки антивирусом (если у вас его нет, то можете проверить On-line антивирусами). Особое внимание стоит уделить прикреплённым файлам, что имеют расширения, которые не свойственны для документов exe и всевозможные архивы (zip, rar и т.д.). Эти файлы страшны тем, что при их запуске вы, возможно, ничего и не заметите, но система будет заражена вирусом или другим злонамеренным ПО.

Способов «добычи» этих данных превеликое множество:

• Возможно, вы вписали адрес своей электронной почты с соответствующее поле на каком-либо сайте, форуме, социальной сети, дабы другие его могли видеть. Но ваш адрес также может увидеть и специально созданный робот, который просматривает десятки тысяч страниц и «выцепляет» указанные адреса электронной почты.
• Интернет сайты и сервисы подвергаются взломам, страдают как небольшие сайты, так и крупные порталы. И последствием взлома может являться «утечка» электронных адресов зарегистрированных пользователей, база которой в конечном итоге продаётся злоумышленникам.
• Некоторые нерадивые владельцы интернет сервисов сами продают адреса электронной почты своих пользователей. И этим дело может не ограничиться, если для пользования сайтом\сервисом  требовалось указать номер телефона, то база этих номеров также может быть продана. Впоследствии на эти номера отправляется смс спам и происходит обзвон менеджерами по продажам.

Как реагировать на письма о денежных переводах, наследстве и т.п

Такие письма не стоит даже открывать. Если же ваше любопытство перевесило все разумные доводы и вы открыли данное письмо, то не вздумайте выполнять описанные там действия, переходить по размещённым там ссылкам, открывать прикреплённые файлы. Ваша безопасность в ваших руках.

Для данных электронных писем существуют спам фильтры, которые отлично отсеивают подобные «письма счастья» у большинства провайдеров электронной почты, но некоторый процент всё равно проскакивает и оказывается во входящих.

Для этих случаев можно воспользоваться фильтрами. Универсальной инструкции по их настройке и применению нет, т.к. у каждого сервиса электронной почты свои особенности. Обратитесь к справочной документации той службы, от которой у вас электронный ящик, или просто обратитесь в службу поддержки, где вам расскажут, как правильно блокировать «мусорные» письма.

На этом всё. Более не должно оставаться вопросов, что за письма с переводом денег, получение наследства и т.п. вещами вам время от времени приходят на электронную почту. Теперь вы знаете, что делать со всем этим и как оградить себя от подобного «мусора».

Источник: //it-actual.ru/e-mail-message-about-money.html

Секреты деловой email-переписки

Что такое электронная почта? В современном деловом мире это:

• Ваше лицо. Именно с помощью email можно создать положительный образ в глазах контрагента или испортить первое впечатление.
• Ваш рабочий инструмент. Очень много общения с внешним миром происходит по email. Поэтому, хорошо владея этим инструментом, можно здорово облегчить себе жизнь.
• Мощный отвлекающий фактор. Внешний мир пытается достать вас, отвлечь и сбить с верного пути через email.

С этих позиций и посмотрим на работу с электронной почтой. Начнём с простого.

Оформление письма

Я пользуюсь почтовым клиентом Mozilla Thunderbird, поэтому буду рассказывать на его примере. Создадим новое письмо и пойдём сверху вниз по списку полей.

Кому. Копия. Скрытая копия

Возможно, кто-то не знает, но «Кому» в Mozilla можно изменить на «Копия» или «Скрытая копия».

• Кому: пишем основного адресата или несколько адресатов через точку с запятой.
• Копия: пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но от кого мы не ждём реакции.
• Скрытая копия: пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но должен остаться неизвестным для остальных получателей письма. Особенно уместно использовать для массовых рассылок деловых писем, например уведомлений.

Неправильно в массовой рассылке указывать получателей через поля «Копия» или «Кому». Несколько раз в год получаю письма, в которых перечислено 50–90 адресатов в поле «Копия». Налицо нарушение privacy.

Не всем из твоих адресатов нужно знать, с кем ещё вы работаете по аналогичной теме. Хорошо, если это знакомые между собой люди.

А если в списке конкурирующие компании, которым неизвестно друг о друге? Как минимум нужно быть готовым к лишним объяснениям, как максимум — к прекращению сотрудничества с одним из них. Не надо так.

Правильно массовую рассылку отправлять на своё имя, а всех получателей ставить в поле «Cкрытая копия».

Тема письма

О важности темы письма часто пишут (иногда толково) в своих корпоративных блогах профессиональные сервисы рассылок. Но там чаще всего идёт речь о продающих письмах, где тема письма решает задачу «email должны открыть».

Мы же обсуждаем ежедневную деловую переписку. Здесь тема решает задачу «письмо и его автора должны легко идентифицировать и потом найти». Причём ваша старательность вернётся к вам в виде кармы многочисленных ответных писем, только с приставками Re: или Fwd, среди которых придётся искать нужное письмо по теме.

Двадцать писем — это объём однодневной переписки менеджера среднего звена. О предпринимателях и владельцах бизнеса вообще не говорю, у них число писем иногда зашкаливает за 200 и более в день. Поэтому ещё раз: не отправляйте письма с пустой темой.

Итак, как правильно формулировать тему письма?

Мы у себя в «Небе» рекомендуем во внешних письмах писать в теме: «Небо.». Во внутренних — просто содержание темы письма в трёх-пяти словах без префиксов.

Ошибка № 1: только название компании в теме. Например, «Небо» и всё. Во-первых, наверняка вы не один из вашей компании общаетесь с этим контрагентом. Во-вторых, никакого смысла такая тема не привносит, ведь название вашей компании и так видно из адреса. В-третьих, угадайте, как будет выглядеть ваш собственный ящик при таком подходе к переписке? Примерно вот так.

Удобно искать по таким темам?

Ошибка № 2: кричащий, продающий заголовок. Здорово, если вы умеете писать такие заголовки. Вот только уместно ли применение этих навыков в деловой переписке? Вспомните цель темы делового письма: не продать, а обеспечить идентификацию и поиск.

»

Текст письма

Есть множество руководств по написанию текстов для разных случаев жизни. Например, много полезного у Максима Ильяхова, Александра Амзина и других мастеров слова. Советую почитать их статьи хотя бы для повышения общей грамотности и улучшения общей стилистики письменной речи.

В процессе написания письма мы должны последовательно принять несколько решений.

Вопрос вежливости. В начале письма можно расплыться в любезностях или даже нежности в духе «Милый мой Родя, вот уже два месяца с лишком, как я не беседовала с тобой письменно, от чего сама страдала и даже иную ночь не спала, думая».

Очень вежливо и очень затратно, как по времени на сочинение такого вступления, так и по времени собеседника на его прочтение.

Переписка ведь деловая, помните? Не сочинение эпистолярного жанра на конкурс и не письмо матери Раскольникову, а деловая переписка.

Уважаем время своё и получателя!

Обращение. Меня всегда волновал вопрос, к кому обратиться в письме, если получателей несколько. Недавно я писал письмо, обращённое к трём девушкам по имени Анна. Нисколько не сомневаясь, я написал «Здравствуйте, Анна» и не парился. Но так везёт далеко не всегда.

Что делать, если получателей три или даже семь и они не носят одно имя? Можно перечислить по именам: «Добрый день, Родион, Пульхерия, Авдотья и Пётр Петрович». Но это длинно и занимает время. Можно написать: «Здравствуйте, коллеги!».

Я для себя использую правило обращаться по имени к тому, кто стоит в поле «Кому». А к тем, кто в копии, не обращаться вообще. Это правило заодно позволяет точнее определить (одного!) адресата письма и цель этого письма.

Цитирование. Часто переписка представляет собой цепочку писем с вопросами и ответами — словом, диалог. Хорошим тоном считается не удалять историю переписки и писать свой ответ сверху цитируемого текста, чтобы, вернувшись к этой переписке через неделю, можно было легко прочитать диалог сверху вниз по убывающим датам.

Почему-то по умолчанию в Mozilla стоит настройка «Установить курсор после цитируемого текста». Рекомендую её поменять в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи» → «Составление и адресация». Должно быть так.

Цель письма. Деловые письма бывают двух видов:

• когда мы просто информируем собеседника (например, отчёт о проделанной работе за месяц);
• и когда мы чего-то хотим от собеседника. Например, чтобы он согласовал приложенный счёт на оплату.

Как правило, побуждающих писем в разы больше, чем отчётных. Если мы хотим чего-то добиться от собеседника, очень важно сказать об этом в письме прямым текстом. Призыв к действию должен сопровождаться обращением по имени и идти последним предложением в письме.

Неправильно: «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку».

Правильно: «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!».

Почему корреспондент должен за вас думать, что ему делать с этим письмом? Ведь он может принять и неправильное решение.

Подпись в тексте. Она должна быть. Тем более все почтовые клиенты позволяют настроить автоподстановку подписи, например классическое «С уважением, …». В Mozilla это делается в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи».

Писать или не писать контакты в подписи — личное дело каждого. Но если вы хоть как-то связаны с продажами — обязательно пишите. Даже если сделка не состоится по итогам коммуникации, в будущем вас легко найдут по контактам из подписи.

Напоследок ещё одна фишка тела письма для тех собеседников, кто не любит (не может, не хочет, не имеет времени) отвечать на ваши письма. Укажите в тексте письма умолчание.

Например, «Порфирий Петрович, если не придёте меня арестовывать до 12:00 пятницы, то я считаю себя амнистированным». Разумеется, срок должен быть реальным (не стоит текст из примера отправлять в пятницу в 11:50).

Получатель должен физически иметь возможность прочитать и принять решение по вашему письму. Такое «умолчание» снимает с вас ответственность за неответ собеседника. Как и всегда, к применению этой фишки нужно подходить разумно.

Если человек вовремя и регулярно отвечает на ваши письма, такой ультиматум может его если не обидеть, то немного напрячь или привести к решению не отвечать на письмо прямо сейчас, а заставить вас ждать пятницы.

Вложения

Письма часто бывают с вложениями: резюме, коммерческие предложения, сметы, графики, сканы документов — очень удобный инструмент и в то же время источник популярных ошибок.

Ошибка: огромный размер вложения. Часто приходят письма с размером вложений до 20 МБ. Как правило, это сканы каких-нибудь документов в формате TIFF, с разрешением 600dpi. Почтовая программа корреспондента почти наверняка зависнет на несколько минут в тщетных попытках загрузить предпросмотр этого вложения. И не дай бог получателю попытаться прочитать это письмо на смартфоне…

Лично я такие письма сразу удаляю. Не хотите, чтобы ваше письмо оказалось в корзине до прочтения? Проконтролируйте размер вложения. Рекомендуется, чтобы оно было не более 3 МБ.

Что делать, если превышает?

• Попробуйте перенастроить ваш сканер на другой формат и разрешение. Например, в PDF и 300dpi получаются вполне читабельные сканы.
• Вспомните про такие программы, как архиватор WinRar или 7zip. Некоторые файлы отлично сжимаются.
• Что делать, если вложение огромное и сжать его не получается? Например, почти пустая база бухгалтерии весит 900 МБ. На помощь придут облачные хранилища информации: Dropbox, Google Drive и тому подобные. Некоторые сервисы, например Mail.ru, автоматически преобразовывают огромные вложения в ссылки на облачное хранилище. Но я предпочитаю сам управлять своей информацией, хранящейся в облаке, поэтому автоматизацию от Mail.ru не приветствую.

И ещё одна не совсем очевидная рекомендация про вложения — их имя. Оно должно быть понятным и приемлемым для получателя.

Как-то раз мы в компании готовили коммерческое предложение на имя… пусть будет Фёдора Михайловича Достоевского. Я получил от менеджера письмо с проектом КП на согласование, и во вложении был файл с именем «ДляФеди.docx».

С менеджером, отправившим мне это, состоялся диалог примерно следующего содержания:

— Дорогой менеджер, ты лично готов подойти к этому уважаемому человеку и назвать его в лицо Федя?

— Как-то нет, уважаемый же человек, его все по имени-отчеству называют.

— Почему же ты вложение назвал «ДляФеди»? Если я прямо сейчас перешлю ему, как думаешь, он купит у нас топоры по этому КП?

— Я собирался потом переименовать…

Итак, с email как «лицом» более-менее разобрались. Давайте перейдём к рассмотрению электронной почты как инструмента эффективной работы и поговорим об её отвлекающей составляющей.

Работа с письмами

Электронная почта — это мощный отвлекающий фактор. Как и с любым отвлекающим фактором, с почтой нужно бороться путём ужесточения правил и внедрения расписания работы.

Как минимум нужно отключить ВСЕ уведомления о приходе почты. Если почтовый клиент настроен по умолчанию, вас оповестят и звуковым сигналом, и помигают иконкой рядом с часами, и покажут превью письма. Словом, сделают всё, чтобы сначала оторвать вас от кропотливой работы, а потом погрузить в пучину непрочитанных писем и непросмотренных рассылок — минус час-другой из жизни.

У кого-то могучая сила воли позволяет не отвлекаться на уведомления, а обычным людям лучше не искушать судьбу и отключить их. В Mozillla Thunderbird это делается через меню «Инструменты» → «Настройки» → «Основные» → «При появлении новых сообщений».

Если нет уведомлений, как понять, что пришло письмо?

Очень просто. Вы сами, осознанно, выделяете время на разбор почты, откроете почтовый клиент и увидите все непрочитанные сообщения. Это можно делать два раза в день, например в обед и вечером или во время вынужденных простоев, допустим, в пробках.

Часто спрашивают, как же время реакции и срочные письма? Отвечаю: у вас нет срочных писем в почте. Если только вы не работаете в отделе клиентской поддержки (в таком отделе свой регламент работы с почтой).

Если и будут срочные письма, то отправитель уведомит вас об этом по другим каналам — телефон, SMS, Skype. Тогда вы осознанно зайдёте в почтовый клиент и обработаете срочную почту.

Все гуру тайм-менеджмента (например, Глеб Архангельский с его «Тайм-драйвом») декларируют стандарт ответа на email до 24 часов. Это нормальное правило хорошего тона — не ждать от собеседника мгновенных ответов по email.

Если же есть срочное письмо, уведомить об этом по более быстрым каналам связи.

Итак, уведомления мы отключили и теперь включаем почтовый клиент по своему расписанию.

Что же делать, когда мы зашли в почту и занялись деятельностью с названием «разбираю электронную почту»? Где начало и конец этой работы?

Источник: //Lifehacker.ru/sekrety-email-perepiski/